5 modi innovativi per uscire dalle riunioni del consiglio di amministrazione con risultati praticabili

Le riunioni del consiglio di amministrazione possono essere incredibilmente importanti per la vostra azienda. Sono un momento essenziale per prendere decisioni cruciali, decidere la strategia aziendale e pianificare il futuro. Le riunioni del consiglio di amministrazione possono essere il momento in cui vengono fatte alcune delle scelte e dei cambiamenti più importanti che influenzeranno la direzione dell'azienda.

Tuttavia, senza una preparazione anticipata e un piano chiaro per la riunione, le riunioni del consiglio di amministrazione possono essere improduttive. La discussione può diventare stantia, la concentrazione diminuisce e le stesse questioni vengono ripetute più volte senza che si riesca a trarne un chiaro risultato. Perché sprecare tempo prezioso in riunioni che non portano a nulla?

Anche se vi sembra che le riunioni del consiglio di amministrazione siano efficaci, c'è sempre spazio per migliorare. La chiave è ottimizzare il più possibile le riunioni del consiglio di amministrazione, in modo da poter utilizzare il tempo in modo efficace per ottenere qualcosa.

Questo porterà a una maggiore produttività dell'azienda nel suo complesso. Il team avrà più tempo per concentrarsi su altre cose, prenderà decisioni migliori e si sentirà generalmente più ispirato.

Come si possono organizzare riunioni del consiglio di amministrazione più efficaci? Ecco cinque modi innovativi.

Preparate un ordine del giorno

Tutte le riunioni del consiglio di amministrazione efficaci devono avere un ordine del giorno chiaro. La stesura di un piano di discussione vi aiuterà a mantenere la rotta per tutta la durata della riunione del consiglio. Inoltre, vi aiuterà a individuare rapidamente quando la riunione è uscita dai binari e la discussione non è più produttiva.

Un solido del Consiglio di amministrazione (https://doodle.com/en/resources/blog/setting-the-agenda-two-quick-tips-to-shake-up-your-agenda/) dovrebbe includere lo scopo della riunione, gli argomenti da discutere e il programma e l'ordine generale della riunione. La parte più importante dell'ordine del giorno è l'obiettivo della riunione: il risultato o la decisione che si spera di raggiungere alla fine.

Alla fine dell'ordine del giorno della riunione è necessario prevedere del tempo per discutere di qualsiasi argomento fuori tema emerso durante la riunione ma che deve essere affrontato. Potreste anche aver bisogno di prevedere del tempo per le domande e per le domande successive, che richiedono sempre più tempo di quanto ci si aspetti.

È molto importante mantenere le cose flessibili. A volte, se ci si attiene a un'agenda di riunioni troppo rigida, si perde la capacità di aggiustare e adattarsi. Se state attraversando un periodo in cui i cambiamenti sono rapidi, può essere fondamentale prevedere agilità e dinamismo nelle riunioni.

Non importa se l'agenda delle riunioni viene creata all'interno di un'applicazione specifica progettata per questo scopo o se viene semplicemente scritta in un quaderno o in un documento Word. Ciò che conta è che abbiate un piano!

Informate i partecipanti in anticipo, in modo che possano prepararsi.

È molto utile comunicare a tutti il problema che si sta cercando di risolvere prima della riunione, in modo che abbiano il tempo di fare un brainstorming e preparare le idee da presentare.

Netflix lo fa con grande successo con le riunioni del consiglio di amministrazione. I membri del consiglio ricevono un promemoria qualche giorno prima delle riunioni e si prendono il tempo necessario per esaminare il materiale. I direttori dichiarano di dedicare circa 4-6 ore alla preparazione delle riunioni del consiglio.

I direttori possono anche porre domande o chiedere chiarimenti direttamente all'interno del promemoria digitale. L'alta direzione risponde a queste domande prima della riunione, chiarendo eventuali malintesi.

Poiché tutti i partecipanti alla riunione del consiglio di amministrazione sono ampiamente preparati, queste riunioni sono molto più efficienti. Non si perde tempo a presentare le idee o le sfide, perché si può passare direttamente alle domande e alla discussione. Questo porta a riunioni del consiglio incredibilmente efficaci e a pochissime perdite di tempo.

In effetti, questo processo fa sì che le riunioni del consiglio di amministrazione di Netflix durino solo 3-4 ore, rispetto alle riunioni di un giorno intero o di più giorni di altre società. Netflix è un'azienda innovativa con molte pratiche stimolanti, e le riunioni brevi del consiglio di amministrazione non fanno eccezione.

Prendetevi il tempo di preparare i membri del consiglio di amministrazione prima della prossima riunione e vedrete che differenza.

Riducete la riunione

È possibile rendere le riunioni più efficaci invitando solo le persone assolutamente necessarie e in grado di apportare un valore aggiunto. Questo potrebbe anche significare ridurre le dimensioni del consiglio stesso.

La presenza di troppe persone in una riunione del consiglio può far sì che le conversazioni girino a vuoto e che non si arrivi a nulla. Riducendo le riunioni, potrete concentrarvi sulle persone più importanti che devono essere presenti.

Tutti i membri del consiglio di amministrazione dell'azienda devono essere interessati al risultato e dedicarsi a una discussione informata. Il segreto è che si tratta di una discussione di qualità, non di quantità.

Molte aziende innovative hanno cantato le lodi dei consigli di amministrazione più piccoli. Uno studio di GMI Ratings ha dimostrato che la maggior parte delle aziende con consigli di amministrazione più piccoli sono più collaborative e superano le aziende con consigli di amministrazione più grandi. Le aziende dello studio che avevano consigli di amministrazione più piccoli hanno prodotto rendimenti migliori su un periodo di tre anni, rispetto alle aziende di dimensioni simili con consigli di amministrazione più grandi.

Una riunione più piccola tende a svolgersi più rapidamente e a essere più costruttiva, con un numero minore di voci da ascoltare. Potreste essere in grado di uscire dalla riunione con risultati attuabili molto più rapidamente. È anche possibile che i direttori si conoscano meglio e che le relazioni siano più coese e significative, con un senso di scopo comune.

Siate brevi

Oltre a ridurre l'elenco dei partecipanti, considerate anche la possibilità di ridurre il tempo.

Quando si tratta di riunioni, più brevi è meglio. Una persona media può concentrarsi su compiti decisionali complessi solo per 45-50 minuti alla volta senza perdere la lucidità di pensiero.

Infatti, uno studio di DeskTime ha rilevato che 52 minuti di concentrazione sono ideali, seguiti da una pausa di 17 minuti. Se la riunione inizia a durare più di un'ora, tutti cominceranno a distrarsi e a stancarsi. Non saranno in grado di ascoltarsi a vicenda, di fare osservazioni coerenti e utili o di progredire verso un obiettivo comune.

Le riunioni programmate per un periodo più lungo si dilatano per riempire il tempo a disposizione, dando luogo a lunghe tangenti e vagabondaggi. Questa è la cosiddetta legge di Parkinson, secondo la quale qualsiasi compito si dilata per riempire il tempo disponibile per il suo completamento.

Se ritenete che la riunione si stia protraendo troppo a lungo, potreste doverla interrompere e programmare un follow-up per un altro giorno. Potreste risparmiare tempo pianificando un'altra riunione, piuttosto che lasciare che le cose si trascinino se tutti hanno perso la loro produttività.

Inoltre, seguendo il secondo suggerimento di questo elenco e inviando le informazioni importanti ai membri del consiglio prima della riunione, potrete accorciare di molto i tempi della riunione. Non ci sarà bisogno di lunghe relazioni e spiegazioni per mettere tutti al corrente. Tutti arriveranno perfettamente preparati e pronti a discutere concisamente il problema in questione e a prendere una decisione.

Utilizzare tecnologie innovative

Per rendere più efficaci le riunioni del consiglio di amministrazione, una delle cose migliori da fare è essere aperti all'uso di tecnologie innovative. Esistono molti ottimi strumenti di produttività del lavoro che possono essere utilizzati durante le riunioni per renderle più funzionali.

Ad esempio, strumenti come Doodle possono permettervi di organizzare riunioni di consiglio in modo rapido ed efficiente. È utile quando si deve trovare il momento migliore per programmare la riunione del consiglio di amministrazione, perché si può confrontare rapidamente la disponibilità di ciascun membro del consiglio invece di inviare infinite e-mail.

L'utilizzo di app per la gestione dei progetti, come Trello e Asana, può contribuire a rendere le riunioni più funzionali. È possibile delegare in modo semplice e rapido le fasi successive a persone specifiche e collaborare in tempo reale. È sufficiente annotare i compiti che vi vengono in mente e assegnarli subito.

È inoltre possibile sfruttare l'intelligenza artificiale per migliorare la qualità delle riunioni. Ad esempio, Otter.ai è un'ottima applicazione che utilizza l'intelligenza artificiale per generare note ricche dalle conversazioni vocali. C'è anche Krisp, un'applicazione che utilizza la cancellazione del rumore per eliminare i rumori di fondo, in modo da assicurarsi che la voce venga trasmessa chiaramente durante le riunioni del consiglio di amministrazione a distanza.

È anche importante concentrare le riunioni visualizzando il tempo a disposizione. Un'applicazione come Less Meeting ha un timer per il conto alla rovescia che mostra quanti minuti rimangono all'ordine del giorno. Inoltre, è possibile aggiungere note in stile bullet, immagini, punti d'azione e documenti.

Dall'assistenza nella programmazione delle riunioni alla collaborazione produttiva, l'uso di strumenti innovativi può aumentare l'efficacia delle riunioni del consiglio di amministrazione.

Il tempo è prezioso

Quando si tratta di gestire un'azienda, il tempo è denaro. Le ore a disposizione sono poche, quindi è necessario concentrare l'attenzione su ciò che conta di più.

Ogni riunione del consiglio di amministrazione deve far progredire il raggiungimento degli obiettivi e deve concludersi con risultati concreti. Ciascun partecipante deve contribuire alla discussione e andarsene con un senso di responsabilità e un'idea chiara del prossimo obiettivo da raggiungere.

Preparando e pianificando, razionalizzando il tempo delle riunioni e il numero dei partecipanti e scegliendo gli strumenti giusti, sarete in grado di utilizzare il tempo delle riunioni nel modo più efficace possibile. Grazie a questi suggerimenti, sarete pronti a organizzare le riunioni del consiglio di amministrazione più efficaci di sempre.

Per programmare più rapidamente le riunioni del consiglio di amministrazione ed evitare ritardi nelle decisioni aziendali critiche, iniziate con Doodle.

Autore: Seda Babayan