Durchführung von bezirksweiten Workshops: Tagesordnungen, Anmeldungen und Erinnerungen

Bei der Organisation eines bezirksweiten Workshops geht es nicht nur darum, Leute in einen Raum zu bekommen. Es geht darum, die richtigen Leute zur richtigen Zeit und mit den richtigen Erwartungen zu versammeln. Als Bildungsberater bist du oft derjenige, der dafür sorgen muss. Aber die Koordination von Schulen, Rollen und Kalendern? Das kann schnell unübersichtlich werden.

Lass uns darüber reden, wie du es einfacher machen kannst.

Warum bezirksweite Workshops schwer zu koordinieren sind

Jede Schule arbeitet nach ihrem eigenen Zeitplan. Wenn dann noch die Bezirksleitung, die Gemeindevertreter/innen oder das Hilfspersonal hinzukommen, musst du plötzlich fünf verschiedene Kalender, Dutzende von E-Mails und einen Countdown bis zur Deadline verwalten.

Wahrscheinlich jonglierst du:

• Lehrkräfte mit eingeschränkter Verfügbarkeit außerhalb der Unterrichtszeiten

• Schulleiter/innen, die Monate im Voraus gebucht sind

• Unterstützungsfunktionen, die auf mehrere Gebäude verteilt sind

• Unterschiedliche Zeitzonen, besonders in großen oder abgelegenen Distrikten

• Teilnehmer, die E-Mails verpassen oder vergessen, sich anzumelden

Ohne die richtigen Systeme kann die Organisation eines einzigen Workshops eine ganze Woche lang dauern.

Die drei Dinge, die jeder gute Workshop braucht

Eine reibungslose, konzentrierte Veranstaltung beginnt, bevor jemand kommt. Hier sind die Bausteine, die alles auf Kurs halten:

Ganz gleich, ob du Fortbildungen, Zuhörersitzungen oder Lehrplandiskussionen veranstaltest, diese drei Elemente sind ausschlaggebend für deine Ergebnisse.

Wie Doodle Bildungsberatern hilft, bessere Workshops zu leiten

Genau hier kommt Doodle ins Spiel. Doodle gibt dir Werkzeuge an die Hand, mit denen du deine Workshops planen, organisieren und nachbereiten kannst, ohne dass du dich um die Verwaltung kümmern musst.

Und so geht's:

Nutze die Gruppenumfrage, um die beste Zeit zu finden

Schlage ein paar Zeitoptionen vor und lass deine Stakeholder abstimmen. So findest du schnell den Termin, der für die meisten passt - ohne Rätselraten oder endlose E-Mail-Threads.

Verwende Anmeldeformulare zur Verwaltung der Teilnehmerzahl

Egal, ob du mehrere Workshops anbietest oder eine einzelne Veranstaltung mit begrenzten Plätzen durchführst, mit Doodles Anmeldeformular ist die Anmeldung ganz einfach. Erstelle einfach deine Veranstaltungen, teile einen Link und lass die Teilnehmer/innen die Zeit wählen, die ihnen passt. Du siehst in Echtzeit, wer teilnimmt - keine Tabellenkalkulationen, keine Doppelbuchungen.

Wenn du eine schulübergreifende Fortbildung durchführst oder optionale Workshops anbietest, sorgt dieses Tool für Ordnung.

Nutze 1:1 oder die Buchungsseite für Coaching und Nachbereitung

Nach dem Workshop möchtest du vielleicht persönliche Nachbesprechungen oder Coaching-Sitzungen anbieten. Mit Doodle 1:1 kannst du eine kurze Liste mit verfügbaren Terminen veröffentlichen und die Lehrkräfte oder Leiter/innen den für sie passenden Termin auswählen lassen. Wenn du bezahlte Beratungsgespräche anbietest, richte eine Buchungsseite ein und verbinde sie mit Stripe, um die Zahlungen für die Teilnehmer/innen einzuziehen.

Du musst keine Rechnungen nachverfolgen oder den Teilnehmern hinterherlaufen - Doodle erledigt das im Hintergrund.

Pro-Funktionen, die dir viel Zeit sparen

Doodle Pro gibt dir noch mehr Kontrolle und Flexibilität. Du bekommst:

• Unbegrenzte Gruppenumfragen, Anmeldebögen und Buchungsseiten

• Keine Werbung, niemals

• Erweiterte KI-generierte Meeting-Beschreibungen (Tonfall, Länge und Anweisungen können angepasst werden)

• Individuelles Branding, damit deine Einladungen professionell wirken

• Integrationen für Videokonferenzen mit Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und Webex

• Private Teilnehmerdetails für sensible Meetings oder für den Schutz der Privatsphäre in einem anderen Schulbezirk

Wenn du schul- oder regionsübergreifend arbeitest, können diese Funktionen deine Koordinationszeit um Tage verkürzen.

Du legst Wert auf Datenschutz - wir auch

Als Berater/in hast du oft mit sensiblen Themen, geschützten Daten und verschiedenen Interessengruppen zu tun. Doodle erfüllt Sicherheitsstandards auf Unternehmensebene, und deine verbundenen Kalenderdetails sind nur für dich sichtbar. Du kannst entscheiden, ob die Teilnehmer/innen sich gegenseitig sehen können, wenn sie ihre Einverständniserklärung abgeben, was Doodle zu einer sicheren Option für öffentliche Einrichtungen, Elterngruppen oder Gemeindeveranstaltungen macht.

Konzentriere dich auf die Menschen, nicht auf die Logistik

Du bringst Einblick, Strategie und Klarheit in die Distrikte, die du unterstützt. Lass nicht zu, dass die chaotische Koordination diesen Fokus stiehlt.

Mit Doodle kannst du das:

• Zeiten mit der Gruppenumfrage vorschlagen

• Mit dem Anmeldeformular die Anwesenheit verfolgen

• Nachfassaktionen mit 1:1 oder der Buchungsseite anbieten

• Zahlungen sicher über Stripe einziehen

• Die Privatsphäre aller Teilnehmer/innen schützen und gleichzeitig die Kontrolle behalten

Ganz gleich, ob du eine Fortbildungsreihe oder ein bezirksweites Gipfeltreffen planst, Doodle hilft dir, weniger Zeit mit der Koordination zu verbringen - und mehr Zeit, um etwas zu bewirken.