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Dirigir un negocio, gestionar clientes, manejar múltiples proyectos y todo lo demás puede resultar abrumador. Cuantas más tareas tengas en la cabeza, más difícil te resultará ejecutarlas con eficacia.
Como dijo David Allen, creador del método Getting Things Done (GTD):
"Existe una relación inversamente proporcional entre las cosas que tienes en la cabeza y las que consigues hacer".
En otras palabras, cuanto más desordenada esté tu mente, más difícil te resultará concentrarte. GTD es un sistema de gestión del tiempo sencillo pero eficaz que ayuda a los profesionales a despejar la sobrecarga mental y a emprender acciones organizadas, sin estrés.
¿Qué es el marco GTD?
El método Getting Things Done (GTD) es un sistema de productividad que ayuda a los profesionales a gestionar sus tareas de forma que no se sientan abrumados.
David Allen creó este método basándose en la idea de que nuestros cerebros no están hechos para almacenar y organizar un sinfín de tareas, ideas y compromisos. En lugar de confiar en la memoria, GTD anima a capturar todo externamente, organizar las tareas en categorías claras y dedicarse a ellas sistemáticamente.
El marco sigue cinco pasos: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y comprometerse. Cada paso sirve para reducir el desorden mental y mejorar la ejecución. En lugar de reaccionar a las tareas según van surgiendo, GTD permite a los profesionales procesar la información de forma estructurada y tomar decisiones intencionadas sobre qué hacer a continuación.
Cómo aplicar GTD: cinco pasos para hacer las cosas
Captura todo lo que requiera atención. En lugar de guardar tareas, ideas y compromisos en tu cabeza, anótalos en un lugar central. Tanto si prefieres un cuaderno, una aplicación de gestión de tareas o notas de voz, la clave está en documentarlo todo en cuanto te venga a la mente.
Aclara lo que requiere acción. Una vez registradas las tareas, revíselas y decida qué hacer con ellas. Si una tarea requiere atención inmediata y tarda menos de dos minutos, complétala de inmediato. Si es algo que puedes delegar, asígnaselo a otra persona. Si no requiere acción ahora pero la requerirá más adelante, prográmala o añádela a una lista de tareas pendientes. Si no es necesaria en absoluto, elimínala.
Organiza las tareas en las categorías adecuadas. Coloca todo lo que requiera una acción en un sistema estructurado. Las tareas que deben completarse pronto van a una lista de próximas acciones. Haz un seguimiento por separado de los proyectos que requieren varios pasos. Coloca los elementos que esperas de otros en una lista de "En espera" y las ideas a largo plazo en la categoría "Algún día/Tal vez".
Reflexiona y revisa tu sistema con regularidad. Para mantener el rumbo, programa una revisión semanal en la que actualices tus listas, compruebes las tareas delegadas y ajustes las prioridades. Así evitarás olvidar tareas y te asegurarás de estar trabajando siempre en lo más importante.
Comprométete con las tareas en función de la prioridad y el contexto.En lugar de saltar aleatoriamente de un proyecto a otro, utiliza tus listas de tareas para decidir en qué trabajar a continuación. Prioriza las tareas en función de los plazos, la urgencia y los recursos disponibles. El sistema GTD te ayuda a centrarte en la ejecución en lugar de sentirte abrumado por pensamientos dispersos.
Utiliza una lista de comprobación o un diagrama de flujo para que GTD sea procesable
Entender GTD es sólo el primer paso: integrarlo en tu rutina diaria es lo que lo hace eficaz. Una sencilla lista de comprobación puede ayudar a los profesionales a aplicar GTD de forma coherente. El primer paso es capturar cada tarea, idea y compromiso en un único lugar. Tanto si utilizas una herramienta digital como un cuaderno de papel, la clave es apuntarlo todo en cuanto te venga a la mente.
Una vez anotadas todas las tareas, hay que clasificarlas en categorías según requieran una acción inmediata, delegación, programación o puedan eliminarse por completo.
Para asegurarse de que nada se pierde en el proceso, resulta útil visualizar el flujo de trabajo GTD mediante un sencillo diagrama de flujo. Las tareas entran en el sistema a través de la fase de captura y pasan por las de clarificación, organización y reflexión antes de pasar a la acción.
Si una tarea requiere menos de dos minutos para completarse, hazla inmediatamente. Si puede delegarse, debe asignarse a la persona adecuada y controlarse su seguimiento. Si requiere más tiempo, hay que programarla o añadirla a una lista de proyectos.
Herramientas y tecnología GTD
Aplicar GTD de forma eficaz requiere las herramientas adecuadas: gestores de tareas como Trello, Todoist, Notion o Evernote pueden ayudar a realizar un seguimiento de las listas de acciones.
Un sistema de calendario bien organizado también ayuda a gestionar reuniones, plazos y cronogramas de proyectos.
Una herramienta como Doodle simplifica el proceso para los que tienen problemas con la programación, ya que evita las comunicaciones de ida y vuelta. Con las páginas de reserva y las encuestas de grupo, puedes permitir que los clientes, los miembros del equipo o los colaboradores programen reuniones en las horas disponibles sin necesidad de coordinación manual. Puedes combinar la programación y otros flujos de trabajo con el método GTD para gestionar tu tiempo de forma eficiente sin distraerte.
Es hora de hacer las cosas
El método Getting Things Done (GTD) proporciona una forma práctica para quienes desean organizar su carga de trabajo y centrarse en la ejecución. Aplicar GTD no tiene por qué ser complicado.
Empieza por anotar todo lo que tienes en mente, procesa cada tarea sistemáticamente y utiliza herramientas que apoyen tu flujo de trabajo. Y si la programación forma parte de tu carga de trabajo diaria, deja que Doodle se encargue de la logística mientras tú te centras en hacer las cosas.
