Vermeiden Sie häufige Fallstricke bei der Sitzungsplanung: Leitfaden für Unternehmer

Als Unternehmer wissen Sie, dass erfolgreiche Besprechungen ein wesentlicher Bestandteil der Führung Ihres Unternehmens sind. Besprechungen können eine gute Möglichkeit sein, Informationen auszutauschen, Ideen zu entwickeln und wichtige Entscheidungen zu treffen. Sie können aber auch eine Zeitverschwendung sein und Ihren Zeitplan sprengen, wenn sie nicht gut geplant und durchgeführt werden, und das führt oft zu vielen häufigen Fehlern bei der Planung von Meetings.

Auch wenn es manchmal unmöglich erscheint - Sie können erfolgreiche Meetings abhalten und Fehler bei der Kalenderverwaltung vermeiden. Lassen Sie uns einige häufige Fallstricke bei der Planung von Besprechungen untersuchen und herausfinden, wie Sie sie vermeiden können. Wenn Sie diese Tipps zum Kalendermanagement für Unternehmer befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungen produktiv, effizient und effektiv sind.

Zeitvergeudung

Wie oft waren Sie schon in einer Besprechung und haben sich gesagt: "Das hätte eine E-Mail sein sollen." Zeitverschwendung in punktlosen Besprechungen ist kein guter Weg, um Ihr Unternehmen zu führen.

Bevor Sie eine Besprechung ansetzen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie erreichen wollen. Wollen Sie Informationen austauschen? Ein Problem zu lösen? Eine Entscheidung treffen? Indem Sie klare Ziele festlegen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechung zielgerichtet und planmäßig verläuft.

Als Unternehmer wird das Sprichwort "Zeit ist Geld" immer wahrer. Oft hat man das Gefühl, wenn man nicht arbeitet, verdient man auch nichts. Das bedeutet, dass Sie sich nur mit den richtigen Leuten treffen sollten, um Ihr Unternehmen zu vergrößern. Wenn Sie zu viele Leute einladen, kann das zu Verwirrung und Chaos führen. Es bedeutet auch, dass nichts erledigt wird. Erstellen Sie eine Liste der Personen, die Sie brauchen, um Entscheidungen zu treffen und Ratschläge einzuholen. Laden Sie niemanden ein, der nicht dazugehört.

Das Hin und Her, um einen Termin für ein Treffen zu finden, kann anstrengend sein. Außerdem wird dadurch Zeit verschwendet. Als Unternehmer möchten Sie sich vielleicht mit Investoren treffen, und diese sind viel beschäftigt. Versuchen Sie es mit einem Terminplanungs-Tool wie Doodle. Mit einer Booking Page können Sie Ihre Verfügbarkeit einstellen und müssen dann nur noch einen Link versenden. So können die Leute mit nur einem Klick einen Termin bei Ihnen buchen - keine Zeitverschwendung!

Wirksame Entscheidungen treffen

Sie haben die richtigen Personen zu Ihrem Treffen eingeladen, also ist es wichtig, dass Sie sie zur Teilnahme und zum Engagement ermutigen. Diese Personen werden Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen, also bitten Sie alle Anwesenden um Beiträge und Feedback. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Perspektiven gehört und berücksichtigt werden.

Wenn Sie Angestellte haben, können Sie ihnen helfen, sich wertgeschätzt zu fühlen und sie in den Prozess einzubeziehen. Man kann nie wissen, ob man nicht von jemandem, von dem man es nicht erwartet hätte, ein tolles Feedback erhält.

Sie werden nicht immer in der Lage sein, jede Entscheidung auf der Stelle in der Sitzung zu treffen. Nachfass-E-Mails sind wichtig. Vergewissern Sie sich, dass die Aktionspunkte abgeschlossen sind, damit weitere Entscheidungen auf der Grundlage von Beweisen und nicht von Vermutungen getroffen werden können. Indem Sie den Fortschritt Ihrer Entscheidungen verfolgen und sie regelmäßig aktualisieren, können Sie sicherstellen, dass sie erfolgreich und effektiv sind.

Auf Fernzugriff vorbereitet sein

Moderne Unternehmer müssen darauf vorbereitet sein, ihre Geschäfte online abzuwickeln. Es ist unvermeidlich, dass Sie an immer mehr Remote Meetings teilnehmen werden. Um auf diese Besprechungen vorbereitet zu sein, ist es wichtig, die Zeitzonen zu kennen und sicherzustellen, dass Sie wissen, wie Sie Ihr Videokonferenz-Tool verwenden.

Eine der größten Herausforderungen bei Fernbesprechungen ist die Koordinierung von Zeitplänen in verschiedenen Zeitzonen. Um Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer teilnehmen können, ist es wichtig, den Zeitpunkt der Besprechung sorgfältig zu planen und ihn allen Teilnehmern deutlich mitzuteilen. Terminplanungstools eignen sich hervorragend, um die geplante Uhrzeit einer Besprechung an die Ortszeit der Teilnehmer anzupassen, so dass diese genau wissen, wann die Besprechung stattfindet. Die Integration mit Ihrem Kalender kann dazu beitragen, indem sie die vereinbarte Zeit ausbucht. Das bedeutet, dass es keine doppelten Buchungen mehr gibt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist Ihr Videokonferenz-Tool. Um einen reibungslosen Ablauf der Konferenz zu gewährleisten, sollten Sie sich mit dem Tool vertraut machen und sicherstellen, dass Sie wissen, wie es zu benutzen ist. Dazu gehört auch, dass Sie das Tool vor der Konferenz testen, technische Probleme beheben und sicherstellen, dass Sie eine gute Internetverbindung haben.

Nicht überlastet werden

Forbes zufolge wird die Produktivität von Unternehmern in der Anfangsphase dadurch beeinträchtigt, dass sie viel zu viele Besprechungen ansetzen. Als Unternehmer tappt man leicht in die Falle, zu viele Termine zu vereinbaren. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Sie sich mit so vielen Menschen wie möglich treffen müssen, um Ihr Unternehmen voranzubringen und den Überblick zu behalten. Ständig in Meetings zu sein, kann jedoch kontraproduktiv sein.

Besprechungen sind zeitraubend und halten Sie von wichtigeren Aufgaben ab. Wenn Sie ständig an Besprechungen teilnehmen, haben Sie möglicherweise nicht genug Zeit, um an den Dingen zu arbeiten, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind, z. B. die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen, die Arbeit an Marketing und Vertrieb oder die Verwaltung Ihrer Finanzen.

Darüber hinaus können Besprechungen auch psychisch anstrengend sein, vor allem wenn sie schwierige Gespräche oder Entscheidungsfindungen beinhalten. Wenn Sie ständig in Besprechungen sind, kann es passieren, dass Sie sich ausgebrannt fühlen und sich nicht auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können.

Nicht alle Besprechungen sind gleich wichtig, also achten Sie darauf, dass Sie nur die Besprechungen organisieren und besuchen, die wirklich wichtig sind.

Alles in allem sind es kleine Veränderungen, die Ihnen helfen können, die üblichen Fallstricke bei Meetings zu vermeiden, und es ist wichtig, ein Gleichgewicht bei der Anzahl der Meetings zu finden. Treffen mit Investoren und Experten können für das Wachstum Ihres Unternehmens hilfreich sein, aber lassen Sie sie nicht Ihren Zeitplan bestimmen. Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Kalender freie Zeit für andere Dinge haben.

Wenn Sie Termine wahrnehmen müssen. Setzen Sie Prioritäten, planen Sie und seien Sie bereit, die Technologie zu nutzen, um Ihre Verfügbarkeit zu maximieren. Weniger gut geplante Besprechungen sind für Sie und Ihr Unternehmen viel produktiver.