Gestiona eventos y voluntarios con Hojas de Inscripción

Si diriges una organización sin ánimo de lucro, organizar a los voluntarios para los actos puede resultar abrumador. Coordinar las tareas, confirmar la disponibilidad y evitar confusiones de última hora son quebraderos de cabeza habituales. Aquí es donde entra en juego el Planificador de Eventos de Doodle. Puedes crear y compartir hojas online, dejar que la gente elija sus turnos o tareas, y mantener a todo el mundo alineado desde el principio. Los voluntarios se apuntan en segundos, sin necesidad de cuenta, y Doodle envía recordatorios para que lleguen preparados.

¿Qué son los Planificadores de Eventos?

Los Planificadores de Eventos permiten a la gente elegir franjas horarias, tareas o funciones antes del evento. Las hojas de papel funcionan para grupos pequeños, pero las organizaciones sin ánimo de lucro confían ahora en las soluciones online. Con el Planificador de Eventos de Doodle, los voluntarios eligen las sesiones y añaden su información desde cualquier dispositivo. Los organizadores hacen un seguimiento de las inscripciones en directo y envían actualizaciones con un solo clic. Esto reduce las idas y venidas de correos electrónicos y mantiene a todo el mundo informado.

Por qué las organizaciones sin ánimo de lucro deberían utilizar elPlanificador de Eventos

Los Planificadores de Eventos de Doodle aportan varias ventajas tangibles a las organizaciones sin ánimo de lucro:

Puedes compartir el enlace de tu Planificador de Eventos donde quieras, incluido el correo electrónico, las redes sociales y tu sitio web. Es fácil que la gente lo encuentre y aún más fácil que se apunte.

Cómo crear Planificadores de Eventos eficaces

Para obtener los mejores resultados, haz que tu hoja sea sencilla y clara. Con Doodle, puedes

• Enumerar todas las funciones y tareas, incluyendo la hora, el lugar y las responsabilidades de cada turno o sesión.

• Establecer límites de capacidad para que las funciones de "recepcionista" o "conductor" nunca se vean desbordadas.

• Añade preguntas personalizadas para recopilar información de contacto, habilidades o peticiones especiales por adelantado.

• Activa recordatorios automáticos para que los voluntarios no olviden sus compromisos.

• Ofrece una experiencia móvil para que los voluntarios puedan inscribirse desde cualquier dispositivo.

Consejos para gestionar voluntarios

Combina los Planificadores de Eventos con una comunicación proactiva.

• Envía notas de agradecimiento y confirmación instantáneas después de que los voluntarios se inscriban.

• Establece recordatorios automáticos antes del acto para reducir las ausencias.

• Proporciona instrucciones claras sobre la llegada y las responsabilidades.

• Haz un seguimiento después del acto, con agradecimiento y una breve solicitud de opinión, para que los voluntarios se sientan valorados y sea más probable que vuelvan.

Retención y reconocimiento de los voluntarios

Retener a voluntarios entregados significa algo más que cubrir turnos. Se trata de establecer conexiones duraderas y demostrar que cada contribución es importante. He aquí algunas estrategias que las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar:

• Horarios flexibles: Permite a los voluntarios elegir los turnos y funciones que mejor se adapten a sus vidas. Con el Planificador de Eventos de Doodle, la gente puede autoasignarse el trabajo que mejor se adapte a sus intereses y disponibilidad, lo que, según los estudios, aumenta la retención.

• Reconocimiento y agradecimiento: Celebra los hitos y di "gracias" a menudo. Destaca los esfuerzos de los voluntarios en los boletines, en tu sitio web o durante los actos de agradecimiento. Incluso los pequeños gestos, como los correos electrónicos de agradecimiento o los obsequios, pueden hacer que los voluntarios se sientan valorados.

• Comentarios continuos: Pide opiniones sobre lo que funciona y lo que podría mejorar. Las comprobaciones y encuestas periódicas muestran a los voluntarios que sus opiniones importan y contribuyen a crear un sentimiento de pertenencia.

• Asignación basada en las aptitudes: Asigna a los voluntarios oportunidades que aprovechen sus puntos fuertes y les permitan crecer. Esto hace que el trabajo sea más significativo y atractivo.

• Creación de comunidad: Crea conexiones presentando a los voluntarios entre sí, organizando actividades sociales y compartiendo el impacto de su trabajo. Los voluntarios que se sienten vinculados a la misión y entre sí tienen más probabilidades de volver.

Combinando una programación bien pensada con el reconocimiento y la comunidad, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden crear una base de voluntarios leales que se fortalezca con el tiempo.

Elegir la herramienta adecuada

Las plantillas gratuitas pueden ayudar con lo básico, pero las organizaciones sin ánimo de lucro suelen necesitar límites de inscripción, privacidad de datos y automatización de los recordatorios. El Planificador de Eventos de Doodle te permiten establecer límites de inscripción, recopilar los datos que necesitas y gestionar varias sesiones en un solo lugar.

Doodle se integra con calendarios y herramientas de vídeo para eventos híbridos o virtuales. Y con la seguridad de nivel empresarial, la información de los voluntarios permanece segura y conforme a la normativa.

El impacto de la programación inteligente

El Planificador de Eventos hace algo más que mantener los planes organizados. Ayudan a que los voluntarios se sientan comprometidos y garantizan que se cubran todas las plazas. Las organizaciones sin ánimo de lucro que utilizan Doodle afirman que ahorran horas de coordinación y reducen drásticamente las ausencias. Tanto si estás organizando una recaudación de fondos como una limpieza del barrio, Doodle hace que la inscripción de voluntarios sea sencilla, segura y eficaz. Si quieres una forma más fácil de organizar eventos y gestionar voluntarios, prueba el Planificador de Eventos de Doodle.