Construis un calendrier de coaching bien-être qui s'organise tout seul

Tu es devenue coach en bien-être pour aider les gens à se sentir mieux - pas pour passer tes soirées à courir après les courriels. Un calendrier rempli de pièces mobiles peut rapidement saper ton énergie. Les appels manqués, la confusion des fuseaux horaires et les paiements en retard sont autant de facteurs qui réduisent ta concentration.

La bonne nouvelle ? Tu peux mettre en place un calendrier de coaching bien-être qui s'organise tout seul. Avec quelques règles intelligentes et les bons outils, les clients choisissent des horaires qui leur conviennent, paient à l'avance et arrivent préparés. Dans ce guide, tu apprendras à créer ce système à l'aide d'étapes simples et de fonctions Doodle que tu peux mettre en place dès aujourd'hui.

Le défi auquel sont confrontés les coachs en bien-être

Ta journée peut basculer en un instant - un client doit reporter son rendez-vous, un cours se remplit plus tôt que prévu ou ton rendez-vous du matin s'éternise. La planification manuelle multiplie le stress.

Les points de douleur les plus courants sont les suivants :

• les allers-retours incessants par courriel ou par texto

• les absences et les annulations tardives qui réduisent les revenus

• séances non payées suivis de paiement maladroits

• confusion des fuseaux horaires avec les clients éloignés

• journées surchargées sans espace pour les notes ou les pauses

• séances de groupe sans limites de places claires

Un calendrier d'auto-réservation réduit les frictions à chaque étape. Les clients réservent, paient et se préparent, sans que tu aies à les surveiller en permanence.

Pourquoi c'est important

Ton calendrier est à la fois le moteur de tes revenus et celui de tes limites. Lorsqu'il fonctionne bien, tu peux coacher davantage, mieux vendre, tout en gardant de l'énergie pour ton propre bien-être.

Le coût d'une mauvaise planification :

• deux absences par semaine peuvent faire perdre des centaines d'euros par mois

• les changements de contexte épuisent ta présence et ta clarté mentale

• les rappels manuels et la chasse aux paiements te font perdre des heures.

Un calendrier de coaching bien-être intelligent protège ton temps, tes revenus et tes relations avec tes clients.

Étape 1 : créer la bonne structure hebdomadaire

Avant d'ajouter des outils, conçois une semaine qui te permette de travailler au mieux. Cela devient la base de ton calendrier.

Établis les règles de ta session :

• appel de découverte : 20 minutes

• session standard : 50 minutes

• approfondissement : 80 minutes

• session de groupe : 60 ou 90 minutes

Attribue chaque type de session à des blocs spécifiques. Par exemple : séances 1:1 le matin, appels de découverte l'après-midi, séances de groupe les mardis et jeudis. La cohérence forme tes clients et réduit la charge mentale.

Protège ton énergie avec des tampons :

• 10-15 minutes avant et après chaque séance

• 30 minutes de bloc administratif quotidien

• deux blocs de concentration hebdomadaires pour la conception du contenu ou du programme

Définis des politiques claires :

• politique d'annulation et de reprogrammation

• lieu de la session (en personne ou virtuelle)

• le moment du paiement (au moment de la réservation ou dans une fenêtre).

Tu peux inclure tous ces éléments dans les messages de confirmation en utilisant les descriptions de réunions générées par l'IA de Doodle.

Étape 2 : Rendre tes disponibilités réservables

Un calendrier qui se réserve tout seul commence par le partage du bon lien au bon moment.

Utilise la page de réservation pour les réservations publiques Crée une page de réservation Doodle pour chaque type de session. Connecte ton calendrier Google, Outlook ou Apple pour n'afficher que les heures libres. Définis la durée de la session, les tampons et le préavis minimum.

Où partager les pages de réservation :

• Site web

• Linktree ou bio Instagram

• signature d'email

• Réponses rapides par SMS

Ajoute Stripe pour collecter le paiement lors de la réservation.

Utilise le 1:1 pour des créneaux horaires triés sur le volet.

Envoie aux clients quelques options de temps curatées. Lorsque l'une d'entre elles est sélectionnée, les autres sont libérées. C'est idéal pour les vérifications, les suivis de forfaits ou les sessions bonus.

Utilise des feuilles d'inscription pour le coaching de groupe

Ajoute des plages horaires spécifiques et des limites de places pour ton prochain cours ou défi. Stripe peut collecter le paiement lorsque quelqu'un s'inscrit.

Utilise les sondages de groupe pour aligner une cohorte

Demande à un groupe de voter sur l'heure de séance qu'il préfère. Une fois confirmé, passe à une feuille d'inscription pour l'enregistrement.

Étape 3 : rationalise ton flux de coaching

Ces actions permettent d'améliorer le calendrier et l'expérience des clients :

• propose des types de séances clairs : Utilise des noms comme Première séance, Suivi ou Plongée en profondeur.

• activer les fuseaux horaires intelligents : Doodle s'adapte automatiquement à l'emplacement du participant.

• collecte les paiements à l'avance : Utilise Stripe avec ta page de réservation ou les liens 1:1

• automatise les rappels : Envoie des rappels de 24 heures et d'une heure pour réduire les absences.

• inclure des questions préparatoires : Ajoute des champs personnalisés pour les symptômes, les objectifs ou les liens vers les formulaires d'admission.

• insère des liens vidéo automatiques : Utilise Zoom, Google Meet, Teams ou Cisco

• limiter les sessions quotidiennes : Limite les réservations pour protéger l'énergie et réduire l'épuisement professionnel.

• utilise une marque personnalisée : Avec Doodle Pro, fais correspondre tes pages de réservation à ta marque.

• intègre des limites dans les liens : Bloque les réservations pendant les vacances et les jours personnels.

Erreurs courantes à éviter

• pas de tampons autour des sessions

• trop de types de sessions qui déroutent les clients

• cacher les liens de réservation sur ton site Internet

• ne pas exiger de paiement à l'avance

• de longues chaînes de courriels au lieu de liens rapides

• oubli de rappels

• mal gérer les fuseaux horaires

• utiliser des sondages de groupe pour les cours particuliers

• cours de groupe sans limite de places

Les outils qui font que ça marche

Exemples concrets de coaching en matière de bien-être

Maya, coach de bien-être en solo

Deux pages de réservation pour les appels de découverte et les sessions payantes. Compatible avec Stripe. 10 min tampons. Préavis de 24 heures.

Résultat : Pas de problèmes de fuseau horaire, moins de désistements, un meilleur temps de préparation.

Jordan, coach de groupe

Les séries de réinitialisation du stress se déroulent avec une feuille d'inscription et un sondage de groupe pour choisir l'heure. Le nombre de participants est limité à 20.

Résultat : Liste d'attente gérée, sessions jamais surchargées, moins d'administration.

Alicia, coach en nutrition

Envoie des liens 1:1 avec trois options de temps aux clients réguliers. Stripe activé pour les extras.

Résultat : Des réservations plus rapides, des ventes incitatives faciles, des sessions plus ciblées.

Devon, prestataire de services de bien-être en entreprise

A envoyé un sondage de groupe à 200 employés. A utilisé une feuille d'inscription pour remplir les ateliers.

Résultat : Séances remplies, pas de rappels manuels, liens Teams insérés automatiquement.

Principaux enseignements

• Construis la structure de ton calendrier avec des types de sessions et des limites

• utilise la page de réservation et 1:1 pour la programmation individuelle

• Recueille les paiements avec Stripe pour réduire les désistements

• utilise les feuilles d'inscription et les sondages de groupe pour le coaching de groupe

• Automatise les rappels et établis des règles pour protéger ton temps.

Commence avec une meilleure planification

Ton temps est précieux et tes clients ont besoin que tu sois au meilleur de ta forme. Un calendrier de coaching bien-être qui s'organise tout seul te libère du ping-pong de la boîte de réception, des paiements manqués et du stress constant de la planification.

Définis tes règles dans Doodle, partage tes liens et laisse les clients réserver, payer et se préparer en toute confiance.