Moderation von Gruppensitzungen 101

Gruppenbesprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Gruppe, jedes Unternehmens oder jeder Organisation, an der mehr als zwei Personen beteiligt sind. Die Sicherstellung, dass Ihr Team an einem Strang zieht, das Brainstorming neuer Ideen und die Festigung von Unternehmenspraktiken sind nur einige der Gründe, warum Besprechungen ein wichtiger Bestandteil des Betriebs sind. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie Meetings für Gruppen jeder Größe erfolgreich moderieren können.

Koordinieren Sie einen perfekten Zeitpunkt

Die Koordinierung eines perfekten Zeitpunkts für Ihr Meeting ist der erste Schritt auf unserer Meeting 101-Liste, denn wenn Sie die Meeting-Plattformen einen Zeitpunkt wählen lassen, der für sie am besten geeignet ist, können Sie ein produktives Gruppenmeeting gewährleisten. [Führen Sie eine Umfrage durch (https://doodle.com/en/solutions/board-meetings/), um herauszufinden, zu welcher Zeit Ihr Meeting stattfinden soll. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass jemand nicht kommen kann, weil er die Schule abholen muss, oder dass eine andere Person durch einen früheren Termin gebunden ist. Wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, den Zeitpunkt selbst zu bestimmen, fühlen sie sich respektiert und haben die Kontrolle. Eine höfliche und einfache Geste wie die Durchführung einer Umfrage kann erheblich zum Erfolg Ihres Meetings beitragen.

Check-In mit Teilnehmern

Wenn Sie Ihre Gruppensitzung mit einem kurzen Check-in beginnen, können sich Ihre Teilnehmer entspannen und konzentrieren. Fragen Sie einfach alle, wie es ihnen geht oder ob sie etwas auf dem Herzen haben, bevor Sie mit der Tagesordnung beginnen. Ein Eisbrecher zu Beginn bricht nicht nur das Eis, sondern gibt den Teilnehmern auch das Gefühl, wichtig zu sein und sich um sie zu kümmern. Meetings sind am produktivsten, wenn alle Beteiligten das Gefühl haben, geschätzt und gebraucht zu werden.

Rollen zuweisen

Bei der Moderation von Besprechungen sollten Sie den Teilnehmern wichtige Rollen zuweisen, um eine gemeinsame Verantwortung innerhalb der Gruppe zu schaffen. Ein Moderator kann die Teilnehmer bitten, Notizen zu machen oder die Zeit zu messen. Eine andere großartige Aufgabe für die Teilnehmer, die einfach ist und wenig Druck ausübt, besteht darin, sie zu bitten, sich eine einzigartige Begrüßung oder Verabschiedung für Ihr Treffen auszudenken. Wechseln Sie bei wiederkehrenden Besprechungen die Rollen und lassen Sie andere so oft wie möglich an Ihrer Besprechung teilnehmen. Wenn Sie ein Gruppenmeeting veranstalten, brauchen Sie die Beteiligung der gesamten Gruppe, um ein erfolgreiches Ziel zu erreichen.

Aktives Zuhören

Bei einer Gruppensitzung sollte der Moderator nie die einzige Person sein, die während der gesamten Sitzung spricht. Üben Sie mit Ihren Gesprächspartnern aktives Zuhören und nehmen Sie ihre Worte aufmerksam auf. Nachdem Sie aufmerksam zugehört haben, geben Sie dem Redner Feedback und Bestätigung und versichern Sie ihm, dass Sie verstanden haben, was er gesagt hat, oder bitten Sie ihn um Klarstellung, wenn Sie es nicht verstanden haben.

Wenn Sie ein erfolgreiches Meeting haben wollen, ist Zuhören ein unglaublich wichtiger Schritt auf unserer Meeting 101 Liste. Wenn sich Ihre Gesprächspartner ungehört fühlen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie sich abkapseln und uninteressiert werden - was zu einer unproduktiven Zeit für alle Beteiligten führt. Gruppensitzungen sollten keine Diktatorensitzungen sein, sondern Lernerfahrungen mit mehreren Gelegenheiten, verschiedene Meinungen zu äußern.

Take Turns

In Anknüpfung an Punkt vier sollten Sie auch bei der Moderation von Besprechungen darauf achten, dass Sie die Teilnehmer abwechselnd zu Wort kommen lassen. Wenn mehrere Teilnehmer gleichzeitig das Wort ergreifen wollen, notieren Sie sich schnell ihre Namen und lassen Sie jeden einzeln zu Wort kommen. Wenn Sie ein virtuelles Meeting veranstalten, verfügen die meisten Plattformen über eine "Hand heben"-Funktion. Wenn Sie die Teilnehmer dazu auffordern, diese Funktion zu nutzen, haben Sie schnell Zugriff auf die Namen aller, die sich zu Wort melden möchten.

Eingrenzen Sie es ein

Bei natürlichen menschlichen Interaktionen neigen wir dazu, während eines Gesprächs mühelos von einem Punkt zum nächsten zu springen. Während dies beim Brunch oder bei einem Treffen mit Freunden in Ordnung ist, ist es bei einer Gruppensitzung völlig kontraproduktiv.

Vermeiden Sie Wartezeiten, indem Sie die Themen Ihrer Besprechungen klar und deutlich festlegen. Machen Sie Ihre Themen gleich zu Beginn der Besprechung klar und kündigen Sie an, wenn Sie von einem Punkt zum nächsten übergehen. Sie können Ihre Besprechung inklusiv gestalten, indem Sie eine Umfrage machen und die Teilnehmer bitten, sich zu äußern, welche Themen ihrer Meinung nach besprochen werden sollten.

Planen Sie im Voraus

Anknüpfend an Punkt sechs ist es sehr empfehlenswert, vor Beginn der Gruppensitzung eine schriftliche Tagesordnung zu erstellen. Auch wenn Sie über ein hervorragendes Gedächtnis verfügen und meinen, dass Sie keine physische Tagesordnung benötigen, empfehlen wir Ihnen, eine zu haben. Eine Tagesordnung sorgt dafür, dass Sie sich während der Gruppensitzung konzentrieren können.

Eine physische oder digitale Tagesordnung ist auch ein hervorragendes Hilfsmittel, um sie an alle Ihre Besprechungsplattformen zu verteilen. So kennen alle Teilnehmer alle Diskussionspunkte im Voraus und haben die Möglichkeit, ihre Redebeiträge im Voraus vorzubereiten.

Pause

Machen Sie eine Pause und geben Sie sich und den Teilnehmern die Möglichkeit, über alles nachzudenken, was gerade besprochen wurde. Bei Gruppensitzungen werden viele Informationen ausgetauscht. Geben Sie dem Gehirn einen Moment Zeit, um alles zu verdauen und zu verarbeiten, was es gerade erhalten hat.

Ermuntern Sie Ihre Teilnehmer nach der stillen Reflexion, ihre Gedanken aufzuschreiben, Bedenken zu äußern oder Fragen zu stellen. Diese einfache Übung wird sowohl Ihnen als auch den Teilnehmern helfen, alle Ihre Themen sowie den allgemeinen Zweck des Treffens selbst zu verinnerlichen.

Ermutigung zur Teilnahme

Auch wenn sich manche Gruppenmitglieder weniger lautstark äußern als andere, sind ihre Stimmen genauso wichtig. Als Moderator sollten Sie alle Teilnehmer zur Teilnahme an der Besprechung auffordern. Schaffen Sie einen geschützten Raum und locken Sie die Leute aus der Reserve, indem Sie ihnen Fragen wie "Was denken Sie?" stellen. Oder "Haben Sie noch andere Ideen?"

Eine weitere Möglichkeit, schüchterne Teammitglieder zur Teilnahme zu ermutigen, ist die Aufteilung der Gruppenbesprechungsplattformen in kleine Gruppen. In einer kleineren Gruppe können sie sich vielleicht ein wenig entspannen. Bringen Sie nach der Aufteilung in Kleingruppen alle wieder in die Gesamtgruppe zurück und fragen Sie einen Teamleiter nach den Highlights der Konversation. Auf diese Weise können auch die eher schweigsamen Teammitglieder gehört werden, ohne dass sie die Angst haben müssen, vor einer großen Gruppe zu sprechen.

Schlussfolgerung

Wir hoffen, dass unsere 101 Punkte Ihnen dabei helfen werden, Ihr Gruppenmeeting erfolgreich zu gestalten. [Besuchen Sie unsere Website (https://doodle.com/en/), um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Umfragen für Ihre Meetings erstellen können. Prost auf die Produktivität, das Erreichen von Zielen und neue brillante Ideen!