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Um einen Workshop zu veranstalten, der in den Köpfen der Teilnehmer/innen hängen bleibt, braucht es mehr als eine gute PowerPoint-Präsentation. Du brauchst klare Ziele, einen straffen Zeitplan und Aktivitäten, die die Leute mitreißen. Als jemand, der hier bei Doodle jeden Monat Dutzende von gemeinsamen Sitzungen plant, habe ich gelernt, dass kleine Details - wie die Wahl der richtigen Raumaufteilung oder das Testen der Videoanrufverbindung - über Erfolg oder Misserfolg entscheiden können.
1. Beginne mit einem klaren Ziel
Lege vor allem fest, was die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit nach Hause nehmen sollen. Sammelst du neue Ideen für eine Produkt-Roadmap? Einen neuen Prozess lehren? Entwirfst du einen strategischen Plan? Schreibe ein oder zwei Sätze auf, die dein Ziel verdeutlichen. Zum Beispiel:
"Wir werden diese zweistündige Sitzung nutzen, um drei konkrete Marketingtaktiken für das vierte Quartal zu sammeln."
Wenn du einen solchen Satz auf jedem Flipchart und auf jeder Einladung schreibst, bleiben alle auf Kurs.
2. Skizziere deinen Zeitplan, rückwärts
Mindestens sechs Wochen vor der Veranstaltung lege ich die wichtigsten Meilensteine fest. Hier ist ein einfacher Zeitplan:
6 Wochen im Voraus: Ziel definieren, wichtige Entscheidungsträger einladen, Termine festlegen
4 Wochen im Voraus: Veranstaltungsort (oder Video-Tool) buchen, Tagesordnung aufstellen, Gastredner einladen
2 Wochen im Voraus: Materialien bestellen, Foliendateien und praktische Übungen fertigstellen
1 Woche im Voraus: Mache einen technischen Check, drucke Namensschilder, schicke eine Erinnerung mit Vorab-Leseproben
Am Tag selbst: Frühzeitige Ankunft zum Aufbau, Begrüßung der Teilnehmer, Durchgehen des Begrüßungsskripts
Wenn du so rückwärts arbeitest, erkennst du die Knackpunkte - wenn du den Veranstaltungsort erst zwei Wochen vorher buchst, läufst du Gefahr, dich mit einem fensterlosen Keller zufrieden zu geben.
3. Wähle Aktivitäten, die zu deinem Ziel passen
Workshops können je nach Schwerpunkt sehr unterschiedlich aussehen. Ein Brainstorming könnte mit einer 5-minütigen Blitzrunde beginnen, in der jeder seine Ideen aufschreibt und diese dann nach Themen gruppiert. Ein Schulungsworkshop könnte sich auf praktische Rollenspiele und Live-Demos stützen. In einer Sitzung zum Thema Kundensupport teilten wir uns kürzlich in Dreiergruppen auf, so dass jeder die Rolle des Agenten, des Kunden oder des Beobachters übernehmen konnte - und wechselten dann alle zehn Minuten die Rollen, um die Energie hoch zu halten.
Egal, welches Format du wählst: Wechsle ab zwischen:
Einzelarbeit (stilles Nachdenken oder Schreiben)
Paare oder Dreiergruppen (tiefere Gespräche)
Austausch in der ganzen Gruppe (große Themen festhalten)
4. Gestaltung für echte Interaktion
Folien allein reichen nicht aus. Ich baue Mini-Herausforderungen ein, z. B. "Finde jemanden, der die gleiche Arbeitsgewohnheit hat wie du" oder "Präsentiere eine Idee in 60 Sekunden", um die Teilnehmer zum Reden zu bringen. Wenn deine Gruppe mit Zoom arbeitet, kannst du für diese Aufgaben Gruppenräume nutzen und jedes Team bitten, eine Idee in den Chat zu werfen, damit keine Idee verloren geht.
5. Sorge für die richtige Logistik
Technische Pannen zerstören die Dynamik. Einmal hat das eingebaute Mikrofon unseres Videoraums die Gespräche am Nebentisch nicht aufgefangen und die Hälfte der Gruppe ist während der Kleingruppenarbeit abgedriftet. Jetzt ich:
Teste ich jedes Mikrofon, jede Kamera und jedes Kabel im Voraus
Habe Ersatzlautsprecher und einen Ersatzlaptop zur Hand
Beschrifte die Materialien (Marker, Klebepunkte, Ausdrucke) nach Aktivität
Wenn du eine Fernsitzung durchführst, bitte die Teilnehmer/innen, fünf Minuten früher zu kommen, um eventuelle Probleme bei der Anmeldung zu lösen.
6. Führe mit Präsenz, nicht mit PowerPoint
Deine Aufgabe als Moderator/in ist es nicht, zu belehren, sondern zu leiten. Beginne mit einem kurzen Eisbrecher, z. B. "Erzähle eine überraschende Tatsache über deine letzte Arbeitswoche", um eine freundliche Atmosphäre zu schaffen. Behalte die Uhr im Auge, aber lass ein interessantes Gespräch zu, wenn es einen Mehrwert bringt. Wenn jemand die Diskussion dominiert, richte eine Frage an jemand Ruhigeren: "Amal, was hältst du davon?" Dieser einfache Schritt bringt neue Stimmen in den Raum.
7. Halte Entscheidungen und nächste Schritte fest
Workshops, die ohne klare Maßnahmen enden, fühlen sich an wie ein tolles Gespräch ohne Folgemaßnahmen. Ich verwende ein "Parkplatz"-Flipchart, um wichtige Punkte zu notieren, die nicht zum Thema gehören. Zum Schluss frage ich: "Was werdet ihr am Montag ausprobieren?" Dann fotografiere ich alle Charts, schreibe die Ergebnisse in Stichpunkten auf und schicke sie innerhalb von 24 Stunden per E-Mail an die Gruppe.
8. Wieder einchecken
Zwei bis vier Wochen später schicke ich eine kurze Umfrage zum Puls:
"Wie hilfreich war der Workshop?"
"Welche Maßnahmen habt ihr in Angriff genommen?"
"Was hat dich gebremst?"
Bei Doodle haben wir die Erfahrung gemacht, dass diese Rückfragen die Wahrscheinlichkeit verdoppeln, dass die Teams die gemeinsam erarbeiteten Ideen tatsächlich umsetzen.
Einen Workshop gut zu leiten bedeutet, dass man mit dem Ziel, den Leuten, dem Raum und der Zeit jonglieren muss - aber es zahlt sich aus in Form von neuen Ideen und echter Beteiligung. Ich bin immer noch begeistert, wenn ich sehe, wie die Teilnehmer/innen in dem Moment aufleuchten, in dem ein Plan in die Tat umgesetzt wird. Welchen Teil der Workshop-Planung findest du am schwierigsten und wie würdest du ihn beim nächsten Mal angehen?
