Wie man die Anlageberatung im Family Office plant: Ein Leitfaden für Auftraggeber

Bei einem Anlageberatungstreffen im Family Office kommen externe Anlageberater, Rechtsberater und die Familienvorstände zusammen, um die Allokationen zu überprüfen, aktuelle Informationen von den Managern zu erhalten und die Richtung für das Portfolio festzulegen. Für einen einzelnen Family-Office-Chef ist die Organisation von fünf externen Beratern und zwei Familienmitgliedern an einem einzigen Termin eine der schwierigsten Koordinationsaufgaben in der privaten Vermögensverwaltung. Die Doodle-Gruppenabfrage unterstützt bis zu 1'000 Teilnehmer, und die Buchungsseite ermöglicht es jedem Berater, selbst ein Vorbereitungsgespräch zu planen, so dass der Auftraggeber die einzelnen Kalender nicht manuell abgleichen muss.

🎯 Warum die Zeitplanung für die Anlageberatung im Family Office scheitert

Der Leiter eines Single-Family-Office steht im Zentrum eines anspruchsvollen Beziehungsgeflechts. Externe Berater haben selbst einen dichten Kundenstamm, Familienmitglieder haben konkurrierende Reise- und Vorstandsverpflichtungen, und Terminverschiebungen signalisieren den Beratern, die abwägen, ob sie der Beziehung Priorität einräumen sollen, Desorganisation.

Das typische Scheitern sieht so aus: Die Assistentin des Schulleiters schickt einen Terminvorschlag per E-Mail, drei Berater antworten innerhalb eines Tages, zwei schweigen, ein Familienmitglied sagt, es kollidiere mit einer Schulveranstaltung, und plötzlich ist der Raum am Tag des Anlageberatungsausschusses des Family Office nur noch halbvoll. Diese Art der Terminverschiebung ist peinlich und kann die Glaubwürdigkeit untergraben, die der Auftraggeber bei den besten Beratern aufgebaut hat.

Die zweite Schwierigkeit ist die Kollision am Tag der Prüfung selbst. Die Vorbereitungsgespräche mit den einzelnen Beratern ziehen sich in die Länge, die Sitzung des gesamten Ausschusses beginnt mit Verspätung, und die Pufferzeit zwischen den Gesprächen verpufft. Ohne einen bewussten Abstand geht der Leiter eines Einfamilienhauses in ein wichtiges Gruppengespräch, ohne die Unterlagen des letzten Beraters durchgesehen zu haben.

🛠 Der Doodle-Ansatz für die Anlageberatung von Family Offices

Die Korrektur erfolgt in zwei Schritten und ist direkt auf zwei Doodle-Produkte abgestimmt.

Stufe 1: Buchung der Seite für 1:1-Berater-Vorbereitungsgespräche. Bevor der gesamte Ausschuss zusammentritt, richtet der Schulleiter eine Buchungsseite mit verfügbaren Terminen für 30- oder 45-minütige Vorbereitungsgespräche ein. Jeder externe Berater erhält einen persönlichen Link und bucht sich selbst einen Termin, der ihm passt, so dass die E-Mail-Kette vollständig entfällt. Die Buchungsseite von Doodle unterstützt benutzerdefinierte Aufnahmefragen, so dass jeder Berater vor dem Gespräch notieren kann, welche Portfoliopositionen oder Geschäftsnotizen er ansprechen möchte. Pufferzeiten, die auf der Buchungsseite konfiguriert werden, verhindern, dass sich die Vorbereitungsgespräche überschneiden, so dass der Zeitplan des Kundenbetreuers an den Tagen vor der Beratung geschützt wird.

Phase 2: Gruppenumfrage für die Sitzung des Beratenden Ausschusses. Sobald der Schulleiter alle 1:1-Vorbereitungen abgeschlossen hat und ein klareres Bild von der Tagesordnung hat, wird die Doodle-Gruppenumfrage an alle sieben Teilnehmer (fünf Berater plus zwei Familienmitglieder) mit zwei oder drei Terminkandidaten verschickt. Die Teilnehmer stimmen über ihre Verfügbarkeit ab, und der Schulleiter sieht den RSVP-Status in Echtzeit, so dass das Quorum bestätigt ist, bevor jemand die Reise bucht. Doodle's Group Poll kann bis zu 1'000 Teilnehmer aufnehmen, was bedeutet, dass die Anlageberatung des Family Office um Co-Investoren oder zusätzliche Familienzweige erweitert werden kann, ohne dass ein anderes Tool eingesetzt werden muss.

Beide Produkte lassen sich mit Google Calendar, Microsoft Outlook und Apple Calendar verbinden, und Meetings können in Google Meet, Zoom, Webex oder Microsoft Teams eröffnet werden, so dass kein Berater gezwungen ist, seine bevorzugte Videoeinrichtung zu wechseln.

⚙️ Operative Details für den Auftraggeber eines Einfamilienhauses

Zeitzonen. Viele Anlageberatungsausschüsse von Family Offices umfassen Berater in New York, London und möglicherweise einen Manager in Singapur. Die automatische Zeitzonenerkennung von Doodle zeigt die Optionen jedes Teilnehmers in seiner Ortszeit an und verringert so das Risiko eines Kalenderfehlers, der dazu führt, dass sich ein Berater um 3 Uhr morgens einwählt.

E-Mail-Erinnerungen. Doodle sendet E-Mail-Erinnerungen an alle Teilnehmer der Gruppenumfrage und an die Eingeladenen der Buchungsseite. Für einen Single-Family-Office-Chef entfällt damit die Notwendigkeit, manuelle Hinweise zu senden, und vielbeschäftigte Berater, die mehrere Mandate verwalten, haben das Meeting immer im Blick.

Markenbildung (Premium). Der Leiter eines Familienbüros, der möchte, dass die Buchungsseite und die Gruppenabfrage das Logo und die Hauptfarbe des Büros tragen, kann dies mit einem Premium-Konto tun. Diese visuelle Konsistenz signalisiert externen Beratern Professionalität und unterstreicht, dass der Anlageberatungsprozess des Family Office mit der gleichen Strenge verwaltet wird wie das Portfolio selbst.

AI-Besprechungsbeschreibungen (Premium). Doodles KI-Beschreibungsfunktion für Meetings generiert eine strukturierte Zusammenfassung der Tagesordnung für die Einladung zur Anlageberatung im Family Office, so dass die Teilnehmer mit klaren Erwartungen anreisen und nicht mit einem leeren Kalenderblock.

Pufferzeiten. Die Konfiguration von Pufferzeiten auf der Buchungsseite stellt sicher, dass die Vorbereitungsgespräche mit den einzelnen Beratern sauber enden, bevor das nächste Gespräch beginnt. Am Tag der umfassenden Beratung gilt die gleiche Logik: Der Leiter des Single Family Office kann eine Übergangszeit zwischen der Ausschusssitzung und den nachfolgenden bilateralen Gesprächen einplanen.

Gebrauchsfertige Vorlagen für Gruppenumfragen für die Anlageberatung von Family Offices

Verwenden Sie eine der unten stehenden Vorlagen, um eine Gruppenumfrage für dieses Szenario mit einem einzigen Klick zu starten. Der Titel und die Dauer werden durch den Link vorausgefüllt. Kopieren Sie die Beschreibung von jeder Karte und fügen Sie sie in das Beschreibungsfeld auf der Doodle-Seite ein, nachdem der Link geöffnet wurde.

📋 Kopieren Sie diese Beschreibung und fügen Sie sie nach dem Anklicken des Links auf der Doodle-Seite ein:

Diese Sitzung befasst sich mit der Performance der Allokation im 3. Quartal, Aktualisierungen der Manager und der vorgeschlagenen Neugewichtung der liquiden und illiquiden Hülsen. Die Berater sollten darauf vorbereitet sein, die jüngste Zusammenfassung des Nettoinventarwerts zu prüfen und etwaige Konzentrationsprobleme zu melden. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme, damit die Beschlussfähigkeit sichergestellt ist, bevor die Reise organisiert wird.

📋 Kopieren Sie diese Beschreibung und fügen Sie sie nach dem Anklicken des Links auf der Doodle-Seite ein:

Das Anlageteam hat eine erste Prüfung von zwei potenziellen Managern in den Bereichen Private Credit und Global Macro abgeschlossen. In dieser Sitzung soll der beratende Ausschuss die Ergebnisse hören, Fragen stellen und eine Mandatsempfehlung abgeben. Die Unterlagen werden 48 Stunden im Voraus verteilt.

📋 Kopieren Sie diese Beschreibung und fügen Sie sie nach dem Anklicken des Links auf der Doodle-Seite ein:

Der Ausschuss überprüft und aktualisiert gegebenenfalls die Erklärung zur Anlagepolitik, die die Bereiche der Vermögensverteilung, die Liquiditätsanforderungen und die ESG-Screens regelt. Der Rechtsberater wird alle Änderungen vorstellen, die aufgrund von Änderungen des Trusts erforderlich sind. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme; bei dieser Sitzung müssen alle Direktoren anwesend sein.

📋 Kopieren Sie diese Beschreibung und fügen Sie sie nach dem Anklicken des Links auf der Doodle-Seite ein:

Ein Kapitalabruf aus einem Private-Equity-Engagement fällt mit einem geplanten Immobilienerwerb zusammen. In dieser Sitzung wird die kurzfristige Liquidität des gesamten Portfolios bewertet und zwei Szenarien für die Inanspruchnahme modelliert. Die Berater sollten vor der Sitzung den im Datenraum bereitgestellten Cashflow-Plan durchsehen.

📋 Kopieren Sie diese Beschreibung und fügen Sie sie nach dem Anklicken des Links auf der Doodle-Seite ein:

Ein gezieltes Check-in zur Abstimmung der überarbeiteten langfristigen Zielallokation vor der vollständigen Planungssitzung im nächsten Quartal. Der Leiter des Single-Family-Office wird einen Entwurf des Rahmens vorlegen, zu dem die Berater Stellung nehmen können. Dies ist eine Arbeitssitzung, keine Entscheidungssitzung; schriftliche Kommentare sind im Voraus willkommen.

✅ Was Doodle für die Anlageberatung von Family Offices unterstützt

❓ Häufig gestellte Fragen

F: Kann der Leiter eines Single-Family-Office eine Gruppenabfrage an Berater senden, die unterschiedliche Kalendersysteme verwenden? A: Ja. Die Doodle-Gruppenumfrage funktioniert mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Apple Kalender. Die Teilnehmer können auch direkt über den Umfragelink antworten, ohne die Kalender-App zu wechseln. Jeder Berater stimmt über die Kandidaten ab, die ihm passen, und der Auftraggeber sieht alle Antworten in einer Ansicht.

F: Wie funktioniert die Buchungsseite für 1:1-Berater-Vorbereitungsgespräche vor der Anlageberatung im Family Office? A: Der Leiter des Einzelfamilienbüros richtet eine Buchungsseite mit verfügbaren Terminen ein, konfiguriert eine Pufferzeit zwischen den einzelnen Anrufen und fügt benutzerdefinierte Aufnahmefragen hinzu (z. B. "Welche Portfoliopositionen planen Sie zu erhöhen?"). Jeder Berater erhält einen Link und wählt selbst einen Termin aus. Es ist kein E-Mail-Verkehr erforderlich, und der Kalender des Kunden wird automatisch über die Integration von Google Calendar, Microsoft Outlook oder Apple Calendar aktualisiert.

F: Über welche Videoplattformen stellen die Berater Verbindungen her? A: Doodle lässt sich mit Google Meet, Zoom, Webex und Microsoft Teams integrieren. Der Leiter des Einzelbüros wählt die bevorzugte Plattform aus, wenn er die Buchungsseite oder die Gruppenabfrage einrichtet, und der Link zum Meeting wird automatisch in jede Bestätigung aufgenommen.

F: Versendet Doodle Erinnerungen, damit die Berater das Anlageberatungsgespräch im Family Office nicht verpassen? A: Doodle sendet E-Mail-Erinnerungen an Teilnehmer von Gruppenabfragen und Einladungen zur Buchungsseite. SMS- und Push-Benachrichtigungen sind derzeit nicht verfügbar, aber E-Mail-Erinnerungen sind für die meisten Berater-Workflows ausreichend und erfordern nach der Ersteinrichtung keine weiteren Maßnahmen seitens des Kunden.

👉 Sind Sie bereit, Ihre Anlageberatung im Family Office zu vereinfachen?

Verwenden Sie die obigen Vorlagen, um Ihre nächste Gruppenumfrage in weniger als zwei Minuten zu starten, und kombinieren Sie sie mit einer Buchungsseite, um vorbereitende Anrufe von jedem Berater zu sammeln, bevor der gesamte Ausschuss zusammenkommt. Der Leiter eines Family Office, der diesen zweistufigen Prozess durchführt, muss sich nicht mehr mit Kalendern herumschlagen, vermeidet Terminverschiebungen, die das Büro in Verlegenheit bringen, und geht in jede Anlageberatungssitzung des Family Office, nachdem er bereits mit allen Beratern im Raum gesprochen hat. Testen Sie es noch heute kostenlos.