Se siete imprenditori o proprietari di un'azienda, o anche se lavorate in un ufficio, sapete quanto sia difficile creare un programma di riunioni funzionale. Si incontrano sempre problemi nell'avviare il processo di pianificazione, nel mantenere tutto organizzato e nell'assicurarsi che tutti partecipino.

Una soluzione semplice è la pianificazione online. Ma la domanda che sorge spontanea è: come funziona la programmazione online e come può aiutare un'azienda?

Per capire bene come funziona la programmazione online, dobbiamo innanzitutto sapere di cosa si tratta. Ecco la nostra guida alla programmazione online e a come iniziare.

Cos'è la programmazione online?

La programmazione online è un modo per gestire gli orari utilizzando un pianificatore online. Si tratta di uno strumento o di un software che aiuta gli utenti a risparmiare tempo nella programmazione degli appuntamenti, automatizzando la procedura e riducendo i tempi di attesa per le risposte da entrambe le parti.

Un ottimo software di pianificazione online come Doodle offre funzioni straordinarie, tra cui uno strumento di gestione del calendario, link condivisibili, supporto di gruppo sotto forma di piattaforme di pianificazione collaborative, sondaggi e altre funzioni di pianificazione che consentono di risparmiare tempo.

Ma per usufruire di queste funzioni, è necessario sapere come funziona la programmazione online. Ecco come.

Come funziona la programmazione online?

La programmazione online è un ottimo modo per tenere sotto controllo gli orari della vostra attività, per garantire che i vostri clienti non debbano mai aspettare in attesa o affrontare una lunga procedura per prenotare un appuntamento e per assicurarvi di ottenere il massimo dai vostri orari.

Iniziate impostando un calendario, ad esempio Google Calendar, Apple Calendar o Microsoft Outlook. Oggi la maggior parte dei provider di posta elettronica offre un calendario che può aiutare le aziende a mantenere tutto centralizzato in un unico posto.

È qui che entra in gioco Doodle.

Il software di programmazione online Doodle è un'ottima soluzione per gli imprenditori che vogliono semplificare il processo di programmazione e per gli utenti che cercano uno strumento facile da usare per gestire gli orari dell'ufficio.

Collegando il vostro account Doodle al vostro calendario, potete programmare gli eventi attraverso Doodle e il vostro calendario verrà aggiornato automaticamente. Questo significa che non ci saranno più doppie prenotazioni e che le persone prenoteranno gli incontri con voi solo quando lo vorrete voi.

Con Doodle, gli utenti possono gestire facilmente la loro agenda su tutti i dispositivi, compresi desktop e telefoni cellulari. Può anche fornire promemoria per gli eventi e consentire di impostare scadenze, utili per ridurre i cambiamenti dell'ultimo minuto. Inoltre, il software può essere personalizzato in base alle diverse esigenze dei vari settori, tra cui le start-up, l'istruzione e l'ospitalità.

Come padroneggiare la programmazione online con Doodle

Per utilizzare gli strumenti di programmazione online di Doodle è necessario un account. La sottoscrizione di un account Doodle Professional consente di accedere alle funzioni premium. Tuttavia, è possibile automatizzare la giornata con un account gratuito.

Doodle non richiede i dati della carta di credito per la registrazione di un account gratuito. È sufficiente andare alla pagina di registrazione di Doodle e creare un account.

Dopo aver creato l'account, è importante integrare il calendario utilizzando le soluzioni di gestione del calendario di Doodle. Quindi, scegliere il fuso orario preferito. Seguite quindi i passaggi seguenti per organizzare la vostra prima riunione.

Fase 1: Nella pagina iniziale/analogica di Doodle, fate clic sul pulsante con il segno più in alto a destra dello schermo con la scritta "Crea +". Facendo clic su questo pulsante si accede a una pagina con tre opzioni, rispettivamente "Crea sondaggio di gruppo", "Crea 1:1" e "Crea pagina di prenotazione".

*Per questo esempio, vi mostreremo come utilizzare la funzione "Crea sondaggio di gruppo".

Fase 2: Fare clic sul pulsante "Crea sondaggio di gruppo". Facendo clic su questo pulsante si accede a una pagina contenente delle caselle in cui inserire il titolo della riunione, una descrizione della riunione, il luogo della riunione, la durata della riunione e le date e gli orari preferiti.

Fase 3: Dopo aver impostato le preferenze, fare clic sul pulsante "Crea invito e continua" nella parte inferiore dello schermo.

Fase 4: Viene creato automaticamente un invito a un sondaggio in cui è possibile copiare il link e inviarlo a tutti i partecipanti previsti per votare la loro disponibilità e determinare l'orario preferito per la riunione. In alternativa, potete chiedere a Doodle di inviare l'invito per voi.

Nota: È possibile utilizzare il software di pianificazione degli appuntamenti di Doodle facendo clic sul pulsante "Create Booking Page" dal passaggio 1. In questo modo si accede a una pagina in cui Doodle invia l'invito. In questo modo si accede a una pagina in cui Doodle, grazie all'accesso al vostro calendario e ai vostri impegni personali, vi aiuta a creare un link prenotabile da condividere con chi desidera fissare un appuntamento con voi.