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Terminplanung mag einfach erscheinen, ist aber oft zeitaufwändig und kompliziert. Ganz gleich, ob Sie als freiberuflicher Designer Kundenanrufe jonglieren oder als Schulverwalter Mitarbeiterbesprechungen verwalten, Ihr Kalender ist mehr als nur Zeitblöcke. Er ist vielmehr eine Karte, die zeigt, wie Ihr Tag abläuft. Und wenn Sie diese Entscheidungen ohne Daten treffen, sind Sie im Grunde blind.
1. Achten Sie darauf, was bereits passiert ist
Sarah ist freiberufliche Illustratorin, und die Montagsarbeit begann sie zu stressen. Sie stellte fest, dass viele Kundentermine, die für Montagmorgen angesetzt waren, verschoben oder abgesagt wurden. Also sah sie sich einige Monate lang die Buchungen an und erkannte das Muster deutlich. Er bucht nun Anrufe für Dienstagnachmittage, und die Dinge liefen viel besser. Es gibt weniger Absagen und bessere Gespräche.
Wenn Sie im Bildungswesen arbeiten, werden Sie vielleicht etwas Ähnliches bei Besuchen von Mitarbeitern oder Studenten feststellen. Ein kleiner Blick zurück kann Ihnen in Zukunft viel Zeit ersparen.
2. Nutzen Sie Buchungstrends, um Ihre Woche zu gestalten
Mario, ein junger Business-Coach, bemerkte ein interessantes Muster: Die meisten seiner Entdeckungsgespräche fanden mittwochs und donnerstags statt. Anstatt sie über die ganze Woche zu verteilen, konzentriert er sie nun auf diese beiden Tage und reserviert Montag und Freitag für Strategiearbeit und die Erstellung von Inhalten. Diese Änderung ist direkt auf die Buchungsdaten zurückzuführen.
Lehrkräfte und Tutoren können dasselbe tun, indem sie feststellen, wann Schüler eher Nachhilfesitzungen buchen oder wann Eltern eher auf Einladungen zu Treffen reagieren.
3. Erkennen Sie kleinere Terminprobleme frühzeitig
Wenn Sie sie erkennen, werden sie nicht eskalieren. Emily zum Beispiel betreibt ein kleines gemeinnütziges Unternehmen und hatte leider oft mit Absagen in letzter Minute zu kämpfen. Nachdem sie einige einfache Buchungsdaten recherchiert hatte, stellte sie fest, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Leute absagen, viel größer ist, wenn die Sitzung zu weit im Voraus angesetzt wurde. Also verringerte er den Spielraum und erlaubte den Leuten, weniger weit im Voraus zu buchen. Das brachte zwar nicht alles in Ordnung, aber die Zahl der Absagen ging deutlich zurück, und sein Terminkalender wurde viel weniger chaotisch.
Coaches, Berater oder Tech-Gründer, die viele Telefonate führen, können von dieser Art von Ideen profitieren, insbesondere wenn der Terminkalender chaotisch wird.
4. Finde heraus, wo du deine Zeit verbringst
Ein einfaches Diagramm kann Ihnen die Augen öffnen und die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen, verändern; Sie brauchen nichts Ausgefallenes. Als Softwareentwickler und Startup-Gründer begann Ryan, die Zeit, die er in Meetings verbrachte, mit der Zeit zu vergleichen, die er mit Programmieren verbrachte. Die Zahlen überraschten ihn. Er verbrachte 60 % seiner Woche in Besprechungen. Er nutzte diese Information, um einige wiederkehrende Besprechungen zu reduzieren und mehr Zeit mit der Entwicklung zu verbringen.
Pädagogen, vor allem in der Verwaltung, können anhand der Daten feststellen, ob Besprechungen Zeit kosten, die besser für die Unterrichtsvorbereitung oder die persönliche Betreuung der Schüler verwendet werden könnte.
5. Nutzen Sie die Daten, um Ihre Sitzungen zu verbessern
Sobald Sie die Informationen haben, können Sie klügere Entscheidungen treffen. Als Karrierecoach stellte Layla fest, dass ihre Energie (und das Engagement ihrer Kunden) am frühen Nachmittag am höchsten war. Sie verlegte alle frühen Sitzungen auf diese Zeit und das Feedback ihrer Kunden verbesserte sich dramatisch. Er änderte seinen Zeitplan nicht, sondern verließ sich auf das, was ihm sein Kalender bereits sagte. Sie müssen nicht jede Funktion nutzen oder Ihren Kalender in ein wissenschaftliches Projekt verwandeln. Es ist viel besser, kleine Änderungen vorzunehmen, die plötzlich eine Wirkung zeigen.
Lassen Sie die Daten die Arbeit machen
Bei der intelligenten Terminplanung geht es nicht darum, den perfekten Kalender zu haben. Vielmehr geht es darum, aus dem, was bereits geschehen ist, zu lernen und es zu nutzen, um in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen. Und genau hier kommen die Daten zum Tragen. Wenn Sie bereit sind, Ihre Zeit besser zu kontrollieren und die Planung für sich arbeiten zu lassen, ist Doodle genau das Richtige für Sie. Es ist einfach, intuitiv und passt sich Ihrer Arbeitsweise an.
