Como reduzir a troca de contexto com um agendamento mais inteligente

Por que a mudança de contexto prejudica as equipes de tecnologia

Você faz entregas mais rápidas quando sua atenção é constante. Na área de tecnologia, você tem um dia cheio de revisões de código, incidentes, chamadas de partes interessadas e trabalho profundo. O fato de você ficar pulando entre eles esgota o foco e acrescenta custos invisíveis de mudança. As ideias abaixo ajudam você a proteger longos períodos de atenção sem ignorar as pessoas que precisam de você. Essas dicas foram escritas para profissionais de tecnologia, mas também funcionam bem em educação, serviços profissionais, organizações sem fins lucrativos, finanças e suporte.

Identifique os sinais de que você está mudando demais

Pergunte a você mesmo:

• As pull requests ficam abertas porque as reuniões dividem sua tarde em pequenos pedaços?

• Você relê o mesmo tíquete porque perdeu o fio da meada entre os pings?

• Você perde o tempo de calma para pensar ou testar antes das janelas de lançamento?

Se você se sentir familiarizado com duas ou mais situações, seu calendário precisa ser ajustado.

Use a programação para proteger o foco

Comece com mudanças simples. Elas não exigem novas regras para toda a empresa.

• Pratique o bloqueio de tempo - Reserve blocos de foco para codificação, revisões ou planejamento. Trate-os como reuniões reais e defenda-os.

• Agrupe tarefas semelhantes - Revisões de código em lote, triagem da caixa de entrada e preparação de tíquetes. Seu cérebro permanece em um modo por mais tempo e, portanto, você gasta menos energia para reiniciar.

• Agende dias temáticos - Dê a cada dia um tema principal, como trabalho com o produto, trabalho com a plataforma ou trabalho com as pessoas. Até mesmo temas parciais ajudam. Por exemplo, reserve as manhãs para incidentes e as tardes para tarefas de roteiro.

• Comunique a disponibilidade - Informe aos colegas de equipe quando você está aberto para perguntas rápidas e quando está de cabeça baixa. Adicione isso à sua mensagem de status e ao seu calendário para que os outros possam se servir.

Facilite a organização de reuniões

Muitas trocas de mensagens começam antes mesmo de a reunião existir. Reduza as idas e vindas e mantenha o foco, oferecendo às pessoas maneiras claras de agendar com você.

• Compartilhe uma página de reservas do Doodle para que as pessoas vejam os horários disponíveis sem precisar enviar uma mensagem para você primeiro

• Use o Doodle 1:1 quando você quiser que alguém escolha entre algumas vagas específicas

• Crie uma enquete de grupo no Doodle para encontrar um horário para várias equipes

• Publique uma planilha de inscrição no Doodle para o horário de expediente, acompanhamento de plantão ou uma série de treinamentos

Dica para líderes e gerentes de tecnologia Crie uma página de reserva para parceiros externos e outra para sua equipe interna. Defina horários internos mais curtos para que você possa responder a perguntas rápidas sem interromper um longo bloco de foco.

O que você deve mudar nesta semana

Use esta tabela para transformar gatilhos comuns em melhores movimentos de agendamento.

Crie um ritmo semanal que se adapte ao trabalho de tecnologia

Aqui está um padrão simples que muitas equipes de engenharia gostam. Ajuste-o à sua realidade.

• Segunda-feira - Reuniões e planejamento pela manhã e foco após o almoço. Use o bloqueio de tempo para o trabalho de backlog.

• Terça e quarta-feira - Trabalho profundo primeiro, reuniões depois. Agrupe tarefas semelhantes por tema. Revisões em conjunto, testes em conjunto, documentos em conjunto.

• Quinta-feira - Trabalho em equipe, ligações para parceiros, sessões com clientes. Use uma página de agendamento para mantê-las em uma única janela.

• Sexta-feira - Apenas reuniões leves. Planeje, limpe e faça demonstrações. Agende dias temáticos aqui para aprendizado ou refatoração.

Comunique a disponibilidade da maneira mais fácil

Coloque sua disponibilidade onde as pessoas já estão procurando.

• Adicione uma nota curta ao título do calendário, como Bloco de foco ou Hora de revisão

• Defina o status do chat com um link para sua página de reservas

• Em sua assinatura de e-mail, adicione "Reserve um horário comigo" e um link para a página

Isso mantém as perguntas em andamento sem interrupções constantes de pings e acompanhamentos.

Pagamentos e administração simplificados

Se você oferece orientação, treinamento ou consultoria, o Doodle funciona com Stripe quando você usa a página 1:1 ou a página de reservas. As pessoas podem reservar e pagar em um único fluxo. Você obtém um registro limpo das sessões e menos administração manual.

Segurança e confiança para a tecnologia

A segurança é importante para todas as equipes de tecnologia, especialmente agora. O Doodle usa criptografia, controles de acesso e revisões independentes para ajudar a proteger os dados. As configurações de administrador facilitam o gerenciamento de quem pode criar páginas e enquetes. O Doodle publica informações atuais de segurança e conformidade em seus recursos de confiança para que sua equipe de segurança possa analisar os detalhes antes da implementação.

Por que isso é importante agora para a tecnologia

Os orçamentos são apertados e as expectativas são altas. A redução da alternância de contexto dá aos engenheiros, gerentes de produtos e analistas de suporte mais tempo para resolver problemas reais. Pequenas alterações no calendário resultam em menos atrasos e em uma equipe mais calma.

Coloque isso em prática

Escolha duas ações e aplique-as nesta semana.

• Crie uma página de reserva de Doodle e compartilhe-a com sua equipe

• Bloqueie duas janelas de foco e proteja-as

• Agrupe uma categoria de trabalho e agrupe tarefas semelhantes

• Experimente uma enquete de grupo do Doodle em vez de um longo tópico de agendamento

Experimente o Doodle para simplificar o agendamento, compartilhar a disponibilidade e dar à sua equipe mais tempo para se concentrar no que realmente importa.