Una guida per i professori per programmare la difesa della tesi di laurea

Se la tua casella di posta elettronica esplode ogni primavera con la programmazione della difesa, non sei il solo. I professori si destreggiano tra studenti, membri della commissione, stanze, tecnologia, moduli e scadenze. Un dettaglio mancato può far slittare una data oltre il termine ultimo per la laurea.

Questa guida ti offre un processo ripetibile per programmare la difesa della tesi con meno stress. Imparerai a stabilire un calendario, a raccogliere i vincoli, a gestire le stanze e i link e a tenere tutti sotto controllo. Mostreremo anche come Doodle possa far risparmiare ore trovando un orario che vada bene per tutta la commissione e ricordando alle persone di rispondere.

Che tu gestisca una difesa o dieci, puoi ridurre le e-mail, proteggere il tuo calendario e aiutare i tuoi studenti a finire bene. Creiamo un sistema intelligente che potrai riutilizzare ogni trimestre.

La sfida di insegnanti e professori

Pianificare la difesa della tesi sembra semplice finché non si inizia. Gli ostacoli più comuni sono:

• Cinque o più calendari pieni di impegni tra insegnamento, orari d'ufficio e viaggi

• Esaminatori esterni in altri fusi orari

• Disponibilità limitata di sale o esigenze ibride con Zoom o Teams

• Regole del programma sulla durata, il quorum, la notifica pubblica e le scadenze

• Cambiamenti dell'ultimo minuto che si ripercuotono sul calendario di tutti.

La maggior parte dei professori risolve questo problema con lunghe email o con un foglio di calcolo gigante. Questo aggiunge ritardi ed errori. Un processo chiaro e gli strumenti giusti trasformano una catena disordinata in pochi clic.

Perché è importante per insegnanti e professori

Un programma di difesa fluido aiuta te e i tuoi studenti.

• Gli studenti rispettano le scadenze di laurea e riducono l'ansia

• Proteggi il tempo dedicato alla ricerca e all'insegnamento

• I dipartimenti evitano conflitti con colloqui ed esami finali

• Le commissioni ricevono un preavviso adeguato e i materiali in tempo

• Le esigenze di accessibilità vengono pianificate invece di essere rattoppate

Non hai bisogno di una nuova politica. Hai bisogno di un programma ripetibile e di un modo semplice per invitare, raccogliere le preferenze e prenotare l'orario.

Crea la tua linea temporale per la pianificazione della difesa

Un calendario permette a tutti di muoversi. Adatta le date alle regole della tua scuola.

6-8 settimane prima

• Conferma per iscritto i membri della commissione e i ruoli

• Raccogli i vincoli dello studente e di ogni membro della commissione.

• Blocca due o tre possibili settimane sul tuo calendario come spazio di attesa.

• Condividi le regole del dipartimento sulla durata, il quorum e l'avviso pubblico.

Utilizza un Doodle 1:1 per prenotare un rapido check-in con lo studente per rivedere questa tempistica. Offri tre o quattro orari. Lo studente ne sceglie una e Doodle invia l'invito.

Da 4 a 6 settimane prima

• Utilizza un sondaggio di gruppo Doodle per proporre finestre che corrispondano alle tue richieste.

• Includi una scadenza chiara per le risposte e una data di scadenza.

• Chiedi di tenere conto dei limiti di fuso orario e dei blocchi didattici nella descrizione del sondaggio.

• Prenota un posto in sala con il coordinatore del tuo dipartimento, se possibile.

Imposta il sondaggio di gruppo con una scadenza per le risposte e un promemoria automatico. Doodle segnala i non rispondenti in modo che tu non debba farlo.

3 o 4 settimane prima

• Chiudi il sondaggio e scegli il momento migliore

• Prenota la sala o imposta il collegamento video

• Invia un invito sul calendario che includa l'ordine del giorno, la durata e i materiali richiesti.

• Chiedi agli studenti di inviare le diapositive o la bozza entro una data stabilita

Collega Doodle a Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. I conflitti del tuo calendario sono nascosti agli altri e Doodle propone solo gli orari che vanno bene.

Da 1 a 2 settimane prima

• Conferma le esigenze di accessibilità e i controlli tecnologici

• Predisporre un piano di riserva in caso di ritardo o di assenza di un membro del gruppo

• Annunciare la difesa all'elenco del dipartimento, se necessario

• Programmare un discorso di prova

Crea un foglio di iscrizione su Doodle per gli orari dei colloqui di prova. Limita ogni slot a una persona o a un piccolo gruppo e lascia che i membri del laboratorio scelgano quello che fa al caso loro.

Settimana della difesa

• Riconferma la stanza e il link

• Invia il materiale alla commissione con un promemoria dell'ordine del giorno.

• Condividi chi presiederà, come funzioneranno le domande e le risposte e il piano di deliberazione privata.

• Ricorda allo studente le esigenze della stampante o le regole di denominazione dei file.

Questa lista di controllo si trova nell'hub del corso o nel drive del dipartimento. Riutilizzala ogni trimestre per semplificare la pianificazione della difesa.

Consigli pratici che fanno risparmiare ore

Questi suggerimenti veloci riducono il tempo dedicato alla pianificazione della difesa della tesi.

• Stabilisci finestre chiare: Offri alcune finestre mirate invece di date casuali. Esempio: Martedì e giovedì pomeriggio nelle settimane 12 e 13.

• Limita la durata: La maggior parte delle difese dura dai 90 ai 120 minuti. Aggiungi un buffer di 15 minuti prima e dopo nel tuo calendario.

• Chiedi di non fare orari: Nella descrizione del tuo Doodle, chiedi ai membri di indicare i blocchi didattici o le finestre per la cura dei bambini nei commenti.

• Pianifica l'ibrido in anticipo: Se uno dei membri è a distanza, scegli una stanza con un microfono e uno schermo potenti. Aggiungi un link a Zoom, Google Meet, Teams o Cisco all'invito.

• Rispetta i fusi orari: Doodle mostra gli orari nell'ora locale di ogni persona. Aggiungi una nota come 10-12 Eastern per ridurre la confusione.

• Usa saggiamente i tempi di attesa: Se il tuo calendario è pubblico per il dipartimento, segna gli appuntamenti come provvisori in modo che i colleghi sappiano che hai intenzione di utilizzare quello spazio.

• Mantieni la privacy: Usa la funzione Nascondi i dettagli dei partecipanti di Doodle se non vuoi che i membri vedano le risposte degli altri prima che la data sia fissata.

• Stabilisci delle scadenze: Includi una data di risposta in ogni invito. Doodle può inviare promemoria automatici prima della chiusura del sondaggio.

• Accesso ai documenti: Aggiungi all'invito dei link alle bozze della tesi o a una cartella condivisa. Imposta i permessi in modo che gli esaminatori esterni possano visualizzarli.

• Ridurre i no-show: Invia un promemoria 24 ore prima e un'ora prima. Doodle può gestire questi promemoria per te.

Errori comuni da evitare

Evita questi errori quando pianifichi la difesa della tesi.

• Chiedere tutte le date: Proporre 20 date rende le decisioni più difficili. Offri 6-8 opzioni valide che puoi sostenere.

• Ignorare i vincoli della sala: Controlla gli spazi condivisi, la capacità e l'accessibilità prima di scegliere l'orario definitivo.

• Dimenticare la regola del quorum: Molti programmi richiedono la presenza di tutti i membri o di un numero prestabilito. Conferma la presenza all'inizio della riunione.

• Saltare un buffer: Le lezioni frontali non lasciano spazio a sovraccarichi o a problemi tecnici. Aggiungi dei buffer su entrambi i lati.

• Lasciare la tecnologia agli studenti: L'allestimento della sala è di tua proprietà. Prova il proiettore, la videocamera e il microfono. Condividi il link al video nell'invito del calendario.

• Mancare la scadenza dell'annuncio: Molte scuole richiedono un avviso pubblico un certo numero di giorni prima. Inserisci quella data nella tua timeline.

• Non pianificare un piano di riserva: Predisponi un piano se un membro è in ritardo. Decidi se iniziare con le presentazioni, registrare e procedere o riprogrammare.

• Solo e-mail: Le discussioni via e-mail si perdono. Utilizza un sondaggio per gli orari e un invito sul calendario per gli ultimi dettagli.

Strumenti e soluzioni che facilitano la programmazione

Doodle aiuta i professori a gestire calendari complessi con meno email. Ecco come ogni prodotto si adatta alla pianificazione della difesa della tesi.

• Sondaggi di gruppo: Invita lo studente e tutti i membri della commissione a votare sugli orari proposti. Puoi invitare fino a 1000 persone, anche se probabilmente ne bastano 5-7. Doodle controlla il tuo calendario collegato in modo da non proporre orari in conflitto con le lezioni. Imposta una scadenza e dei promemoria automatici. Nascondi i dettagli dei partecipanti se vuoi mantenere la privacy.

• Pagina di prenotazione: Condividi un link di prenotazione con gli studenti laureati che stanno programmando incontri di pre-difesa. Collega il tuo calendario in modo che vengano visualizzati solo gli orari liberi. Aggiungi automaticamente un link a Zoom o Teams per ogni prenotazione. Se offri consulenze o tutoraggio a pagamento al di fuori dell'università, puoi riscuotere il pagamento con Stripe.

• 1:1: offri una serie di orari per un check-in privato tra sedia e studente. Una volta che lo studente sceglie un orario, Doodle chiude quello slot e invia l'invito con l'agenda che hai impostato.

• Fogli di iscrizione: Esegui colloqui di prova o finte sessioni di domande e risposte. Crea delle fasce orarie, fissa dei posti e lascia che i membri del laboratorio si iscrivano. Puoi anche usarlo come un rapido sondaggio per scegliere il formato del titolo della difesa o per confermare i volontari della merenda.

Integrazioni importanti per il campus

• Connessioni al calendario: Collega Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple Calendar. Doodle mostrerà solo gli orari che puoi effettivamente rispettare. I dettagli dell'evento rimangono privati.

• Collegamenti video: Aggiungi Google Meet, Zoom, Microsoft Teams o Cisco agli eventi con un semplice clic. Tutti riceveranno il link nell'invito.

• Promemoria e scadenze: I piani Premium ti permettono di impostare scadenze e promemoria automatici. In questo modo potrai sollecitare i docenti più impegnati senza dover inviare ulteriori e-mail.

• Inviti via e-mail: invia gli inviti direttamente da Doodle. Se la tua scuola richiede un avviso pubblico, puoi inviare via e-mail un elenco ampio, fino a 1000 partecipanti.

• Marchio e privacy: Con Doodle Pro o Teams puoi aggiungere il logo e i colori del tuo dipartimento. Nascondi i dettagli dei partecipanti quando necessario. Inoltre, avrai un'esperienza priva di pubblicità.

• Zapier: Collega Doodle a Slack, Microsoft Teams o a un foglio Google del dipartimento. Pubblica la data della difesa finale in un canale o registrala automaticamente.

• Sicurezza: Doodle offre sicurezza e privacy dei dati a livello aziendale. Questo ti aiuta a rispettare gli standard universitari.

Contenuti intelligenti con l'AI

Doodle Pro include descrizioni delle riunioni generate dall'intelligenza artificiale. Scegli il tono e la lunghezza. Per una difesa, genera un ordine del giorno chiaro, compiti di preparazione e un promemoria per portare un frontespizio firmato, se richiesto. Modifica se necessario prima di inviare.

Esempi reali dal campus

Esempio 1: Tre difese in un mese

La dottoressa Rivera di una grande università pubblica ha presieduto tre esami di tesi nel mese di aprile. Negli anni passati, ha scambiato circa 30 e-mail per ogni difesa. Quest'anno ha creato un sondaggio di gruppo Doodle per ogni studente con sei opzioni nel tardo pomeriggio per due settimane. Ha impostato una finestra di risposta di tre giorni e dei promemoria automatici. Ha collegato il suo calendario di Outlook, in modo che le lezioni e le riunioni della borsa di studio non venissero mai visualizzate tra le opzioni.

Ha prenotato le stanze solo dopo la chiusura del sondaggio. Ogni studente ha scelto una sessione di allenamento da un foglio di iscrizione Doodle. Per un membro della commissione all'estero, ha inserito un link Zoom nell'invito Doodle. Ha anche utilizzato l'opzione Nascondi i dettagli del partecipante per rendere privati i voti. Risultato: ha fissato tutte e tre le date in giorni, non in settimane, e ha mantenuto intatto il suo orario di ricevimento.

Esempio 2: l'esaminatore esterno con un fuso orario diverso

Il professor Liang aveva un membro della commissione a Londra e un altro sulla costa occidentale. Ha aperto un sondaggio di gruppo con opzioni tra le 10 e l'1 Eastern. Doodle ha visualizzato ogni opzione nell'ora locale per ogni votante. Nella descrizione chiedeva di non indicare l'ora locale nei commenti. L'esaminatore esterno ha indicato le 13:00 Eastern come le 18:00 di Londra e va bene. Hanno scelto le 12:00 Eastern per aiutare i membri della costa occidentale. L'invito finale includeva un link per le squadre e un pre-brief di 15 minuti riservato alla commissione.

Esempio 3: Conferenza di prova con interesse eccessivo

Il laboratorio di uno studente voleva partecipare alla conferenza pratica. La professoressa Shaw ha creato un foglio di iscrizione su Doodle con dieci slot da 15 minuti e un limite massimo di quattro persone per ogni slot. Ha condiviso il link con l'elenco dei laboratori. Le persone si sono distribuite nell'arco della giornata. Ha usato i promemoria Doodle per evitare che qualcuno se ne dimenticasse. Il feedback è arrivato in tempo e la difesa si è svolta senza problemi.

Esempio 4: Proteggere il calendario del professore

Il professor Patel ha condiviso una pagina di prenotazione Doodle per i laureati. Ha impostato due pomeriggi alla settimana come prenotabili, con un preavviso minimo di 24 ore e un margine di 30 minuti. Gli studenti hanno prenotato i controlli pre-difensivi senza chiedere gli orari via e-mail. Per uno studio di consulenza industriale part-time, ha attivato Stripe sulla pagina di prenotazione, in modo che i clienti pagassero al momento della prenotazione. In questo modo la consulenza universitaria è rimasta separata e gratuita.

Punti di forza

• Crea una semplice timeline che puoi riutilizzare ogni trimestre

• Offri finestre temporali mirate e aggiungi dei buffer per la tecnologia e il superamento dei tempi.

• Usa i sondaggi di gruppo Doodle per scegliere la data tra i calendari più affollati

• Utilizza le pagine di prenotazione, i fogli 1:1 e le schede di iscrizione per preparare gli incontri e le esercitazioni.

• Imposta scadenze, promemoria e impostazioni di privacy per ridurre i follow-up

Iniziare a programmare meglio

La programmazione delle tesi di laurea non deve essere necessariamente una lunga serie di e-mail. Con un calendario chiaro e alcuni strumenti intelligenti, puoi scegliere le date più velocemente, mantenere le stanze e i link organizzati e aiutare i tuoi studenti a rispettare le scadenze. Doodle ti offre sondaggi di gruppo per le commissioni, una pagina di prenotazione per gli incontri con gli studenti, appuntamenti 1:1 per un rapido controllo e fogli di iscrizione per i colloqui di prova.

Sei pronto a semplificare la programmazione? Crea un Doodle e organizza la tua prossima difesa di tesi in pochi minuti: