Planification
Meilleures pratiques de planification pour les tuteurs et les enseignants à distance
Temps de lecture : 3 minutes
Les tuteurs et les enseignants à distance jouent un rôle crucial dans l'éducation aujourd'hui. En particulier pour les élèves qui ont besoin d'une aide supplémentaire, d'un rythme flexible ou d'un soutien individuel que les écoles ordinaires ne peuvent pas toujours fournir. Que vous aidiez quelqu'un à se préparer à des examens, à prendre confiance en lui dans une matière délicate ou simplement à rattraper un retard, votre travail est important.
Mais aussi précieuses que soient vos sessions, la gestion de votre calendrier peut rapidement devenir insurmontable. Les fuseaux horaires, les outils vidéo, les absences et les changements de dernière minute peuvent s'accumuler rapidement si vous ne mettez pas en place un système simple.
Voici quelques-unes des meilleures pratiques de planification pour aider les tuteurs à distance à rester organisés, à garder la tête froide et à gagner du temps.
1. Fixer les horaires de travail et les temps de pause
Le tutorat en ligne vous offre une certaine flexibilité, mais cela ne signifie pas que vous devez être disponible toute la journée. Définissez clairement vos horaires de travail préférés et n'oubliez pas de prévoir de courtes pauses entre les sessions. Enseigner à la suite les uns des autres peut sembler efficace, mais cela entraîne souvent de la fatigue.
Astuce Doodle: ajoutez un temps tampon entre les sessions afin de pouvoir réaménager votre espace, boire un verre ou vous préparer pour le prochain élève. Vous pouvez définir ce temps tampon directement dans votre page de réservation.
2. Faites en sorte que votre page de réservation soit facile à trouver
Si les gens ne savent pas comment vous réserver, ils vous enverront un message à la place - ce qui signifie plus de va-et-vient. Partagez le lien de votre page de réservation dans les endroits que vos étudiants visitent déjà.
Les endroits les plus appropriés: Votre site web, votre signature de courriel, l'intranet de votre école, votre groupe WhatsApp ou votre bio sur les réseaux sociaux.
3. Utilisez des types de sessions cohérents
Proposer des options claires rend votre emploi du temps plus facile à gérer. Respectez des durées de session standard, comme 30 ou 60 minutes, afin que les étudiants sachent à quoi s'attendre. Cela vous permet également de planifier votre journée sans trous gênants ni chevauchements de sessions.
Astuce Doodle: Créez des pages de réservation différentes pour chaque type de session. Par exemple, vous pouvez proposer une session de contrôle de 30 minutes ou une session d'approfondissement de 60 minutes. Une fois que vous les avez créées, vous pouvez les réutiliser à tout moment sans avoir à repartir de zéro.
4. Informez les étudiants lorsqu'un créneau se libère
Si quelqu'un annule à la dernière minute, vous n'avez pas besoin de perdre ce temps. Informez vos autres élèves qu'une place s'est libérée.
Une solution rapide: Affichez votre page de réservation sur le chat de votre groupe ou sur le canal de votre classe avec un simple message "session de dernière minute disponible maintenant".
5. Planifiez en fonction des calendriers scolaires et des périodes de pointe
De nombreux étudiants ne sont pas disponibles pendant les semaines d'examens, les vacances scolaires ou les événements majeurs. Essayer de planifier une session pendant ces périodes conduit souvent à des absences ou à des annulations tardives.
Habitude intelligente: bloquez ces jours de congé à l'avance et utilisez-les pour l'administration, la préparation ou pour faire une pause.
6. Recueillir des informations avant la réunion
Se lancer dans une session sans connaître les besoins de l'étudiant fait perdre du temps. Posez des questions clés lors de la réservation, comme le sujet sur lequel ils ont besoin d'aide ou l'outil qu'ils utilisent.
Astuce Doodle: Ajoutez des questions personnalisées à votre page de réservation afin de toujours avoir ce dont vous avez besoin avant le début de l'appel.
7. Définissez le format
Certains étudiants préfèrent un appel téléphonique, d'autres préfèrent un lien Zoom, mais ne laissez pas le choix jusqu'à la dernière minute. Vous devez décider et définir le format à l'avance.
Astuce Doodle: ajoutez le format et le lieu de la réunion (comme Zoom ou Google Meet) lors de la création de la session, afin que tout soit clair dès le départ.
8. Collectez les paiements automatiquement
Vous méritez d'être payé pour votre temps, et le paiement à l'avance aide les étudiants à s'engager. Dans le cas de l'apprentissage à distance, cela permet également d'éviter les suivis gênants et de rendre le processus plus fluide.
Avec Doodle + Stripe, vous pouvez collecter les paiements au moment de la réservation. Vous voulez offrir des sessions d'introduction gratuites ? Vous pouvez également désactiver les paiements pour ces sessions.
9. Utilisez des rappels pour réduire les absences
Même les étudiants les mieux intentionnés oublient des choses. Un petit rappel la veille ou même une heure avant peut vraiment aider.
Aide intégrée: Doodle envoie des rappels automatiques avant chaque session, de sorte que vous n'avez pas à vous en soucier vous-même.
10. Réutilisez vos sondages de groupe
Si vous donnez des cours à des groupes, comme des sessions de conversation linguistique ou de petites classes de préparation aux examens, le sondage de groupe est un excellent moyen de trouver le meilleur moment pour tout le monde. Une fois que vous en avez mis un en place, vous n'avez pas besoin de le refaire à chaque fois.
Astuce Doodle: dupliquez les sondages de groupe précédents pour gagner du temps et maintenir une programmation cohérente d'une semaine à l'autre.
11. Gardez un œil sur vos modèles
Si vous reprogrammez toujours un certain créneau horaire, ou si le même jour est annulé à plusieurs reprises, cela vaut la peine d'être noté. Vous n'êtes pas obligé de continuer à proposer ce qui ne fonctionne plus.
Un vrai conseil: votre calendrier doit refléter ce qui fonctionne aujourd'hui, et non ce qui a fonctionné le semestre dernier.
Vous n'avez pas besoin de tout gérer à la main
La planification ne doit pas prendre plus d'énergie que l'enseignement lui-même. Lorsque votre organisation est simple et cohérente, vos étudiants sont plus susceptibles de se présenter, de rester organisés et de tirer le meilleur parti de vos sessions.
Essayez Doodle et faites de la planification la partie la plus facile de votre tutorat.