Richte eine eigene Buchungsseite für dein Unternehmen ein

Eine gebrandete Buchungsseite macht es den Kunden leicht, einen Termin mit dir zu vereinbaren und darauf zu vertrauen, dass sie an der richtigen Stelle sind. Sie spart deinem Team Zeit, reduziert das Hin und Her und schützt deinen Kalender.

Als Buchhalterin oder Buchhalter wechselst du von der Steuervorbereitung über Beratungsgespräche bis hin zu Gehaltsabrechnungen. Dein Tag kann sich schnell mit E-Mail-Threads, verpassten Anrufen und Terminverschiebungen füllen. Dieser Lärm beeinträchtigt die abrechenbaren Stunden und die Kundenerfahrung.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du eine gebrandete Buchungsseite für dein Unternehmen einrichtest, was du für die Steuersaison und darüber hinaus beachten solltest und wie Doodle dir bei der Terminbuchung, bei Zahlungen und Erinnerungen helfen kann - mit praktischen Schritten und echten Beispielen.

Die Herausforderung für Buchhaltungsfachleute

Buchhalter/innen jonglieren das ganze Jahr über mit vielen verschiedenen Terminen - von der Beratung neuer Kunden bis hin zu Gesprächen über das Sammeln von Dokumenten, vierteljährliche Überprüfungen und Diskussionen mit dem Finanzamt. Jedes dieser Treffen hat eine andere Dauer, erfordert eine andere Vorbereitung und birgt das Risiko, dass man nicht erscheint.

Häufige Probleme

• Endlose E-Mail-Threads, um einen Termin zu finden

• Kunden buchen die falsche Besprechungsart

• Doppelte Buchungen, wenn die Kalender nicht miteinander verbunden sind

• Nichterscheinen in Spitzenzeiten wie März und April

• Unbezahlte Beratungen, die wertvolle Stunden verschwenden

Diese Probleme verursachen versteckte Kosten. Zehn Minuten hier und da werden schnell zu Stunden pro Woche. Eine übersichtliche Buchungsseite hilft dir, den Ablauf zu kontrollieren, Erwartungen festzulegen und deinen Kalender zu organisieren.

Warum dies für Buchhalter/innen wichtig ist

Die Terminplanung sollte deine Einnahmen schützen - und sie nicht schmälern. Eine solide Buchungsstruktur verbessert:

• Zeitmanagement durch Vermeidung von Überschneidungen und Überraschungen am späten Tag

• Kundenvertrauen durch ein einheitliches Erscheinungsbild und klare Anweisungen

• Sicherung der Einnahmen durch Einziehung von Beratungsgebühren oder Kautionen

• Die Genauigkeit des Kalenders wird durch automatische Halte- und Erinnerungsfunktionen verbessert.

• Teamkoordination, wenn sich mehrere Mitarbeiter Besprechungstypen teilen

Wenn Kunden einen Termin wählen und an einem Ort bezahlen können, verringern sich die Reibungsverluste und die Abschlussquote steigt. In der Steuersaison kann das den Unterschied zwischen ruhigen Tagen und Chaos ausmachen.

Plane deine gebrandete Buchungsseite

Beginne mit einem einfachen Plan. Lege fest, was du anbietest und wann du dich treffen willst.

Liste deine Besprechungstypen auf

Lege für jede Besprechungsart fest:

• Dauer und Pufferzeit

• Ort (persönlich oder per Video)

• Gastgeber (Partner oder Mitarbeiter)

• Vorbereitungsbedarf (Dokumente oder Formulare)

• Gebühr (falls bei Buchung gezahlt)

Lege deine Kalenderregeln fest

Kunden sollten nur die Zeitfenster sehen, die du erlaubst:

• Blockiere Zeit für Rücksendungen und Audits

• Biete Termine nur an, wenn du bereit bist, dich zu treffen

• Reduziere die Verfügbarkeit während der Spitzenmonate

• Füge Puffer vor und nach jedem Treffen hinzu

Mit Doodle kannst du Google Calendar, Microsoft Outlook oder Apple Calendar verbinden. Doodle blendet belegte Zeiten automatisch aus und zeigt nur deine offenen Termine an.

Bereite deine Anweisungen vor

Reduziere die Verwirrung mit klaren Notizen auf der Buchungsseite:

• Was du mitbringen musst (z. B. die letzten zwei Jahre der Steuererklärung, aktuelle Gehaltsabrechnungen)

• Wie man Dateien weitergibt (Link zum sicheren Portal)

• Regeln für Ummeldungen und Verspätungen

• Alle vorbereitenden Formulare oder erforderlichen Details

Die KI-Meetingbeschreibungen von Doodle Pro helfen dir, diese Inhalte schnell zu verfassen - passe den Ton einfach an den Stil deines Unternehmens an.

Erstelle deine Buchungsseite in Doodle

Du kannst deine eigene Buchungsseite in wenigen Minuten einrichten.

1. Erstelle dein Doodle-Konto und verbinde deinen Kalender

   • Wähle Google-, Outlook- oder Apple-Kalender

   • Schalte die Synchronisierung ein, damit belegte Zeiten ausgeblendet werden

   • Füge dein Video-Tool hinzu (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco)

2. Buchungsarten erstellen

   • Füge jeden von dir aufgeführten Meeting-Typ hinzu

   • Dauer, Puffer und Limits festlegen

   • Wähle einen Ort für ein persönliches Treffen oder ein Video

   • Füge Aufnahmefragen hinzu (z. B. Art des Unternehmens, Steuerjahr, Ziele)

   • Stornoregeln festlegen

3. Zahlungen mit Stripe hinzufügen

   • Gebühren für Beratungsgespräche oder Treffen nach Geschäftsschluss erheben

   • Biete Anzahlungen oder vollständige Bezahlung bei der Buchung an

   • Erstattungsregeln festlegen

4. Dein Branding anwenden

   • Lade in Doodle Pro oder Doodle Teams dein Logo hoch

   • Wähle deine Firmenfarben

   • Füge eine kurze Willkommensnachricht hinzu

5. Teile deinen Link

   • Füge sie zu deiner Website und deiner E-Mail-Signatur hinzu

   • Füge einen QR-Code in gedruckte Briefe ein

   • Veröffentliche ihn in Einführungs-E-Mails

6. Schalte Erinnerungen ein

   • Sende 24 Stunden und 2 Stunden vor dem Termin eine E-Mail-Erinnerung

   • Verwende Zapier, um auf Wunsch SMS-Erinnerungen auszulösen

   • Erinnere die Kunden daran, vor dem Treffen Dateien hochzuladen

Branding-Details, die Vertrauen schaffen

Deine Buchungsseite sollte sich anfühlen wie deine Website:

• Verwende das gleiche Logo, die gleichen Farben und den gleichen Ton

• Halte den Titel des Meetings klar (z.B. " Neukundengespräch")

• Füge einen Slogan hinzu (z.B. " Klare Steuerberatung für kleine Unternehmen")

• Verlinke auf deine Datenschutzrichtlinie

Mit Doodle Pro kannst du ein individuelles Branding hinzufügen und die Werbung entfernen, damit der Fokus auf deiner Firma bleibt.

Setze Leitplanken, um deine Zeit zu schützen

Kleine Regeln machen in der Steuersaison einen großen Unterschied:

• Verlangt eine Vorankündigung von 12-24 Stunden

• Begrenze, wie weit im Voraus Kunden buchen können

• Begrenze die Anzahl der täglichen Besprechungen nach Art (z.B. drei neue Kundengespräche pro Tag)

• Fordere die Zahlung ein, um ein Nichterscheinen zu verhindern

Doodle setzt diese Vorgaben automatisch um - eine Überwachung des Posteingangs ist nicht nötig.

Mach es einfach, sich online zu treffen

Für Kunden aus der Ferne musst du dein Video-Tool nur einmal anschließen. Doodle fügt den Link automatisch zu jeder Buchung hinzu. Die Kunden erhalten eine Einladung mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco Details - es sind keine weiteren Schritte erforderlich.

Praktische Tipps für Buchhalter

• Erstelle Wochentags-Themen - Gruppiere ähnliche Treffen, um dich zu konzentrieren.

• Biete kurze und lange Optionen an - Hilf deinen Kunden zu wählen, was ihren Bedürfnissen entspricht.

• Verwende Eingangsfragen - Verhindere Überraschungen, indem du nach der Art des Unternehmens oder der Software fragst.

• Füge Eiloptionen mit Gebühren hinzu - Schütze deine Zeit in arbeitsreichen Monaten.

• Lege Fristen für Dokumente fest - Fordere 48 Stunden vor dem Treffen einen Upload an.

• Gib eine Teamseite frei - Nutze Doodle Teams für die Terminplanung in der Runde.

• Biete telefonische Beratungen an - Biete das Telefon als Besprechungsoption an.

• Verwende 1:1 für VIPs - Schicke handverlesene Zeitfenster an wichtige Kunden.

• Verwende Anmeldeformulare - Verwalte Workshops oder Kliniken mit begrenzten Plätzen.

• Verwende Gruppenumfragen - Koordiniere dich einfach mit mehreren Interessengruppen.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Vage Namen für Meetings - Führen zu Verwirrung und falschen Buchungen.

• Offener Kalender ohne Grenzen - führt zu Ermüdung und Chaos.

• Keine Bezahlung für Konsultationen - Erhöht das Nichterscheinen.

• Fehlende Pufferzeiten - Führt zu verspäteten Starts.

• Manuelle Videolinks - Erhöht die Fehlerquote; automatisiere sie.

• Keine Erinnerungen - Verringert die Anwesenheit.

• Ein Link für alles - Kunden brauchen klare, separate Buchungsseiten.

Tools und Lösungen mit Doodle

Beispiele aus der Praxis

Eingang der Steuersaison

• Problem: Hunderte von Buchungs-E-Mails.

• Lösung: Erstelle einen Typ "Tax Preparation Intake" mit Stripe-Einzahlung, Upload-Frist und Erinnerungen.

• Ergebnis: Vorbereitete Kunden und weniger Absagen.

Entdeckung neuer Kunden

• Problem: Leads können jederzeit eintreffen.

• Lösung: Teile den Link zu einem 20-minütigen Discovery Call mit Doodle Teams in der Runde.

• Ergebnis: Schnellere Reaktion auf Leads.

Vierteljährliche Beratungstreffen

• Problem: Geringe Resonanz auf die Planungsgespräche.

• Lösung: Biete 60- und 30-minütige Optionen mit Vorbereitungsformularen an.

• Ergebnis: Mehr gebuchte Sitzungen.

Einrichtung der Gehaltsabrechnung

• Problem: Überlastung Mitte des Monats.

• Lösung: Einen 45-minütigen Slot für die Gehaltsabrechnung mit Puffern einrichten.

• Ergebnis: Reibungsloser Arbeitsablauf.

Vorstandssitzungen zum Jahresende

• Problem: Abgleich von vollen Kalendern.

• Lösung: Versende eine Gruppenumfrage mit Zeitoptionen.

• Ergebnis: Ein-Klick-Terminierung für alle Teilnehmer/innen.

Schulungsworkshop

• Problem: Begrenzte Kapazität.

• Lösung: Verwende einen Anmeldebogen mit begrenzter Teilnehmerzahl.

• Ergebnis: Volle Sitzungen, kein Chaos.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Eine gebrandete Buchungsseite schützt deine Zeit und verbessert das Image deines Unternehmens

• Definiere klare Sitzungstypen mit Regeln und Gebühren

• Verbinde deinen Kalender für Genauigkeit in Echtzeit

• Nutze Doodle-Tools für Branding, Zahlungen und Erinnerungen

• Kombiniere Buchungsseite, 1:1, Gruppenumfragen und Anmeldebögen für eine vollständige Abdeckung

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Eine gebrandete Buchungsseite verkürzt das Hin und Her, erhöht die Auftrittsraten und gibt den Kunden das Gefühl, vom ersten Klick an gut betreut zu werden. Mit Doodle kannst du dein Logo hinzufügen, deinen Kalender einbinden und Zahlungen mit Stripe abwickeln - alles an einem Ort.

Bist du bereit, Termine für deine Buchhaltungsfirma auf Autopilot zu stellen? Erstelle deine erste Buchungsseite in wenigen Minuten und sieh dir an, wie Buchhalter jede Woche Stunden sparen.