Book It stärkt den Doodle Bot in Slack mit künstlicher Intelligenz

In fast allen Unternehmen, in denen ich die letzten Jahren gearbeitet habe, gab es eine Konstante: Slack war die Plattform für interne Kommunikation. Und so ist es auch bei Doodle. Wir kommunizieren den aktuellen Projektstatus auf Slack, teilen Informationen und halten alle auf dem Laufenden über unsere Firmenaktivitäten und HR Themen. Der tägliche Austausch mit Teammitgliedern und Kollegen, die oft in anderen Büros sitzen (oder so wie jetzt im Home Office sind) findet auf Slack statt und erleichtert unsere Zusammenarbeit. E-Mails verschickt fast niemand mehr.

Das Remote Arbeiten könnte sogar noch einfacher werden, wenn bei den Slack Integrationen mehr künstliche Intelligenz eingesetzt wird, um ihre Funktionalität zu verbessern. Unser Produktteam befasst sich mit den neuesten Entwicklungen im Bereich New Work und beobachtet stetig, wie sich Arbeitsprozesse weiter entwickeln. Sie sorgen dafür, dass auf Doodle neue Funktionen hinzukommen, die die Abläufe weiter optimieren und Arbeit erleichtern. Und genau so etwas gibt es jetzt – unser beliebter Doodle Bot, der in Slack lebt, hat jetzt eine Book It-Funktion.

Was kann Book It? Es wird der Funktion und der darin steckenden Raffinesse nicht gerecht, wenn ich nun einfach darüber schreibe – darum habe ich mich mit Netali Jakubovitz unterhalten. Sie ist die verantwortliche Doodle Produktmanagerin und bietet einige erfrischende und zum Nachdenken anregende Perspektiven zu künstlicher Intelligenz, smarter Technologie und dazu, wie diese technologischen Fortschritte die Zukunft unseres Arbeitens gestalten werden. 

Netali, glaubst du, dass der Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Terminplanung im Vergleich zu anderen Branchen in der Vergangenheit zu stark vernachlässigt oder sogar übersehen wurde? Warum glaubst du, ist das so?

Netali: Terminplanung ist eine sehr persönliche Sache – es geht schliesslich um die Gestaltung der eigenen Zeit – und erfordert Absprachen mit Anderen. Als organisierende Person stimmt man sich oft mit mehreren Personen über das Wann und Wie ab. Kompliziert wird es, wenn es, wenn sehr viele Leute involviert sind oder es über mehrere Zeitzonen geht. Da einen Konsens zu finden ist schwer und kostet Zeit –  hinzu kommt, dass der Termin vielleicht nicht für alle die gleiche Priorität im Terminkalender hat, manche sich Zeit lassen mit zusagen und wiedere andere ihre Meetings lieber auf den Vormittag legen.

Zum Beispiel zeigt eine Datenanalyse , dass Menschen häufig Meetings zusagen, obwohl sie bereits einen anderen Termin im Kalender haben.  Gerade wenn es um Gruppenmeetings geht, sind Leute eher bereit andere Termine zu verschieben, wenn dies der einzige Termin ist, an dem sonst alle anderen verfügbar sind. Das bedeutet aber auch gleichzeitig mehr Aufwand, denn der andere Termin muss ja abgesagt und verschoben werden.

Dieser Verhalten ist vollkommen normal, den wir alle wägen ab: welcher Termin ist wichtiger, welches Meeting bringt mir mehr und wo ist es eventuell schwieriger einen Alternativtermin zu finden? Es sind viele persönliche Entscheidung, die wir treffen.

Wirklich spannend daran ist, dass es für die User kontraproduktiv ist, wenn sie von einem automatischen System Terminvorschläge bekommen würden, an denen sie bereits Termine im Kalender stehen haben. Es wirkt wenig intelligent und hätte genau den gegenteiligen Effekt. Wir würden die Terminvorschläge nicht mehr Ernst nehmen und kämen durcheinander. Maschinelles Lernen, dass wir auch bei Book It einsetzen, beruht stark auf menschlicher Intuition und es ist eine Herausforderung, solche Verhaltensänderungen vorauszusehen.

Wie kann deiner Meinung nach Künstliche Intelligenz (und die smarte Funktionalität von Book It), den Remote Mitarbeitenden helfen, ihre virtuellen Meetings produktiver zu gestalten?

Netali: Zeitmanangement am Arbeitsplatz ist ein Schlüsselfaktor für Leistung und die Produktivität der Mitarbeitenden. Und gerade jetzt ist es besonders wichtig, da viele nun im Home Office sind, remote arbeiten und sich Unternehmen und Teams komplett neu strukturieren müssen. Das war der Anlass für uns, den Doodle Bot in Slack um die KI-basierte Book It Funktionalität zu erweitern.

Vor einiger Zeit haben wir bei Doodle umfassende Untersuchungen zu Planungsprozessen durchgeführt. Wir wollten wissen, wie umfangreich, langwierig und aufwendig ist die Planung von Meetings – mit und ohne Doodle. Die Ergebnisse waren ziemlich eindeutig. Für Meetings mit sechs bis acht Teilnehmern (eine häufige Grösse bei Meetings) dauert die Planung bis zu 30 Minuten. Wird Doodle für die Planung verwendet, sinkt die Zahl deutlich, auf 5 bis 10 Minuten. Das ist immer noch viel Zeit. Die Remote Teams können jetzt mehr Zeit sparen. Denn, im Schnitt dauert es 1:38 Minuten, um ein Meeting zu buchen, wenn die Book It  Funktion im Doodle Bot in Slack verwendet wird.

Dies ist ein perfektes Beispiel dafür, wie Technologie eine Schlüsselrolle für die Produktivitätssteigerung von Mitarbeitenden einnehmen kann – gerade Remote Teams brauchen hier gute Strukturen. Die 10 bis 20 Minuten, die bei der Planung gespart werden, können wertvoll genutzt werden: in Brainstorm-Sessions und in eine gute Vorbereitung des nächsten virtuellen Meetings. Und das negative Empfinden aus den Köpfen der Leute verschindet. Die Zeitersparnis zeigt ihnen, dass Meetingplanung auch einfach und schnell gehen kann. Das nimmt ihnen die Last und gibt Energie, sich auf das Meeting selbst zu konzentrieren und sich auf die Zusammarbeit zu fokussieren.

Book It ist vorausschauend und schlägt die nächsten Schritte im Laufe des Planungsprozesses vor. Das entlastet den Nutzer nicht nur vor und während dem Meeting, es macht auch die Nachbereitung einfacher. Indem künstliche Intelligenz die zeitraubenden Schritte übernimmt, bleibt vor allen den Remote Teams, aber auch allen anderen Mitarbeitenden mehr Zeit sich auf persönliche Interaktionen zu konzentrieren – eine Win-Win Situation für alle.

Wie sieht Terminplanung in der Zukunft bei Doodle aus? Wo wird künstliche Intelligenz in der Produkt Roadmap stehen? 

Netali: Unsere Vision ist es – als Unternehmen und auch als SaaS Produkt – den gesamten Meeting Lifecycle mit einzubeziehen. Das bedeutet, dass wir über das Element der reinen Terminplanung hinausgehen und auch die Effizienz und Effektivität des eigentlichen Meetings (mit-) gestalten. Wir stellen uns vor, dass die über Doodle organisierten Meetings analysiert werden können und wertvolle Einblicke liefern für Personalmanagement und Rekrutierung. Sie können aber auch helfen bei der Talentförderung oder bei der Verbesserung interner Prozesse.

Wie das für Unternehmen aussehen könnte? Detaillierte Meetinganalysen können Muster und Trends aufzeigen, die für HR Teams, Manager und Führungskräfte wertvoll sein könnten. Von einfachen Dingen, wie der Struktur der Meetings,  Anzahl Teilnehmer oder Analysen zu Dauer und Effizienz. Es kann aber auch komplexere Analysen geben, die Personalern Aufschluss darüber geben, wie das Planungsverhalten von Mitarbeitern sich auf Produktivität auswirkt. Oder für Teams aus dem Verkauf, in welchem Umfang finden Meetings statt, wie erfolgreich sind die Teams? Es gibt viele messbare Faktoren, die ausgewertet werden können, um Fragen zu beantworten und das Arbeiten zu optimieren.

Vor allem HR Teams können diese Art von Analysen und Erkenntnissen nutzen, um die Herausforderungen und Prioritäten der Mitarbeitenden besser zu verstehen. Detaillierte Meeting Analysen, die Trends in Produktivität, Engagement, Zusammenarbeit und sogar Leistung aufzeigen können, sind für Unternehmen von enormem Wert.

Die Menschen heutzutage leben und arbeiten digital. Daran müssen wir uns für die Zukunft orientieren – künstliche Intelligenz ist eine Weiterentwicklung. Es hilft uns das (digitale) Leben einfach und effizienter zu machen.

Um mehr über die Book It Funktionalität im Doodle Bot zu erfahren, schaue dir dieses Video an.