Come programmare le visite dei clienti senza il solito avanti e indietro

Le visite ai clienti rendono reale un progetto. Si cammina sul posto, si verificano le condizioni, si risolvono i dettagli e si crea fiducia. Ma prenotare queste visite può richiedere molte ore ogni settimana.

Tu invii delle opzioni. Il cliente propone delle alternative. Il cliente chiede di portare l'ispettore. Quando tutti sono d'accordo, la tua giornata è finita e anche la tua attenzione.

Questa guida ti mostra come pianificare le visite dei clienti senza dover fare avanti e indietro. Imparerai i semplici passaggi che si adattano al modo di lavorare degli architetti, oltre a come Doodle ti aiuta a prenotare più velocemente, a proteggere i tempi di viaggio e a far avanzare i progetti.

La sfida per gli architetti

Gli architetti si destreggiano tra progettazione, visite in cantiere, riunioni dell'OAC, coordinamento dei consulenti e chiamate dei fornitori. Molte visite in cantiere coinvolgono più parti: proprietari, project manager, ispettori, appaltatori e subappaltatori.

La pianificazione manuale si interrompe rapidamente:

• Le e-mail si allungano all'infinito

• Gli elenchi di opzioni aumentano

• Due telefonate dopo, l'unico tempo disponibile è quello della revisione del progetto.

• Il tempo di viaggio e il parcheggio vengono dimenticati

• La preparazione dei dispositivi di protezione personale avviene all'ultimo minuto

• Le decisioni sul campo vengono ritardate

Quando la progettazione richiede troppo tempo, si ritardano le risposte alle RFI, l'avanzamento della punch list e le finestre di ispezione. Inoltre, la tua settimana diventa caotica.

Perché è importante per gli architetti

Il tempo trascorso sul campo è fatturabile e prezioso. Il tempo trascorso a coordinare i calendari non lo è. Se riesci a programmare le visite dei clienti in pochi minuti, liberi ore per il lavoro di progettazione e la documentazione.

Pianificazione chiara:

• Riduci i no-show e gli arrivi in ritardo

• Evitare viaggi a vuoto

• Migliorare l'uso della luce del giorno per foto, misurazioni e simulazioni.

• Assicurati che le informazioni sull'accesso e sulla sicurezza siano raccolte in anticipo

• Mantieni il tuo team fiducioso e il tuo cliente al sicuro

Standardizza i tipi di visita in cantiere

I tipi di visita standardizzati eliminano le congetture e velocizzano il processo decisionale. Di seguito trovi una tabella pulita che puoi riutilizzare nei tuoi modelli.

Tipi comuni di visite in loco degli architetti

Definire per ogni tipo di visita:

• Durata e orario preferito

• Tempo richiesto (ad esempio 24 ore per la preparazione del GC)

• Luoghi preimpostati con informazioni sull'ingresso dell'edificio

• Buffer di viaggio (30-60 minuti a seconda della distanza)

Con Doodle Booking Pages puoi creare questi tipi di visita come opzioni prenotabili. I clienti devono semplicemente selezionare la visita di cui hanno bisogno e scegliere un orario disponibile.

Suggerimento: Aggiungi una breve agenda

Clienti preparati = visite efficaci.

Includi:

• Obiettivi (ad esempio, verificare le aperture delle piastre in corrispondenza delle linee della griglia A-D)

• Partecipanti richiesti (rappresentante del cliente, PM del GC, architetto del progetto)

• Cosa portare con sé (materiale approvato, dispositivi di protezione individuale, metro a nastro)

• Un bollettino meteo (per lavori all'esterno o accesso al tetto)

Doodle Pro è in grado di generare bozze di agende con l'intelligenza artificiale, in modo che tu possa perfezionarle invece di scriverle da zero.

Lascia che i clienti si prenotino da soli con una pagina di prenotazione

Gli architetti perdono ore a proporre appuntamenti e ad aspettare le risposte. Una pagina di prenotazione risolve questo problema.

• Collega il tuo calendario - Doodle supporta Google, Outlook e Apple Calendar. Gli orari di lavoro vengono bloccati automaticamente.

• Imposta orari di lavoro + buffer di viaggio - Proteggi gli orari di lavoro più profondi e garantisci un transito sufficiente tra le sedi.

• Condividi un link - I clienti scelgono il tipo di visita e l'orario più adatto alla tua disponibilità.

Utilizza i casi di studio:

• Consulenze abitative - Aggiungi un link al tuo sito web o alla firma della tua e-mail. Con Stripe, i clienti possono pagare il costo della consulenza al momento della prenotazione.

• Visite commerciali - Permetti ai gestori di immobili di prenotare direttamente le ispezioni settimanali.

• Coordinamento di consulenti - Condividi lo stesso link con i team che si occupano di edilizia, ingegneria civile o paesaggio.

Con Doodle 1:1, puoi offrire una serie di orari curati a un singolo invitato, ideale nei giorni in cui ci sono più visite in cantiere.

Coordina le visite in cantiere di più parti con sondaggi di gruppo

Sopralluoghi, le revisioni dei modelli e i tour dei proprietari richiedono spesso l'intervento di più persone. Il ping-pong delle e-mail rallenta tutto.

I sondaggi di gruppo di Doodle ti permettono di proporre 3-5 volte. Invita tutti: rappresentante del proprietario, PM del GC, supervisore, subappaltatori, consulenti. Loro scelgono l'orario che preferiscono. Tu scegli l'orario vincente.

Suggerimenti per gli architetti:

• Offri meno opzioni ma migliori

• Fissa una scadenza di 48 ore per mantenere lo slancio.

• Usa promemoria automatici

• Nascondi i dettagli dei partecipanti quando lavori in più aziende

• Invia gli inviti direttamente tramite Doodle (fino a 1000 persone)

Se il briefing è virtuale, puoi aggiungere Zoom, Google Meet, Cisco o Teams direttamente in Doodle.

Raccogli le informazioni di accesso prima di partire

Gli arrivi in ritardo minano la fiducia dei clienti. Raccogli la logistica prima di lasciare lo studio.

Aggiungi le domande necessarie:

• Indirizzo esatto della sede + suite/unità

• Codice del cancello o persona di riferimento per la sicurezza

• Istruzioni per il parcheggio / orari di apertura delle banchine di carico

• Requisiti dei dispositivi di protezione personale

• Chi deve sbloccare l'accesso

• Numero del lavoro/codice del progetto

• Rischi attivi (ad es. sollevamento di gru, vernice bagnata, restrizioni di accesso al tetto)

Con Doodle puoi aggiungere domande personalizzate alle pagine di prenotazione, agli incontri 1:1 e ai fogli di iscrizione. Le risposte appariranno nell'invito del calendario.

Per le visite scaglionate, come quelle a più piani, puoi utilizzare un foglio di registrazione per controllare il numero di persone per posto.

Costruisci barriere di sicurezza e di viaggio

Il lavoro sul campo richiede il trasporto, la preparazione dell'ingresso e occasionali controlli dei DPI. Rendi esplicito questo tempo.

• Attiva automaticamente un tempo cuscinetto prima e dopo ogni visita in loco.

• Aggiungi un cuscinetto extra per le zone di parcheggio difficili o per le aree scolastiche.

• Riservare finestre specifiche (ad esempio, lavoro sul campo il martedì/giovedì dopo le 10).

• Proteggere i pomeriggi per la progettazione o la documentazione

Questi piccoli aggiustamenti evitano di iniziare tardi e di bruciare le ore di progettazione.

Far pagare le consulenze in loco, quando è il caso

Le consulenze a pagamento - visite di fattibilità, sondaggi HOA o verifiche urbanistiche - sono più facili se il pagamento è automatico.

Doodle + Stripe lo rendono possibile:

• Pagamento anticipato al momento della prenotazione

• Meno no-show

• Aspettative chiare da parte del cliente

Esempi di questo tipo:

• Sopralluogo di zonizzazione/fattibilità - Consulenza di 60 minuti a pagamento in loco

• Verifica dei materiali - Valutazione delle installazioni al di fuori dell'ambito del contratto

• Sopralluogo in garanzia - Fattura ai gestori di immobili per le visite annuali.

Errori comuni da evitare

Evita queste insidie nella pianificazione:

• Offrire opzioni illimitate

• Dimenticare i tempi di viaggio

• Saltare le domande sull'accesso

• Lasciare che i sondaggi si svolgano senza scadenze

• Seppellire le informazioni sul luogo nella descrizione

• Consentire le prenotazioni durante tutto il giorno (distrugge il tempo di progettazione)

• Utilizzare un tipo di riunione generica per ogni cosa

Strumenti e soluzioni per la progettazione architettonica

Le funzionalità di Doodle supportano veri e propri flussi di lavoro architettonici:

• Pagina di prenotazione - Condividi la disponibilità, aggiungi i tipi di visita, imposta i buffer

• 1:1 - Offri slot curati per una pianificazione controllata

• Sondaggi di gruppo - Coordina proprietari, GC, subappaltatori e consulenti

• Fogli di iscrizione - Gestisci le visite guidate con limitazioni di numero

• Integrazioni di calendario - Google, Outlook, Apple

• Videoconferenze - Zoom, Google Meet, Cisco, Teams

• Pagamenti con Stripe - riscuoti le commissioni durante la prenotazione

• Descrizioni di riunioni con l'intelligenza artificiale - genera rapidamente agende

• Marchio personalizzato - Aggiungi il logo della tua azienda

• Zapier - Attiva attività in Asana, Slack o nel tuo CRM

• Funzioni di privacy - Nascondi i dettagli dei partecipanti, esperienza senza pubblicità

Questi strumenti riducono l'amministrazione e l'attrito nella programmazione.

Esempi reali

1. Consulenza per un'aggiunta a casa

Un proprietario di casa prenota una consulenza in loco di 60 minuti a pagamento tramite la tua pagina di prenotazione.

• Stripe elabora il pagamento

• Viene aggiunto un buffer di 45 minuti

• Il codice del parcheggio e del cancello viene raccolto tramite domande personalizzate

Risultato: arrivi preparato e puntuale con una consulenza già pagata.

2. Sopralluogo commerciale TI settimanale OAC

Si presenta una votazione di gruppo con tre opzioni.

• Termine di voto di 24 ore

• Promemoria automatico

• Giovedì alle 8:00 selezionato

Risultato: consenso su un giorno senza catene di e-mail.

3. Sopralluogo di gruppo per più famiglie con sostituzioni scaglionate

Crei un foglio di iscrizione.

• Slot di 30 minuti per piano

• Limite di cinque persone

• Note chiare sull'accesso e sui DPI

Risultato: Flusso ordinato, numero di persone sicure ed efficiente passaggio di testimone.

Consigli pratici che puoi utilizzare oggi

• Aggiungi un link di prenotazione alla firma della tua e-mail

• Precaricare gli indirizzi dei siti web più comuni

• Usa gli shortcode nei titoli (ad esempio "123 Main St - Level 2 Punch")

• Tieni le mattine aperte per il lavoro sul campo

• Esegui sondaggi di gruppo prima dei weekend lunghi

• Lascia che Doodle invii promemoria automatici

• Allega le note sul campo all'evento successivo

Lezioni chiave apprese

• Standardizzare i tipi di visita con durata, buffer e ordini del giorno

• Consenti ai clienti di prenotare tramite una pagina di prenotazione

• Gestisci la programmazione di più persone con sondaggi di gruppo

• Raccogli le informazioni di accesso in anticipo con domande personalizzate

• Addebitare le consulenze tramite Stripe

• Proteggi il tempo di progettazione con limiti di prenotazione intelligenti

Prendi il controllo della tua pianificazione e del tuo tempo

Non hai bisogno di un nuovo processo per ogni progetto. Alcune impostazioni intelligenti e lo strumento giusto ti aiuteranno a programmare le visite dei clienti senza dover fare avanti e indietro.

Con Doodle colleghi il tuo calendario, imposti i buffer, aggiungi i tipi di visita e condividi un unico link. I clienti prenotano in pochi minuti e tu ti presenti pronto a lavorare.

Sei pronto a semplificare la tua programmazione? Crea un Doodle e scopri come gli architetti risparmiano ore ogni settimana.