Cómo programar la formación de cohortes sin idas y venidas

Programa la formación de cohortes sin ping-pong de correos electrónicos trazando tu programa, asignando la herramienta adecuada a cada paso, estableciendo plazos y automatizando los recordatorios.

El reto de los profesionales de la formación

La formación de cohortes tiene partes móviles. Entre los obstáculos más comunes están los grupos grandes en distintas zonas horarias, los límites de plazas, las sesiones de trabajo previo, las horas de oficina, el cobro de los pagos y los alumnos que necesitan cambiar la fecha. Intentar gestionar todo esto a través del correo electrónico provoca confusión, mensajes perdidos y salas a medio llenar. También resta tiempo a la creación de contenidos y al apoyo a los alumnos.

Por qué es importante para el formador

Tu calendario es el motor de tu negocio. Cuanto más tiempo dediques a programar, menos tiempo dedicarás a enseñar, formar o vender. Una mala programación también perjudica la experiencia del alumno. Si la gente no encuentra el momento adecuado o se apunta a la sesión equivocada, la satisfacción disminuye.

Una programación limpia favorece la puntualidad, sesiones completas, menos ausencias, mejores informes y más espacio en tu semana para el trabajo en profundidad.

Planifica el horario de tu cohorte antes de invitar a los alumnos

Empieza por trazar la estructura de tu programa, y luego elige qué herramienta Doodle se encarga de cada parte.

Define el flujo

• Semana 0: seminario web previo al trabajo + preguntas y respuestas

• Semana 1-3: Talleres en directo con límite de plazas

• Semanalmente: Horas de oficina para grupos pequeños o 1:1

• Última semana: Presentaciones finales

Bloquea tu tiempo de formador

• Añade bloques de formación protegidos a tu calendario

• Conecta Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar o Apple Calendar para que Doodle oculte las horas ocupadas

Elige la herramienta Doodle adecuada para cada paso

Consejo profesional: pon nombre a las sesiones para mayor claridad

Utiliza patrones limpios y escaneables

• Taller A de la Cohorte 14

• Horas de oficina de la Cohorte 14 - Semana 2

• Presentaciones finales de la Cohorte 14

En Doodle Pro, puedes utilizar descripciones de reuniones generadas por IA para añadir objetivos, notas de preparación y materiales.

Adapta la herramienta al momento de la formación

Utiliza las Encuestas de Grupo para establecer el inicio en directo

Objetivo: elige una hora en directo a la que puedan asistir la mayoría de los alumnos.

• Crea una Encuesta de Grupo con 5-7 horas candidatas

• Fija una fecha límite para las respuestas

• Envíala a un máximo de 1000 participantes

• Activa los recordatorios automáticos

• Bloquea la hora final una vez cerrada la votación

Esto elimina las conjeturas y la persecución por correo electrónico.

Utiliza Hojas de Inscripción para talleres con límite de plazas

Objetivo: llenar múltiples opciones de sesiones sin overbooking.

• Añade todas las plazas de los talleres

• Establece un límite de plazas por sesión

• Oculta los datos de los participantes si es necesario

• Añade notas y materiales de preparación

• Comparte un enlace con todos los alumnos

Los alumnos eligen una hora y Doodle refuerza la capacidad.

Utiliza una página de reservas para las horas de oficina

Objetivo: dejar que los alumnos reserven en función de tu calendario real.

• Conecta tu calendario para ocultar las horas ocupadas

• Establece ventanas semanales de horas de oficina

• Añade topes y límites de reserva

• Conecta Zoom, Teams, Meet o Webex

• Recoge el pago con Stripe si es necesario

Una vez configurado, los alumnos se reservan a sí mismos sin tener que ir de un lado a otro.

Utiliza 1:1 cuando quieras tiempos curados

Objetivo: ofrecer una breve lista de opciones seleccionadas a mano.

• Añade algunas horas seleccionadas

• Deja que Doodle se encargue de las confirmaciones y las zonas horarias

• Utiliza Stripe para las revisiones privadas de pago si es necesario

Útil para recuperaciones, ciclos de feedback o sesiones especiales de coaching.

Consejos prácticos para mantener las cohortes en el buen camino

• Establece plazos de respuesta en las encuestas de grupo y en las hojas de inscripción

• Añade intervalos (10-15 minutos) entre reuniones

• Ofrece sesiones de mañana y tarde para diferentes zonas horarias

• Activa los recordatorios automáticos (24 horas + 60 minutos antes)

• Añade materiales directamente en las confirmaciones

• Mantén tu Página de Reservas restringida a las ventanas establecidas

• Cobra el pago por adelantado cuando proceda

• Envía invitaciones directamente desde Doodle a grupos grandes

• Añade marca para crear confianza en entornos corporativos

• Automatiza sistemas utilizando integraciones Zapier

Errores comunes que debes evitar

• Ofrecer demasiadas opciones de tiempo

• Cambiar de herramienta a mitad de cohorte

• Olvidar zonas horarias

• Saltarse los buffers

• Cobrar después de reservar

• Utilizar nombres de sesión poco claros

• Enviar invitaciones en el último momento

• Exponer listas de asistentes en grupos corporativos

Herramientas y soluciones en las que pueden confiar los formadores

• Encuestas de grupo

Identificar la mejor hora de directo para grupos grandes.

• Hojas de inscripción

Añade varias franjas horarias con límite de plazas y evita el overbooking.

• Página de reservas

Permite a los alumnos autorreservar horas de oficina, añadir topes, conectar calendarios y cobrar pagos de Stripe.

• 1:1

Ofrece horas personalizadas para individuos con confirmaciones automáticas.

• Integración con calendarios

Mantén la disponibilidad exacta en Google Calendar, Outlook y Apple Calendar.

• Videoconferencias

Añade automáticamente enlaces a Zoom, Teams, Google Meet o Cisco Webex.

• Funciones Pro y Teams

Descripciones AI, marca personalizada, ocultar detalles de los participantes, enviar a grupos grandes y seguridad de nivel empresarial.

• Automatización Zapier

Envía reservas a tu CRM, LMS, sistema de correo electrónico o Slack.

Un manual sencillo que puedes copiar

Antes de la inscripción

• Construye tu mapa de horarios

• Crea una encuesta de grupo inicial

• Prepara hojas de inscripción para los talleres

Durante la inscripción

• Envía una encuesta de grupo con un plazo de respuesta

• Comparte el enlace a la hoja de inscripción

• Abre el horario de oficina a través de la Página de Inscripción

Después de la confirmación

• Bloquea la hora de inicio

• Activa los recordatorios

• Añade materiales con descripciones AI

Durante la entrega

• Supervisar las hojas de inscripción

• Utiliza 1:1 para las recuperaciones

• Sincroniza automáticamente enlaces de vídeo y calendarios

Después de la cohorte

• Utiliza una Hoja de Inscripción como encuesta de sólo texto

• Exporta los datos de asistencia

• Actualiza las plantillas para la siguiente cohorte

Ejemplos reales de escenarios de Formadores

Capacitación en ventas corporativas en tres regiones

• Inicio mediante encuesta de grupo

• Talleres semanales mediante hojas de inscripción

• Formación de directivos a través de la página de reservas

• Pagos opcionales a menos que se organicen cohortes públicas

Academia de coaching con sesiones privadas de pago

• Talleres a través de la Hoja de Inscripción

• Coaching privado de 45 minutos a través de la Página de Reservas + Stripe

• Enlaces 1:1 para recuperaciones

Entrenador de software para clientes

• Llamadas de descubrimiento a través de la Página de Reservas

• Talleres basados en roles a través de la Hoja de Inscripción

• Capstones con detalles ocultos de los participantes

Puntos clave

• Traza el mapa de tu cohorte con antelación

• Utiliza encuestas de grupo, hojas de inscripción, página de reservas y 1:1 intencionadamente

• Automatiza los recordatorios y los plazos

• Añade topes y nombres claros

• Conecta calendarios y herramientas de vídeo

• Cobra con Stripe cuando las sesiones sean limitadas

Empieza a programar mejor

No necesitas una docena de herramientas para programar la formación de cohortes sin idas y venidas. Con Doodle, puedes hacer coincidir cada parte de tu programa con el método de programación adecuado, mantener tu calendario preciso y ofrecer a los alumnos una experiencia sin problemas. Las encuestas de grupo establecen tu inicio, las hojas de inscripción gestionan las sesiones con plazas limitadas, la página de reservas gestiona las horas de oficina y el 1:1 permite opciones personalizadas.

¿Estás listo para que tu próxima cohorte sea más fácil de organizar? Crea un Doodle y comprueba cómo los Formadores ahorran horas cada semana, manteniendo las sesiones completas y a tiempo.