Um guia do professor para agendar defesas de tese

Se a sua caixa de entrada explode a cada primavera com o agendamento de defesas, você não está sozinho. Os professores fazem malabarismos com alunos, membros de comitês, salas, tecnologia, formulários e prazos. Um detalhe que você deixa passar pode fazer com que a data ultrapasse o prazo final da graduação.

Este guia oferece a você um processo que pode ser repetido para agendar defesas de tese com menos estresse. Você aprenderá a definir uma linha do tempo, reunir restrições, gerenciar salas e links e manter todos no caminho certo. Também mostraremos como o Doodle pode economizar horas, encontrando um horário que funcione para todo o comitê e lembrando as pessoas de responderem.

Independentemente de você lidar com uma ou dez defesas, é possível reduzir o número de e-mails, proteger o seu calendário e ajudar os alunos a terminarem bem. Vamos configurar um sistema inteligente que você possa reutilizar a cada período.

O desafio enfrentado por professores e docentes

Agendar defesas de tese parece simples até você começar. Os obstáculos mais comuns incluem:

• Cinco ou mais calendários ocupados com aulas, horários de expediente e viagens

• Examinadores externos em outros fusos horários

• Disponibilidade limitada de salas ou necessidades híbridas com Zoom ou Teams

• Regras do programa sobre duração, quórum, aviso público e prazos

• Mudanças de última hora que afetam o calendário de todos

A maioria dos professores resolve isso com longas conversas por e-mail ou uma planilha gigante. Isso gera atrasos e erros. Um processo claro e as ferramentas certas transformam uma cadeia confusa em apenas alguns cliques.

Por que isso é importante para professores e docentes

Um cronograma de defesa tranquilo ajuda você e seus alunos.

• Os alunos cumprem os prazos da graduação e reduzem a ansiedade

• Você protege o tempo de pesquisa e ensino

• Os departamentos evitam conflitos com colóquios e exames finais

• Os comitês recebem avisos adequados e materiais dentro do prazo

• As necessidades de acessibilidade são planejadas em vez de remendadas

Você não precisa de uma nova política. Você precisa de um manual que possa ser repetido e de uma maneira simples de convidar, coletar preferências e reservar o tempo.

Crie seu cronograma de agendamento de defesa

Uma linha do tempo mantém todos em movimento. Ajuste as datas de acordo com as regras de sua escola.

6 a 8 semanas antes

• Confirme por escrito os membros e as funções do comitê

• Reúna as restrições do aluno e de cada membro

• Reserve duas ou três semanas possíveis em seu calendário como espaço de espera

• Compartilhe as regras do departamento sobre duração, quórum e aviso público

Use o Doodle 1:1 para marcar uma reunião rápida com o aluno para revisar esse cronograma. Ofereça três ou quatro horários. O aluno escolhe uma e o Doodle envia o convite.

4 a 6 semanas antes

• Use uma enquete de grupo do Doodle para propor janelas que correspondam ao que você tem em mãos

• Inclua um prazo claro para as respostas e uma data de meta

• Pergunte sobre limites de fuso horário e blocos de ensino na descrição da enquete

• Se possível, reserve um espaço em uma sala com o coordenador do seu departamento

Defina a enquete de grupo com um prazo de resposta e lembretes automáticos. O Doodle avisa os que não responderam para que você não precise fazê-lo.

3 a 4 semanas antes

• Feche a enquete e escolha o melhor horário

• Reserve a sala ou defina o link do vídeo

• Envie um convite de calendário que inclua a pauta, a duração e os materiais necessários

• Peça ao aluno para enviar slides ou rascunho em uma data definida

Conecte o Doodle ao Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar. Seus conflitos de calendário ficam ocultos para os outros e o Doodle só oferece horários que funcionam.

1 a 2 semanas antes

• Confirme as necessidades de acessibilidade e as verificações de tecnologia

• Defina um plano de backup para um membro atrasado ou ausente

• Anuncie a defesa para a lista do departamento, se necessário

• Agende uma palestra prática

Crie uma planilha de registro no Doodle para os horários das palestras de treinamento. Limite cada vaga a uma pessoa ou a um pequeno grupo e deixe que os membros do laboratório escolham o que for adequado.

Semana da defesa

• Confirme novamente a sala e o link

• Envie materiais para o comitê com um lembrete da pauta

• Compartilhe quem será o presidente, como funcionarão as perguntas e respostas e o plano de deliberação privada

• Lembre o aluno sobre as necessidades da impressora ou as regras de nomenclatura de arquivos

Essa lista de verificação fica no hub do seu curso ou no drive do departamento. Reutilize-a a cada período para manter o planejamento da defesa simples.

Dicas práticas que economizam horas

Essas medidas rápidas reduzem o tempo que você gasta programando as defesas de tese.

• Defina janelas claras: Ofereça algumas janelas específicas em vez de datas aleatórias. Por exemplo: Terças e quintas-feiras à tarde nas semanas 12 e 13.

• Limite a duração: A maioria das defesas dura de 90 a 120 minutos. Adicione um intervalo de 15 minutos antes e depois em seu calendário.

• Solicite horários em que você não poderá participar: Na descrição que você fez no Doodle, peça aos membros que anotem blocos de ensino ou janelas para cuidar de crianças nos comentários.

• Planeje o híbrido com antecedência: Se um membro for remoto, escolha uma sala com microfone e tela fortes. Adicione um link do Zoom, Google Meet, Teams ou Cisco ao convite.

• Respeite os fusos horários: O Doodle mostra os horários no horário local de cada pessoa. Acrescente uma observação como 10 a 12 do Leste para reduzir a confusão.

• Use as retenções com sabedoria: Se o seu calendário for público para o departamento, marque as retenções como provisórias para que os colegas saibam que você planeja usar aquele espaço.

• Mantenha a privacidade: Use a opção Ocultar detalhes do participante do Doodle se você não quiser que os membros vejam as respostas uns dos outros antes da definição da data.

• Estabeleça prazos: Inclua uma data limite de resposta em cada convite. O Doodle pode enviar lembretes automáticos antes do encerramento da enquete.

• Acesso a documentos: Adicione links para rascunhos de tese ou para uma pasta compartilhada no convite. Defina permissões para que examinadores externos possam visualizar.

• Reduza o número de não comparecimentos: Envie um lembrete 24 horas antes e uma hora antes. O Doodle pode lidar com esses lembretes para você.

Erros comuns a serem evitados

Evite estas armadilhas quando você estiver agendando defesas de tese.

• Pedir todas as datas: Oferecer 20 datas torna as decisões mais difíceis. Ofereça de 6 a 8 opções fortes que você possa apoiar.

• Ignorar as restrições de espaço: Verifique os espaços compartilhados, a capacidade e a acessibilidade antes de você escolher o horário final.

• Esquecer a regra do quorum: Muitos programas exigem todos os membros ou um número definido. Confirme a presença no início da reunião.

• Ignorar um buffer: Aulas consecutivas não deixam espaço para problemas técnicos ou de superação. Adicione buffers em ambos os lados.

• Deixar a tecnologia para o aluno: Você é o proprietário da configuração da sala. Teste o projetor, a câmera e o microfone. Compartilhe o link do vídeo no convite do calendário.

• Perder o prazo do anúncio: Muitas escolas exigem um aviso público com um determinado número de dias de antecedência. Coloque essa data em sua linha do tempo.

• Deixar de planejar um backup: Tenha um plano se um membro se atrasar. Decida se você começará com as apresentações, depois gravará e prosseguirá ou remarcará.

• Somente e-mail: As conversas por e-mail se perdem. Use uma enquete para os horários e um convite de calendário para os detalhes finais.

Ferramentas e soluções que facilitam o agendamento

O Doodle ajuda os professores a lidar com calendários complexos com menos e-mails. Veja como cada produto se encaixa no agendamento de defesas de tese.

• Enquetes em grupo: Convide o aluno e todos os membros do comitê para votar nos horários propostos. Você pode convidar até 1.000 pessoas, embora provavelmente precise de cinco a sete. O Doodle verifica o calendário conectado para que você não ofereça horários que entrem em conflito com as aulas. Você pode definir um prazo e lembretes automáticos. Oculte os detalhes dos participantes se você quiser privacidade.

• Página de reserva: Compartilhe um link de reserva com os alunos de pós-graduação que estão agendando reuniões de pré-defesa. Conecte seu calendário para que apenas os horários livres sejam exibidos. Adicione um link do Zoom ou do Teams automaticamente a cada agendamento. Se você oferecer consultoria ou tutoria paga fora da universidade, poderá cobrar o pagamento com o Stripe.

• 1:1: Ofereça um conjunto de horários para um check-in particular entre professor e aluno. Quando o aluno seleciona um horário, o Doodle fecha esse espaço e envia o convite com a agenda que você definiu.

• Folhas de registro: Você pode realizar palestras práticas ou sessões simuladas de perguntas e respostas. Crie intervalos de tempo, limite os assentos e permita que os membros do laboratório se inscrevam. Você também pode usá-lo como uma pesquisa de texto rápida para escolher um formato de título de defesa ou confirmar voluntários para o lanche.

Integrações importantes no campus

• Conexões de calendário: Conecte o Google Calendar, o Microsoft Outlook ou o Apple Calendar. O Doodle mostrará apenas os horários que você realmente pode fazer. Os detalhes do seu evento permanecem privados para você.

• Links de vídeo: Adicione Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ou Cisco aos eventos com um clique. Todos recebem o link no convite.

• Lembretes e prazos: Os planos Premium permitem que você defina prazos e lembretes automáticos. Esses lembretes incentivam os professores ocupados sem que você precise enviar mais e-mails.

• Convites por e-mail: envie convites diretamente do Doodle. Se a sua escola solicitar um aviso público, você pode enviar um e-mail para uma lista grande, de até 1.000 participantes.

• Marca e privacidade: Com o Doodle Pro ou Teams, você pode adicionar o logotipo e as cores do seu departamento. Você pode ocultar os detalhes dos participantes quando necessário. Você também tem uma experiência sem anúncios.

• Zapier: Conecte o Doodle ao Slack, ao Microsoft Teams ou a uma planilha do Google do departamento. Publique a data da defesa final em um canal ou registre-a automaticamente.

• Segurança: O Doodle oferece segurança e privacidade de dados em nível empresarial. Isso ajuda você a atender aos padrões da universidade.

Conteúdo inteligente com IA

O Doodle Pro inclui descrições de reuniões geradas por IA. Você pode escolher o tom e a duração. Para uma defesa, gere uma pauta clara, tarefas de preparação e um lembrete para que você traga uma folha de rosto assinada, se necessário. Edite conforme necessário antes de você enviar.

Exemplos reais do campus

Exemplo 1: Três defesas em um mês

A Dra. Rivera, de uma grande universidade pública, presidiu três defesas de tese em abril. Nos últimos anos, ela trocou cerca de 30 e-mails por defesa. Este ano, ela criou uma enquete de grupo do Doodle por aluno com seis opções no final da tarde durante duas semanas. Ela definiu uma janela de resposta de três dias e lembretes automáticos. Ela conectou seu calendário do Outlook, de modo que as aulas e as reuniões de concessão nunca apareciam nas opções.

Ela reservou as salas somente após o encerramento da enquete. Cada aluno escolheu um horário de prática em uma planilha de inscrição do Doodle. Para um membro do comitê no exterior, ela definiu um link do Zoom no convite do Doodle. Ela também usou o recurso Ocultar detalhes do participante para que os votos fossem privados. Resultado: ela definiu as três datas em dias, não em semanas, e manteve seu horário de expediente intacto.

Exemplo 2: O examinador externo em um fuso horário diferente

O professor Liang tinha um membro do comitê em Londres e outro na Costa Oeste. Ele abriu uma enquete de grupo com opções entre 10 e 1 hora do leste. O Doodle exibiu cada opção no horário local para cada votante. Na descrição, ele solicitou que você não usasse o horário local nos comentários. O examinador externo marcou 13h do leste como 18h de Londres e tudo bem. Eles escolheram 12h do Leste para ajudar o membro da Costa Oeste. O convite final incluiu um link para o Teams e um resumo prévio de 15 minutos somente para o comitê.

Exemplo 3: Palestra prática com interesse excessivo

O laboratório de um aluno queria participar da palestra prática. A professora Shaw criou uma planilha de inscrição no Doodle com dez vagas de 15 minutos e limitou cada vaga a quatro pessoas. Ela compartilhou o link com a lista do laboratório. As pessoas se espalharam ao longo do dia. Ela usou lembretes do Doodle para que ninguém se esquecesse. O feedback chegou a tempo e a defesa transcorreu sem problemas.

Exemplo 4: Protegendo o calendário do professor

O professor Patel compartilhou uma página de reserva do Doodle para orientandos de graduação. Ele definiu duas tardes por semana como reserváveis, com um aviso prévio mínimo de 24 horas e um intervalo de 30 minutos. Os alunos marcaram verificações pré-defesa sem pedir horários por e-mail. Para uma prática de consultoria do setor em tempo parcial, ele ativou o Stripe na Booking Page, para que os clientes pagassem no momento da reserva. Isso manteve sua consultoria universitária separada e gratuita.

Principais lições

• Crie uma linha do tempo simples que você possa reutilizar a cada período

• Ofereça janelas de tempo focadas e adicione amortecedores para tecnologia e excesso de trabalho

• Use as enquetes de grupo do Doodle para escolher a data em calendários lotados

• Use Booking Page, 1:1 e folhas de registro para reuniões de preparação e prática

• Defina prazos, lembretes e configurações de privacidade para reduzir o acompanhamento

Comece a programar melhor

O agendamento de defesas de tese não precisa ser uma longa conversa por e-mail. Com um cronograma claro e algumas ferramentas inteligentes, você pode escolher as datas mais rapidamente, manter as salas e os links organizados e ajudar os alunos a cumprir os prazos. O Doodle oferece a você enquetes de grupo para comitês, uma página de agendamento para reuniões de alunos, reuniões individuais para verificações rápidas e planilhas de inscrição para palestras práticas.

Você está pronto para facilitar o agendamento? Crie um Doodle e marque sua próxima defesa de tese em minutos: