Vigtigheden af feedback, når planlægning af møder

I en 2005 Stanford commencement speech sagde den tidligere Apple-chef Steve Jobs i en : "Den eneste måde at udføre et godt arbejde på er at elske det, man laver. Hvis du ikke har fundet det endnu, skal du blive ved med at lede. Lad være med at slå dig til ro. Som med alle hjertesager vil du vide, hvornår du finder det." Han havde ret. Når du finder noget, du brænder for, betyder det, at arbejdet ikke føles som arbejde.

Men hvad gør vi, når vi finder drømmejobbet? Det kan vel ikke være enden på vejen? Hvad kan du ellers bruge dit fokus, din drivkraft og din energi på?

Personlig udvikling er vigtig, uanset hvor vi arbejder. For dig, dine kolleger og din virksomhed. At få feedback er en god måde at opnå dette på. Det kan ikke kun hjælpe dig med at blive en mere afrundet person, men dine medarbejdere vil føle sig lyttet til - hvilket fører til større produktivitet. Møder er en vigtig del af enhver administrerende direktør, leder eller iværksætters daglige planlægning, så lad os se på, hvordan vi kan bruge feedback til at få dine møder til at skinne.

Hvorfor feedback er vigtig

Når det drejer sig om planlægningsmøder, kan det have nogle ret store fordele at inddrage feedback.

For det første forbedrer det kommunikationen og samarbejdet i dit team. Når du spørger kolleger, interessenter eller medarbejdere, hvad de synes om et møde, kan du få en bedre forståelse af, hvad de har brug for at kunne tage med sig. Det betyder, at gruppemøder, samtaler og catch-ups bliver mere produktive, effektive og virkningsfulde, fordi du fokuserer på de ting, der betyder noget, og ikke bliver distraheret af tangenter.

Du vil også opdage, at din beslutningstagning også bliver lettere. Feedback vil give dig et større udvalg af idéer og perspektiver, hvilket betyder, at du kan gennemtænke alle sider af en diskussion, før du træffer et endeligt valg. Og når teammedlemmerne føler, at deres stemme bliver hørt, og at deres input bliver værdsat, er de mere tilbøjelige til at acceptere de beslutninger, du træffer. De vil planlægge forud til dine møder og bidrage, fordi de ved, at det betyder noget.

Dette fører os til vores sidste punkt. Medarbejdere, der føler sig lyttet til, vil tage større ansvarlighed og ejerskab for de ting, de gør. De vil også være mere tilfredse med deres arbejde og mindre tilbøjelige til at brænde ud. Når de er sikre på, at de kan komme til dig med bekymringer eller forslag til ændringer, vil de føle sig mere trygge ved at udføre deres arbejde. På møder taler de højere, hvilket burde gøre det mere effektivt at levere resultater.

Sådan indsamler du feedback

Nu ved vi, hvorfor der er brug for feedback, men hvordan indsamler vi de rigtige oplysninger for at gøre en reel forskel?

En opfølgning eller et spørgeskema efter mødet undersøgelse til planlægning er god til at få en hurtig reaktion på det, der lige er sket.

Hvis du arbejder med en stor gruppe mennesker, er det ikke altid praktisk at tale med dem på 1:1-møder. Med en hurtig undersøgelse kan du holde fingeren på pulsen og sikre dig, at du går i den rigtige retning. Desuden er det en god måde at få anonym feedback på, hvilket kan være nyttigt, hvis nogle i dit team tøver med at sige deres mening personligt.

Hvis anonym feedback er det, du ønsker, kan du bruge dine formularer knyttet til en Google Calendar konto til at oprette nogle spørgsmål og blot ikke bede om nogen identificerende oplysninger som f.eks. e-mail eller navn.

Selvfølgelig er 1:1-møder eller fokusgrupper altid gode, hvis du virkelig ønsker eller har brug for detaljeret feedback. Ved at bruge en planlægningsapp til erhvervslivet kan du hjælpe dig med at finde et tidspunkt for alle.

Hvis du lige har afsluttet et stort møde, kan du opdele dig i mindre grupper eller endda individuelle catch-ups, så alle føler sig mere trygge ved at dele deres tanker og meninger - uden at skulle gøre det foran en stor gruppe.

Endelig kan du, hvis du har oprettet en mødeagenda, planlægge tid til feedback i realtid. Lad folk score mødet som en gruppe ved hjælp af noget som Mentimeter eller Sli.do. Alternativt kan du blot spørge dem, hvad de synes, der fungerede godt, og hvad der ikke fungerede godt, og notere dig, hvad de siger.

Sådan får du feedback til at tælle

Indsaml ikke feedback fra folk, hvis du ikke har tænkt dig at handle på den - det er den første vigtige lektion. Prioritér de vigtigste spørgsmål og bekymringer, der er blevet rejst, og udarbejd en plan for at løse dem.

Hvis det er et gennemgående møde, så overvej at afsætte noget tid til at tale problemet igennem og se, om der er en måde at løse det på. Dette kan være et dedikeret tidsrum i begyndelsen af mødet til åben diskussion eller et specifikt punkt på dagsordenen, hvor specifik feedback tages op.

En anden ting at huske på er, at det ikke altid behøver at være negativt at indarbejde feedback. Ud over klager og problemer betyder det også at inddrage nye idéer og forslag. Opmuntre til aktiv deltagelse og engagement fra alle deltagere, og sørg for at følge op på alle, der har foreslået en idé, som du ikke har tid til at undersøge. Det kan betyde, at du kan bruge din planlægningskalender til at lade dem booke tid med dig efter mødet.

Ud over opfølgningen skal du holde styr på den feedback, du har modtaget, så du kan måle dens fremskridt over tid. Find ud af, hvad der virker, og hvad der ikke virker, og lav eventuelle nødvendige justeringer.

Overvinde udfordringer

Det lyder måske alt sammen lidt for nemt, men det er ikke uden udfordringer.

Hvis du har gruppemøder, som du har kørt i et stykke tid, kan folk være modstandsdygtige over for forandringer. Mennesker er vanedyr - vi bliver meget let og hurtigt fastlåste i vores vaner. Derfor er det vigtigt at kommunikere klart og tydeligt, at det er vigtigt at indarbejde feedback og de fordele, det vil have for teamet. Det er også vigtigt at sørge for, at dine kolleger forstår, hvordan det, de siger, vil blive brugt, og hvilke ændringer de kan forvente at se.

For enhver virksomhedsleder eller iværksætter vil tid altid være et problem - især når det gælder indsamling og analyse af feedback. Doodle's Afviklings-tracker er nyttig til at styre din produktivitet og automatisere din tidsplan. Dette bør frigøre nok tid til, at du kan prioritere at få de oplysninger, du har brug for.

Til sidst er spørgsmålet, hvordan du måler succes? For nogle aspekter vil det være nemt. Tag ting, der kan kvantificeres - du bør se de rigtige målinger bevæge sig i den rigtige retning. Men hvad med ting, der ikke kan måles? Hold styr på, hvad folk siger, og sæt specifikke mål for at handle på det. Selv hvis det er noget, du ikke kan måle, bør du begynde at se tingene bevæge sig i en positiv retning, hvis du gør det rigtigt.