5 stratégies de planification pour les éducateurs et les coachs indépendants

Si vous êtes un éducateur ou un coach indépendant, il y a de fortes chances que vous jongliez avec bien plus que l'enseignement. Vous planifiez des séances, répondez à des courriels, mettez à jour votre calendrier et veillez à ce que vos clients se présentent. C'est beaucoup. Et lorsque votre emploi du temps est désordonné, tout le reste a tendance à suivre.

Quelques petites habitudes en matière d'emploi du temps peuvent faciliter le déroulement de votre semaine, aider vos clients à rester sur la bonne voie et vous redonner un peu de marge de manœuvre.

Voici cinq stratégies simples qui fonctionnent.

1. Fixez des disponibilités claires et bloquez votre temps personnel

La beauté du travail en free-lance réside dans sa flexibilité, mais cette flexibilité peut aussi se retourner contre vous. Si votre agenda est grand ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, les gens réserveront quand ils le pourront, mais pas nécessairement quand vous le souhaiterez.

Commencez par définir vos heures de travail idéales. Bloquez les soirées, les week-ends ou les vacances scolaires si vous ne souhaitez pas travailler à ces moments-là. Vous pouvez également bloquer des jours d'administration personnelle ou du temps pour votre propre développement.

Il est également utile d'anticiper les périodes où vos clients ne seront pas disponibles. Les semaines d'examens, les vacances scolaires ou les ralentissements saisonniers sont des périodes où les réservations chutent. Si vos étudiants ne sont pas là, profitez-en pour effectuer des tâches de rattrapage ou simplement pour souffler un peu.

Avec Doodle, tout ce qui est marqué comme occupé dans votre calendrier connecté n'apparaîtra pas comme réservable. Cela inclut les jours fériés, les congés ou la fête de l'école de votre enfant. Ainsi, les clients ne verront que ce qui est réellement disponible, et vous éviterez de vous surbooker sans avoir à micro-gérer votre calendrier tous les jours.

2. Accordez plus de temps aux clients qui en ont besoin

Tous les clients n'ont pas besoin du même temps et c'est normal. Un appel de coaching rapide de 30 minutes peut être parfait pour certains, tandis que d'autres peuvent avoir besoin d'une session plus longue pour discuter de défis importants.

L'essentiel est de proposer d'emblée différentes durées de session. De cette façon, les gens peuvent choisir ce qui leur convient le mieux sans qu'il y ait d'allers-retours. Si vous savez qu'un client a toujours besoin de plus de temps, vous pouvez même l'inciter à réserver un créneau plus long.

Dans Doodle, vous pouvez créer plusieurs pages de réservation avec différents types de réunions. Par exemple : 30 minutes de tutorat, 60 minutes d'approfondissement ou 90 minutes de coaching de projet. Cela permet de clarifier les choses et de se préparer correctement.

3. Posez des questions avant la réunion

Lorsque quelqu'un prend rendez-vous avec vous, vous voulez savoir ce qui vous attend. Vient-il avec un sujet précis à l'esprit ? A-t-elle besoin d'aide sur un point précis ? Préfère-t-il une rencontre en personne ou sur Zoom ?

Poser une ou deux questions simples avant la réunion peut faire une grande différence. Cela vous permet de vous préparer et d'offrir un soutien plus ciblé. Cela montre également à vos clients que vous accordez de l'importance à leur temps et au vôtre.

Dans Doodle, vous pouvez ajouter des questions personnalisées à votre formulaire de réservation. Vous voulez savoir quel sujet ils étudient, quels outils ils utilisent ou quel est leur format préféré ? Posez-leur la question. Vous arriverez à la séance plus confiant, et eux aussi.

4. Facilitez les rappels et le suivi

Les absences sont frustrantes. Surtout lorsque vous avez préparé une session et que quelqu'un oublie tout simplement de se présenter. Cela arrive, et parfois c'est tout simplement la vie - peut-être que votre élève a décidé d'aller nager pendant une chaude journée d'été à la place. Mais ce n'est pas forcément votre problème.

Les rappels sont utiles. Un simple coup de pouce la veille ou même une heure avant peut réduire le nombre de rendez-vous manqués. Mais écrire et envoyer ces rappels manuellement prend du temps et il est facile d'oublier.

Doodle envoie automatiquement des rappels pour chaque réservation. Vous pouvez les configurer une fois et laisser le système faire le reste. Moins de course, plus de présence.

5. Soyez payé à l'avance et laissez les étudiants choisir leur mode de rencontre

Le paiement anticipé n'est pas seulement un moyen de s'assurer d'être payé. C'est aussi une question d'engagement. Lorsque les clients paient avant la séance, ils sont plus susceptibles de la prendre au sérieux et de se présenter préparés. Cela vous permet de gagner du temps, d'éviter les rappels maladroits et de valoriser votre travail.

Avec Doodle, vous pouvez connecter Stripe pour collecter automatiquement les paiements lorsque quelqu'un réserve une session. Plus besoin de courir après les factures. Pas d'emails de suivi.

Vous pouvez également décider qui doit payer et qui ne doit pas payer. Peut-être offrez-vous des séances d'introduction gratuites aux nouveaux étudiants. Ou peut-être que certains de vos clients de longue date ont déjà pris d'autres dispositions. Vous avez le contrôle, vous pouvez activer ou désactiver les paiements en fonction de la session ou du client.

Si vous souhaitez fidéliser vos clients, il est facile d'offrir des récompenses. Par exemple, faites savoir aux étudiants que s'ils réservent et paient dix séances, la onzième est gratuite. Vous pouvez même créer une page de réservation distincte pour ces séances gratuites, visible uniquement par les étudiants qui reviennent. Ce type d'offre est une preuve de reconnaissance et incite les gens à revenir.

Vous méritez une meilleure méthode de réservation

Être un freelance signifie porter de nombreuses casquettes et la planification ne devrait pas vous ralentir. Que vous fassiez du coaching individuel, de l'enseignement en ligne ou que vous gériez plusieurs sujets, votre calendrier doit travailler avec vous, et non contre vous.

Doodle vous aide à proposer les bons horaires, à être payé à l'avance, à poser les bonnes questions et à ne jamais perdre le fil. Configurez-le une fois, partagez votre lien et laissez vos clients réserver ce qui leur convient. Vous pouvez également choisir le mode de rencontre que vous souhaitez. Certains préfèrent les appels vidéo, d'autres le face-à-face. Vous définissez le format et le lieu de la réunion - qu'il s'agisse de Zoom ou d'un café en bas de la rue - en utilisant le champ de localisation de Doodle. Tout est intégré.

Essayez Doodle et vous n'aurez plus à vous soucier de la planification.