7 Gründe, warum virtuelle Meetings Ihr Unternehmen verbessern können

Wenn Zeitungen, Zeitschriften und Websites die stressigsten Lebensereignisse auflisten, die Menschen durchmachen können, konzentrieren sie sich meist auf Todesfälle, Scheidungen, Umzüge und Familiengründungen. Diese Journalisten haben noch nie versucht, ein Unternehmen zu gründen.

Die psychologischen Kosten der Gründung und Führung eines Unternehmens sind unglaublich hoch - sie können Unternehmer und Führungskräfte in Stress und sogar in Depressionen stürzen. Ungefähr die Hälfte aller neuen Unternehmen scheitert innerhalb der ersten fünf Jahre, so dass die Chancen auf Erfolg im besten Fall gering sind. Natürlich sind dies nicht gerade die besten Zeiten.

Die Aufmerksamen unter Ihnen haben vielleicht bemerkt, dass ein kleines Gesundheitsproblem über den Globus fegt, und wenn Sie nicht gerade in der Handgel- oder Heimunterrichtsbranche tätig sind, hat die COVID-19-Pandemie für fast alle Unternehmen überall schlechte Nachrichten gebracht. Allein in den USA haben fast eine halbe Million Unternehmen seit Beginn der Pandemie geschlossen. Die Auswirkungen sind nicht auf die USA beschränkt, und die Pandemie wirkt sich nicht nur auf Neugründungen und kleinere Unternehmen aus. Im Vereinigten Königreich schlossen im Jahr 2020 mehr als 10.000 große Ladenketten oder Markengastronomie- und Freizeiteinrichtungen ihre Türen.

Da die Spanne zwischen Scheitern und Überleben immer kleiner wird, müssen Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre Kosten zu senken, ihre Effizienz zu steigern und ihre Produktivität zu erhöhen. Die Nutzung virtueller Meetings könnte der notwendige Katalysator sein, um Ihr Endergebnis und Ihr Unternehmen insgesamt zu verbessern.

1. Virtuelle Meetings sind effizient

Die Zeit und die Kosten für die An- und Abreise zu Kundenterminen können sich wirklich summieren. Im Durchschnitt verlieren Geschäftsleute etwa fünf Tage pro Jahr, nur um zu Besprechungen zu reisen, ohne dabei die zusätzlichen Stunden zu berücksichtigen, die für die Planung dieser Besprechungen und die Planung oder Buchung der Reise verloren gehen. Das ist eine ganze Woche, die ein Vertriebsmitarbeiter damit verbringen könnte, auf potenzielle neue Kunden zuzugehen, eine Kreativagentur könnte sie nutzen, um erfolgreiche Kampagnen zu entwickeln, oder ein Personalverantwortlicher könnte sich den Bewerbungsgesprächen widmen.

Virtuelle Meetings bedeuten keine Zeitverluste durch Reisen oder gar das Herumlaufen von Meetingraum zu Meetingraum. So können sich die Mitarbeiter mehr auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren, als sich Gedanken darüber zu machen, wie sie dorthin kommen.

2. Virtuelle Meetings sind produktiv

Unser Bericht State of Meetings hat ergeben, dass 89 % der Berufstätigen ineffektive oder schlecht organisierte Meetings als eines ihrer größten Ärgernisse bei der Arbeit ansehen. Einer der Hauptvorteile virtueller Meetings besteht darin, dass sie die Organisation und produktive Diskussion gegenüber Plaudereien und Brainstorming bevorzugen. Bei persönlichen Besprechungen geht es oft nach dem Motto "Wir machen es, wie es uns gefällt", und die Besprechungen laufen oft über den Zeitplan hinaus. Virtuelle Meetings sind straffer strukturiert und werden besser verwaltet.

Ein Drittel der vielbeschäftigten Berufstätigen ist frustriert über die Teilnahme an Besprechungen, bei denen nicht die notwendigen Entscheidungsträger anwesend sind, um die nächsten Schritte zu planen. Auch hier bedeutet die Flexibilität virtueller Meetings, dass es viel wahrscheinlicher ist, dass die notwendigen Entscheidungsträger anwesend sind, so dass die Meetings fruchtbarer und konstruktiver werden und nicht mehrere Runden von Folgemeetings erforderlich sind, um zu Entscheidungen zu gelangen.

3. Virtuelle Meetings sind einfacher zu planen

Die Tage, die jedes Jahr für die Anreise zu Besprechungen verloren gehen, sind trivial im Vergleich zu der Zeit, die damit verloren geht, sie überhaupt zu planen. Wenn Ihr Unternehmen in der glücklichen Lage ist, dass alle Mitarbeiter dasselbe E-Mail- und Kalenderprogramm nutzen, wie z. B. Outlook oder Google, dann wissen Sie nur zu gut, wie sehr deren integrierte Zeitvorschlagsfunktionen dazu beigetragen haben, das endlose Hin- und Herschieben von E-Mails zumindest für interne Besprechungen abzuschaffen. Das E-Mail-Tennis beginnt jedoch jedes Mal von neuem, wenn Sie Besprechungen mit Kunden, Lieferanten, Bewerbern, Partnern oder externen Interessengruppen planen müssen.

Hier sind plattformunabhängige Planungstools wie Doodle Gold wert. Sie bieten die gleiche Einfachheit, die Sie bei Ihren internen Tools finden, aber auch für externe Parteien. Noch besser: Doodles Integration mit Microsoft Teams und Zoom bedeutet, dass virtuelle Meeting-Links automatisch mit jeder Meeting-Einladung generiert werden, so dass Sie sich nie wieder Gedanken darüber machen müssen, ob Sie in letzter Minute einen Meeting-Link bereitstellen können.

4. Virtuelle Meetings rationalisieren die interne Kommunikation

Während ein Großteil der Aufmerksamkeit auf externe Faktoren wie die Akquisition neuer Unternehmen und die Bereinigung von Lieferketten gerichtet ist, deuten Untersuchungen von McKinsey darauf hin, dass Unternehmen mit einer klareren internen Kommunikation am besten in der Lage sein werden, die Pandemie und den damit verbundenen wirtschaftlichen Abschwung zu überstehen. Eine starke Unternehmensführung und -entwicklung sowie eine positive Verstärkung des Unternehmenszwecks und der Unternehmensstrategie werden dafür sorgen, dass die Mitarbeiter konzentriert und leistungsfähig bleiben, während die Moral der Wettbewerber einbricht.

Virtuelle Meetings ermöglichen es Managern, eine regelmäßige Kadenz von Teambesprechungen und Einzelgesprächen zu schaffen und einzuhalten, die manchmal an Konsistenz verlieren, wenn sie mit den Irrungen und Wirrungen des Büroalltags konfrontiert werden. Durch die Einrichtung von Online-Rathäusern können Mitarbeiter aus allen Teilen der Welt an den Besprechungen teilnehmen und von den Führungskräften hören, wodurch das Gefühl der Verbundenheit im gesamten Unternehmen aufrechterhalten wird.

5. Virtuelle Pitches machen die Sache perfekt

In den goldenen Zeiten vor COVID - ja, es gab eine Zeit vor all dem - konnten Kreativagenturen bis zu 83.000 € für Pitches bei einem einzigen Kunden ausgeben, wenn man Zeit, Reisen und Ressourcen in die Gleichung einbezog. Die Pandemie hat allen die Vorteile von Online-Meetings vor Augen geführt: Unternehmen haben nicht mehr das Bedürfnis, zu jedem einzelnen Treffen mit einem Kunden oder einem potenziellen Kunden zu reisen, und auch die Kunden selbst bevorzugen die Freiheit und Flexibilität eines virtuellen Meetings. Das bedeutet aber auch, dass Ihre virtuellen Pitch-Meetings perfekt sein müssen, um sich durchzusetzen.

Bevor Sie mit Whiteboards, virtuellen Breakouts oder Umfragen kreativ werden, sollten Sie sich zunächst mit den Grundlagen beschäftigen. Die Führungskräfte sagten uns auch, dass ihrer Meinung nach die entscheidenden Elemente für erfolgreiche Meetings sind:

Festlegung klarer Ziele (72 %)

Eine klare Tagesordnung (67 %)

Nicht zu viele Leute im Raum haben (35 %)

Anschauungsmaterial, wie Videos und die Präsentation (27 %)

Angesichts der Tatsache, dass die meisten leitenden Angestellten berichten, dass sie 20 Stunden oder mehr in Besprechungen verbringen, müssen Sie nur diese Punkte fehlerfrei hinbekommen und schon sind Sie den meisten Ihrer Konkurrenten überlegen. Ein Schritt, den Sie nicht versäumen sollten, ist üben, üben, üben. Eine flüssige Präsentation ist das A und O, auch bei virtuellen Pitches. Dann ist es an der Zeit, Ihr Fachwissen zur Geltung zu bringen.

6. Virtuelle Meetings sind die Geschenke, die man immer wieder bekommt

Was haben virtuelle Meetings, was die meisten persönlichen Meetings nicht haben? Abgesehen von verrückten Zoom-Hintergründen? Sie können einfach aufgezeichnet werden, eine Funktion, die nicht genug Fachleute zu ihrem Vorteil nutzen.

Wenn Sie einem potenziellen neuen Kunden ein Angebot unterbreiten, können Sie durch die Aufzeichnung des Meetings nicht nur dem Zielunternehmen eine Aufzeichnung Ihrer Präsentation schicken, die es mit anderen wichtigen Interessenvertretern teilen kann, sondern Sie können sie sich auch selbst noch einmal ansehen, um Ihre Fähigkeiten zu verfeinern und die Wahrscheinlichkeit eines zukünftigen Geschäftsabschlusses zu erhöhen.

Wenn es sich um eine interne Teambesprechung handelt, sollten Sie sie aufzeichnen und an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahren, damit Mitarbeiter, die im Urlaub sind, die wichtigsten Punkte nachholen können, wenn sie zurückkommen, oder neue Mitarbeiter sich die letzten Besprechungen ansehen können, um noch schneller auf den neuesten Stand zu kommen.

Schulungen und Demos sind besonders gute Anwendungsfälle für die Aufzeichnung von Besprechungen, da sie in Zukunft Zeit sparen, indem sie eine Aufzeichnung weitergeben können, anstatt die Schulung immer wieder zu wiederholen.

7. Steigern Sie virtuell den Ruf Ihres Unternehmens

Die COVID-19-Pandemie war für einen Großteil der Konferenz- und Veranstaltungsbranche katastrophal, aber viele wichtige Branchentreffen haben in den letzten 12 Monaten erfolgreich den Wechsel ins Internet vollzogen, wobei einige Berufsgruppen diesen Zustand bevorzugen.

Das bedeutet, dass dieselbe Software und Einrichtung, die Ihr Unternehmen für virtuelle Meetings verwendet, auch genutzt werden kann, um Ihre leitenden Angestellten und Vordenker vor die Medien und potenziellen Kunden zu bringen. Sie können auf Online-Konferenzen in der ganzen Welt präsentieren, an Online-Diskussionen teilnehmen, zu denen sie bisher keinen Zugang hatten, oder sogar als Gäste in einigen der führenden Podcasts Ihrer Branche auftreten. Erweitern Sie Ihre Definition dessen, was ein Online-Meeting beinhaltet, und Sie werden sehen, wie der Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens steigt.

Unternehmen, die sich auf alle Facetten von Online-Meetings und -Zusammenarbeit, virtuellen Rathäusern und digitalen Konferenzen einlassen, werden feststellen, dass sie nicht nur fitter, schlanker und produktiver aus der Pandemie hervorgehen, sondern dass sie sich in eine Organisation verwandeln, die sich auf die neue Zukunft der Arbeit eingestellt hat.

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