Cómo hacer funcionar clases completas con una sola página de reserva

Si impartes clases en grupo en el sector sanitario, tu calendario se llena con algo más que sesiones. También gestionas preguntas de admisión, detalles sobre seguros o pagos en efectivo, recordatorios y cambios de última hora. Cada correo electrónico o llamada extra significa menos gente en clase y más tiempo quemado.

Hay una forma más sencilla de mantener tu lista llena. Con una Página de Reservas, puedes compartir un único enlace en todas partes, dejar que los pacientes elijan la hora que más les convenga y cobrar cuando sea necesario. Añade recordatorios inteligentes, y verás menos huecos y mejores resultados.

En esta guía, aprenderás a configurar una Página de Reservas para tus programas de grupo, a utilizarla como enlace central y a emparejarla con herramientas Doodle que te mantengan organizado.

Esta guía sirve para la educación diabética, las clases prenatales, los grupos de rehabilitación cardiaca, los talleres para dejar de fumar y los de prevención de caídas. Tendrás pasos claros, consejos sobre privacidad y ejemplos que puedes copiar hoy mismo.

El reto al que se enfrentan los profesionales instructores de clases colectivas

Tu semana es una mezcla de enseñanza y administración. Las partes más difíciles suelen venir de la programación.

• Los pacientes llaman para preguntar sobre horarios y precios

• Los proveedores de referencia quieren una forma sencilla de enviarte gente

• Las ausencias rompen tu flujo y reducen los ingresos

• Necesitas proteger la privacidad de los participantes y evitar compartir la PHI

• Quieres herramientas sencillas que tu equipo pueda utilizar sin formación

Sin una vía de inscripción única y sencilla, es fácil que la gente abandone. También es posible que sobre o falte gente porque no puedes ver tu capacidad real en un solo lugar.

Por qué es importante para el instructor de clases en grupo

Llenar las clases no es sólo cuestión de números: afecta a los resultados de los pacientes y a tu cuenta de resultados.

• Los grupos llenos crean apoyo entre compañeros y mejoran la adherencia

• Menos huecos significan más ingresos por hora

• Una programación clara genera confianza entre proveedores y pacientes

• Menos administración te da tiempo para la preparación, la documentación y el descanso

Una única Página de Reservas lleva a las personas a la sesión correcta sin idas y venidas. Añade reglas y avisos sencillos, y tus clases se mantendrán llenas.

Crea una Página de Reservas como centro de tus clases

Tu Página de Reservas es el único enlace que compartes en tu sitio web, folletos y referencias. Configúrala una vez y deja que trabaje para ti todos los días.

Paso 1: Conecta tu calendario

• Conecta Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple Calendar

• Elige qué calendario debe consultar Doodle para los momentos de mayor actividad

• Mantén los eventos personales en privado mientras bloqueas esas horas para que no se puedan reservar

Nunca ofrecerás un hueco que entre en conflicto con las horas de la clínica u otras sesiones.

Paso 2: Asigna la disponibilidad de tus clases

• Añade bloques recurrentes que coincidan con tu horario de clases, como Mar y Jue de 5 a 6 p.m.

• Establece una ventana de reserva (por ejemplo, con 14 días de antelación) para gestionar la demanda

• Añade tiempo de reserva antes y después de las clases para preparar la sala y tomar notas

Si vas rotando los temas, añádelo al título del bloque de horas (por ejemplo, Conceptos básicos prenatales o Planificación de comidas para diabéticos).

Paso 3: Escribe detalles claros y adaptados al paciente

Doodle Pro incluye descripciones de reuniones generadas por IA. Utilízala para redactar las instrucciones, y luego edita el tono para que se adapte a tu voz.

• Mantén el título corto y claro (por ejemplo, Clase de educación diabética)

• Incluye qué hay que llevar y a quién va dirigida la clase

• Añade notas sobre aparcamiento o accesibilidad para las sesiones presenciales

La claridad disminuye la ansiedad y reduce las preguntas.

Paso 4: Añade las preguntas de admisión adecuadas

Recoge sólo lo que necesites para ubicar a alguien en el grupo adecuado: evita la información sanitaria protegida.

• Pide nombre, apellidos, teléfono y correo electrónico

• Incluye una pregunta de seguridad como "¿Algún problema de movilidad?"

• Añade un campo de nota breve para necesidades especiales (por ejemplo, solicitud de intérprete)

Almacena la información clínica en tu HCE, no en Doodle.

Paso 5: Activa el pago cuando sea necesario

Si tu clase es de pago en efectivo o requiere un depósito, conecta Stripe en tu Página de Reserva.

• Establece una cuota o cantidad de depósito para reducir las ausencias

• Ofrece opciones de pago flexibles a través de Stripe

• Incluye una política de reembolso o cancelación en la descripción

También puedes utilizar 1:1 para las evaluaciones de pago y mantener la misma cuenta de Stripe.

Paso 6: Utiliza recordatorios y plazos

• Establece recordatorios automáticos por correo electrónico 24 horas y 2 horas antes de la clase

• Añade una fecha límite de reserva (por ejemplo, 2 horas antes de la hora de inicio)

• Envía un agradecimiento de seguimiento con los siguientes pasos o folletos

Los recordatorios reducen las ausencias. Las fechas límite te ayudan a planificar los materiales y la distribución de la sala.

Paso 7: Añade tu ubicación y herramientas

• Para telesalud, conecta Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Cisco Webex

• Si es en persona, añade la dirección y el número de la sala

• Incluye un enlace a un mapa o instrucciones para aparcar si es necesario

Doodle añade el enlace de la reunión o la ubicación a la invitación automáticamente.

Convierte un enlace en una lista completa

No necesitas una docena de enlaces. Una Página de Reservas puede llenar todas tus clases, si es fácil de encontrar.

Pon tu enlace dondequiera que miren los pacientes

• Página web: Añade un botón "Reservar una clase

• Carteles y folletos: Utiliza un código QR

• Firmas de correo electrónico: Añádela a la tuya y a la de la recepción

• Biografías en redes sociales

• Folletos para proveedores

Pónselo fácil a los remitentes

• Envía por correo electrónico tu Página de Reservas a las clínicas locales o a los gestores sanitarios

• Dales un texto que puedan copiar en las instrucciones de alta

• Crea un código corto que el personal pueda leer a los pacientes por teléfono

Haz un seguimiento de lo que funciona

• Utiliza etiquetas UTM para tu Página de Reservas en tu sitio web y anuncios

• Comprueba qué fuentes generan más reservas

• Céntrate en los canales con mejores resultados

Gestiona la capacidad, la privacidad y el cumplimiento

Las sesiones de grupo tienen necesidades únicas. Estas funciones te ayudan a gestionarlas eficazmente.

Controla las plazas por sesión con la Hoja de Inscripción

Tu Página de Reservas atrae a la gente. Utiliza una Hoja de Inscripción para controlar la capacidad de la sesión.

• Crea eventos, añade franjas horarias y establece límites de plazas

• Enlaza la Hoja de Inscripción en la descripción o confirmación de tu Página de Reservas

• Detén automáticamente las nuevas inscripciones cuando se llenen

Mantén los nombres privados en la configuración del grupo

Utiliza Ocultar detalles del participante (Doodle Pro) para mayor privacidad.

• Sólo tu nombre se muestra públicamente

• Los asistentes sólo son visibles para ti

• Si imprimes, utiliza iniciales o números de identificación

Protege la información sensible

• No recopiles PHI (diagnósticos, seguros) en las Páginas de Inscripción

• Utiliza tu HCE para una admisión segura

• Doodle utiliza normas de seguridad y cumplimiento de nivel empresarial

Reduce las ausencias y las lagunas de última hora

Utiliza pequeños cambios para mejorar la asistencia:

• Exige un depósito a través de Stripe

• Establece normas claras de cancelación en la descripción

• Activa recordatorios por correo electrónico + SMS con Zapier

• Ofrece listas de espera utilizando Hojas de Inscripción

• Añade horarios de sesión alternativos en tu correo electrónico de confirmación

Organiza clases híbridas y telesalud sin quebraderos de cabeza

Puedes gestionar tanto las clases online como las presenciales desde una Página de Reserva.

• Utiliza enlaces de vídeo integrados (Zoom, Meet, Teams, Webex)

• Añade una nota: "Únete 5 minutos antes para comprobar el audio"

• Para sesiones híbridas, muestra tanto la ubicación como la información de vídeo

• Las zonas horarias se ajustan automáticamente para los asistentes remotos

• Adjunta folletos o notas preparatorias

Herramientas y soluciones que hacen que esto funcione

Aquí tienes una tabla de las funciones de Doodle que permiten programar clases en grupo:

Utiliza lo que necesites ahora - amplíalo después.

Ejemplos reales

Serie educativa sobre diabetes

• Página de reservas: Martes a las 17 h y sábados a las 10 h

• Stripe: 10 $ de depósito

• Hoja de inscripción: 12 plazas por sesión

• Resultados: Menos ausencias, asistencia constante a clase

Preparación física y educación prenatal

• Mezcla de opciones presenciales y Zoom, claramente etiquetadas

• Descripción de IA con tono acorde con la marca de la clínica

• Admisión: Sólo una pregunta de movilidad sencilla

• Resultados: Aumento de las derivaciones e inscripciones rápidas a través de Instagram

Grupo para dejar de fumar

• Encuesta de grupo para elegir la hora ideal

• Zapier envía un SMS recordatorio por la mañana

• Nombres de los participantes ocultos por privacidad

• Resultados: Gran asistencia y remisiones por parte de los médicos de cabecera

Errores comunes a evitar

• Compartir varios enlaces de reserva: crea confusión

• Pedir PHI en páginas públicas de inscripción

• Ocultar las tarifas o la política de reembolso hasta el último paso

• Omitir recordatorios

• Hacer que los remitentes adivinen cómo ayudar

Un enlace. Información clara. Proceso seguro.

Puntos clave

• Una sola Página de Reservas puede gestionar toda la agenda de tu programa

• Utiliza Stripe para reducir las ausencias y confirmar la asistencia

• Emparéjala con las Hojas de Inscripción para gestionar el aforo

• Protege la privacidad ocultando los datos de los participantes

• Haz que tu sistema cumpla la normativa y sea fácil de usar para los pacientes

Empieza a programar mejor

No necesitas un nuevo sitio web ni un gran equipo administrativo para llenar tu próxima clase. Crea una Página de Reservas, conecta tu calendario y deja que los pacientes elijan la mejor hora. Doodle añade enlaces de vídeo, cobra y envía recordatorios para que puedas centrarte en la atención.

Crea hoy tu Página de Reservas: