Evite los errores más comunes en la planificación de reuniones: Guía del empresario

Como empresario, usted sabe que las reuniones fructíferas son una parte esencial del funcionamiento de su empresa. Las reuniones pueden ser una forma estupenda de compartir información, generar ideas y tomar decisiones importantes. Sin embargo, también pueden ser una pérdida de tiempo, devorar su agenda si no están bien planificadas y ejecutadas, lo que a menudo conduce a muchos errores comunes de los planificadores de reuniones.

Aunque a veces pueda parecer imposible, es posible celebrar reuniones con éxito y evitar errores en la gestión del calendario. Exploremos algunos errores comunes en la planificación de reuniones y cómo puede evitarlos. Siguiendo estos consejos de gestión del calendario para emprendedores, podrá asegurarse de que sus reuniones sean productivas, eficientes y eficaces.

Perder el tiempo

Cuántas veces has estado en una reunión para decirte a ti mismo; "esto debería haber sido un email"? Perder el tiempo en reuniones inútiles no es una buena forma de llevar tu negocio.

Antes de programar una reunión, tómese un tiempo para pensar en lo que quiere conseguir. ¿Intenta compartir información? ¿Resolver un problema? ¿Tomar una decisión? Si establece objetivos claros, se asegurará de que la reunión se mantenga centrada y bien encaminada.

Como empresario, el lema "el tiempo es oro" nunca será más cierto. Muchas veces da la sensación de que si no estás trabajando, no estás ganando nada. Esto significa que cuando se trata de reuniones, tienen que ser con las personas adecuadas para hacer crecer tu negocio. Invitar a demasiada gente puede llevar a la confusión y al caos. También significa que no se hace nada. Haz una lista de las personas que necesitas para tomar decisiones y pedir consejo. No invites a las personas que no pasen el corte.

Ir y venir para encontrar un momento en el que reunir a la gente puede ser agotador. Además, es una pérdida de tiempo. Como empresario, podrías estar buscando reunirte con inversores y ellos son personas ocupadas. Prueba a utilizar una herramienta de programación como Doodle. Con una Página de Reservas, puedes establecer tu disponibilidad y luego todo lo que tienes que hacer es enviar un enlace. De este modo, la gente podrá reservar tiempo contigo con un solo clic, ¡sin perder tiempo!

Tomar decisiones eficaces

Has invitado a las personas adecuadas a tu reunión, así que es importante que te asegures de fomentar su participación y compromiso. Estas son las personas que te ayudarán a tomar una decisión, así que pide opiniones y comentarios a todos los presentes. Tu trabajo consiste en asegurarte de que todos los puntos de vista sean escuchados y tenidos en cuenta.

Si tienes empleados, escucharles puede ayudarles a sentirse más valorados e incluidos en el proceso. Nunca se sabe, puede que recibas una gran opinión de alguien que no esperas.

No siempre vas a poder tomar todas las decisiones sobre la marcha en la reunión. [Los correos electrónicos de seguimiento son importantes. Asegúrese de que se completan los elementos de acción para que las decisiones posteriores puedan tomarse basándose en pruebas y no en conjeturas. Si sigues la evolución de tus decisiones y las actualizas periódicamente, te asegurarás de que sean eficaces y tengan éxito.

Prepárese para el control remoto

Los empresarios modernos deben estar preparados para hacer sus negocios en línea. Es inevitable que te encuentres participando en cada vez más reuniones a distancia. Para estar preparado para estas reuniones, es importante ser consciente de las zonas horarias y asegurarse de que entiende cómo utilizar su herramienta de videoconferencia.

Uno de los principales retos de las reuniones a distancia es coordinar horarios en distintas zonas horarias. Para evitar confusiones y garantizar que todos puedan asistir, es importante considerar cuidadosamente la hora de la reunión y comunicarla claramente a todos los asistentes. Las herramientas de programación son excelentes para ajustar la hora de una reunión a la hora local de la persona, lo que significa que saben exactamente cuándo es la reunión. Integración con tu calendario puede contribuir a ello reservando la hora acordada. Se acabaron las reservas dobles.

Otra consideración importante es su herramienta de videoconferencia. Para que la reunión se desarrolle sin problemas, es importante que te familiarices con la herramienta y te asegures de que entiendes cómo utilizarla. Para ello, puedes probar la herramienta antes de la reunión, solucionar cualquier problema técnico y asegurarte de que dispones de una buena conexión a Internet.

No se sobrecargue

Según Forbes, la productividad se ve mermada porque los empresarios en fase inicial programan demasiadas reuniones. Como empresario, es fácil caer en la trampa de sobrecargarse de reuniones. Puede que sientas que necesitas reunirte con tanta gente como sea posible para hacer crecer tu negocio y mantenerte al día. Sin embargo, estar constantemente en reuniones puede ser contraproducente.

Las reuniones consumen tiempo y te apartan de tareas más importantes. Si está constantemente en reuniones, es posible que no tenga tiempo suficiente para trabajar en las cosas que realmente importan a su empresa, como desarrollar nuevos productos o servicios, trabajar en marketing y ventas o gestionar sus finanzas.

Además, pueden ser mentalmente agotadoras, sobre todo si implican conversaciones difíciles o la toma de decisiones. Si estás constantemente en reuniones, puede que te sientas agotado e incapaz de centrarte en las cosas que realmente importan.

No todas las reuniones tienen la misma importancia, así que asegúrate de organizar y asistir sólo a las que realmente importan.

En general, son los pequeños cambios los que pueden ayudarte a evitar los errores habituales en las reuniones y es importante encontrar un equilibrio en el número de ellas. Reunirse con inversores y expertos puede ser útil para hacer crecer tu negocio, pero no dejes que sean los dueños de tu agenda. Es importante tener tiempo libre en el calendario para hacer otras cosas.

Cuando tengas que tener reuniones Priorice, planifique y esté dispuesto a utilizar la tecnología para maximizar su disponibilidad. Menos reuniones bien planificadas serán mucho más productivas para ti y para tu empresa.