Adapter numériquement le recrutement et l'accueil au COVID-19

La pandémie de COVID-19 a-t-elle bouleversé le fonctionnement de votre entreprise ? Avez-vous encore un grand nombre de postes " essentiels " à pourvoir ? Vos équipes des RH et des opérations sont-elles pressées par le temps pour embaucher ces rôles et les intégrer afin que votre entreprise ne perde pas son élan ? Vous vous sentez dépassé et ne savez pas par où commencer et quels outils utiliser ? Vous n'êtes pas seul. La plupart des équipes RH et opérationnelles sont dans le même bateau.

Si la pandémie de coronavirus a prouvé quelque chose, c'est que les entreprises doivent être suffisamment souples et agiles pour s'ajuster, s'adapter et réussir dans des circonstances turbulentes et imprévisibles. Mais comme l'a révélé notre étude "Recruiting and Onboarding Employees From a Distance", il existe une disparité majeure entre la numérisation croissante du lieu de travail et la capacité des RH à pivoter et à adapter leurs processus pour passer au 100% virtuel.

Voici trois des conclusions et tendances les plus révélatrices de notre enquête auprès de plus de 300 professionnels des RH aux États-Unis.

**1 : Les RH ont un problème d'avenir : elles sont mal équipées pour passer au 100% virtuel dans un contexte de distanciation sociale.

Il peut y avoir des centaines de candidats par offre d'emploi, plus de 10 étapes, de multiples intervenants internes et des dizaines d'outils impliqués dans le processus de recrutement. C'était le cas bien avant que l'épidémie de coronavirus n'oblige des millions d'employés à travailler à distance, pour une durée indéterminée. Mais comme l'indique un récent article de Fast Company (https://www.fastcompany.com/90481356/were-in-the-midst-of-a-massive-work-from-home-experiment-what-if-it-works?partner=rss), cette expérience massive de travail à domicile peut-elle fonctionner une fois que l'épidémie a cessé et que la vie est revenue à la normale (ou à un semblant de normale) ?

Lorsque j'ai lu l'article de Fast Company, ma première pensée a été "bien sûr, c'est viable". Mais ensuite, j'ai regardé les résultats de notre étude et j'ai réalisé que les organisations ont encore beaucoup de chemin à parcourir avant d'être totalement prêtes à pivoter, à s'adapter et à réussir avec des processus de recrutement et d'accueil virtuels. Par exemple, près de la moitié (44 %) des professionnels des RH interrogés ont déclaré qu'ils organisaient généralement toutes les sessions d'intégration par le biais de réunions en face à face uniquement. Pire encore, 17 % des personnes interrogées ont admis ne pas être préparées du tout, tandis que 31 % ont déclaré n'être que "légèrement préparées".

Si je souligne ces résultats, ce n'est pas pour semer la panique ou stresser les organisations, mais plutôt pour inciter les équipes RH à réfléchir à la manière de commencer et aux outils, personnes et processus nécessaires pour être plus agiles et capables de s'adapter à des situations turbulentes et imprévisibles comme le coronavirus. Lorsque j'ai abordé ce sujet avec notre PDG, Renato Profico, il a eu une vision claire de la manière dont les organisations - et leurs équipes RH - peuvent se rendre plus agiles pour s'adapter et prospérer pendant et après la disparition du COVID-19.

"La première étape consiste à obtenir l'adhésion de l'équipe de direction. Pour ce faire, les équipes RH doivent faire le lien entre la satisfaction, l'engagement et la productivité des employés et la satisfaction, la fidélisation et la croissance des revenus des clients. Il s'agit d'avantages que la C-suite appréciera, priorisera et approuvera lorsqu'il s'agira d'allouer des budgets.

L'étape suivante est de commencer. Au lieu d'essayer d'effectuer une refonte complète de tous les processus, commencez petit et concentrez-vous d'abord sur un ou deux domaines RH. Étant donné que le recrutement et l'accueil influencent directement la satisfaction et l'engagement des employés, la productivité et la croissance des revenus, je recommande aux équipes RH de commencer par ces deux domaines. À partir de là, les équipes RH devraient procéder à une analyse et une évaluation complètes de leur personnel, de leurs outils et de leurs processus RH afin d'obtenir une image complète de ce qui fonctionne bien, de ce qui les ralentit et des domaines dans lesquels elles peuvent simplifier, automatiser et améliorer."

Renato Profico, PDG, Doodle

2 : L'échec de l'onboarding virtuel : une recette pour un moral bas des employés et un turnover précoce.

L'une des plus grandes idées fausses actuellement est que toutes les embauches ont été gelées ou retardées. C'est tout simplement faux. Si c'est certainement vrai pour certaines entreprises (et cela dépend de leur modèle économique et des revenus qu'elles génèrent), il y a d'autres secteurs qui vont de l'avant avec leurs plans d'embauche. Dans certains cas, comme chez Amazon, les plans d'embauche ont été multipliés et accélérés pour faire face à l'afflux de commandes résultant de l'épidémie de coronavirus.

Une fois les candidats embauchés, comment les équipes RH vont-elles personnaliser leur processus d'intégration entièrement virtuel pour qu'il soit tout aussi dynamique, engageant et efficace que s'il était mené par des interactions en face à face ? Les résultats de notre étude indiquent que les équipes RH, qui doivent intégrer virtuellement des milliers d'employés, pourraient voir une augmentation du taux de rotation précoce. Et le coupable pourrait bien être l'incapacité des RH à intégrer virtuellement les nouveaux employés d'une manière tout aussi informative, dynamique et engageante que si l'intégration se faisait en personne.

Comme le montre notre étude, 17 % des professionnels des RH ont du mal à faire en sorte que les travailleurs distants aient le sentiment de faire partie de l'équipe. De plus, 15 % trouvent qu'il est très difficile d'intégrer les travailleurs à distance dans la culture de l'entreprise. Je voulais connaître le point de vue de notre PDG, Renato Profico, sur ces résultats. Voici ce qu'il en dit.

Pour les nouvelles recrues, il y a actuellement beaucoup d'incertitude et de panique concernant la sécurité de l'emploi. Cela peut conduire à des niveaux élevés de stress et d'anxiété, ce qui peut avoir un impact négatif sur le moral des employés et amener les travailleurs à distance à se déconnecter et à se désengager de leurs collègues. Les équipes RH doivent anticiper ces effets négatifs et intégrer les bons outils, les bonnes personnes et les bons processus dans leurs programmes d'accueil virtuel pour les éviter ".

Renato Profico, PDG, Doodle

Sachant que les réunions de groupe (c'est-à-dire les assemblées générales, les réunions entre collègues) sont un moyen essentiel de tenir tous les employés informés des mises à jour de l'entreprise, des progrès de l'équipe et des étapes importantes, il est rassurant de voir que 12 % des équipes RH font un effort pour rendre les réunions de groupe plus organisées et efficaces. Cet aspect est d'autant plus important aujourd'hui que ces types de réunions de groupe virtuelles s'avèrent essentiels pour tenir les employés informés de l'impact que l'épidémie de coronavirus peut avoir sur l'entreprise (et sur leur rôle), ainsi que pour leur donner le sentiment de faire partie de l'équipe et de s'intégrer à la culture de l'entreprise.

3 : Malgré l'essor des réunions virtuelles, les outils de réunion à distance sont la dernière priorité dans les budgets RH.

Selon les données de notre plateforme, le nombre de réunions virtuelles a augmenté de 47 % au premier trimestre 2020, par rapport au trimestre précédent. En plus de cela, les trois outils de vidéoconférence les plus populaires utilisés par les personnes qui ont programmé des réunions sur Doodle au T1 2020 étaient : Zoom (34 %), Skype (14 %) et Google Hangouts (4 %). Cela est logique si l'on considère que la plupart des entreprises ont instauré des politiques obligatoires de travail à distance en mars. Le fait de ne pas pouvoir interagir physiquement avec ses amis, sa famille et ses collègues (indéfiniment) a certainement contribué à cette augmentation des happy hours virtuels.

S'il y a une chose que l'épidémie de COVID-19 a démontrée, c'est que les RH ne peuvent pas se permettre d'adopter une approche " business as usual " pour l'allocation des outils et des ressources dans leur budget. Ainsi, si certains outils de collaboration sur le lieu de travail tels que Microsoft Teams, Zoom et Doodle ont pu être considérés comme facultatifs et agréables à utiliser, ils doivent désormais figurer en tête de liste des priorités. Malgré l'augmentation de la demande d'outils de travail à distance à l'heure actuelle, notre étude met en évidence une sérieuse contradiction entre ce qui est nécessaire et ce qui est disponible. En particulier, les outils de visioconférence (moyenne pondérée de 1,88) et la technologie de planification (moyenne pondérée de 1,90) se classent très bas dans la liste des priorités des budgets de recrutement et d'intégration.

Pour savoir comment votre équipe RH peut adapter numériquement votre recrutement et votre accueil pendant le COVID-19, téléchargez l'étude complète.