Planlægning af møder på en global arbejdsplads

Vores måde at arbejde på har ændret sig, og det er ikke kun på grund af COVID-19. I løbet af det sidste årti har teknologiske fremskridt - såsom forbedrede videokonferencer og planlægningsapps - gjort det nemmere end nogensinde før at arbejde sammen med kolleger over hele verden.

Denne lethed kommer dog med sine egne udfordringer. Hvordan planlægger du aftaler med en stor gruppe mennesker, når de befinder sig over hele verden? Eller undgår man at fornærme nogen, fordi man arbejder på en anden måde end man selv gør? Lad os se på nogle af de problemer, der følger med at arbejde på et internationalt kontor, og hvordan vi kan overvinde dem.

Mødetidsplanlægning

Hvis du nogensinde har arbejdet på et internationalt kontor, ved du, at mødeplanlægning på tværs af forskellige tidszoner kan være en rigtig hovedpine. Uanset om du forsøger at planlægge et opkald med en kollega i London eller at få fat i en kunde i Sydney, kan det føles mere kompliceret at finde ud af det bedste tidspunkt for alle end grunden til, at I mødes i første omgang.

Men du skal ikke stresse, gå i panik eller kaste din bærbare computer mod den nærmeste væg. Med lidt planlægning og de rigtige værktøjer kan håndtering af tidszoner være en leg. Her er et par tips til at hjælpe dig:

Vær opmærksom Husk altid, at det, der virker for dig, ikke nødvendigvis virker for alle. Sørg for at planlægge på forhånd og tænk på, hvem du har brug for til dit møde. Når du ved det, kan du lave en afstemning, der tager højde for forskellige tidszoner. Tilbyd masser af muligheder, og du vil være sikker på at finde det perfekte tidspunkt.

Sæt klare forventninger. Hvis du sørger for, at alle ved, hvad du ønsker at opnå på mødet, herunder dets varighed, vil det give alle mulighed for at planlægge forud og tilpasse deres dage til det. Hvis du er i LA, er det sandsynligt, at et møde med kolleger i Berlin vil skulle fylde deres aften, så hvis du fortæller dem, hvor meget tid du har brug for, og hvilke emner du ønsker at dække, kan de vide, hvor meget tid de skal afsætte den pågældende aften.

Husk at tage pauser. Det er vigtigt at være opmærksom på pauser generelt, men endnu mere når man mødes med folk fra hele verden. Hvad der kan være et tidligt møde for dig, kan være sent for en anden. De kan allerede være mere trætte og mindre i stand til at koncentrere sig i længere tid. Opmuntre alle til at sige deres mening, og hvis tingene går for hurtigt for dem, så bed om en pause. Pauser vil give et mere produktivt møde, hvis de bruges rigtigt.

Kulturelle virkninger

Teknologien har måske gjort det lettere for os at møde hvor som helst, men forretningskulturen varierer meget fra Asien til Europa og Nordamerika.

For Business executives and CEOs, der arbejder internationalt, er der et minefelt af forhindringer fra kommunikation til etikette, som alle er vigtige at få styr på, hvis man ønsker at få stærkere forbindelser med kolleger og kunder.

Før mødet skal du tage dig tid til at forstå, hvordan kulturen hos dem, du skal mødes med, er forskellig fra din egen kultur. Dette kan omfatte forskning i skikke eller traditioner, der kan være specifikke for en bestemt region, tilpasning af din kommunikationsstil og tone eller afholdelse af et 1:1-møde med en person på dit kontor, der har relevant livserfaring. Tænk på dette som en god måde at udvide din vidensbase og din personlige udvikling på.

Under mødet skal du ikke spilde al den energi, du har brugt på at forberede dig. Det er vigtigt at vise respekt og være åben over for forskellige arbejdsmetoder. Undgå stereotyper og antagelser, og vær tålmodig, hvis der opstår sprogbarrierer. Nogle videokonferenceværktøjer tilbyder live-oversættelse, men i de tidlige stadier er det måske ikke løsningen. Hvis du tror, at kommunikationen kan være et problem, kan du overveje at hyre en professionel tolk til at hjælpe med at lette mødet.

Det er vigtigt at huske, at kulturelle forskelle kan være en udfordring, men også en stor mulighed for at lære og udvikle sig. Vær opmærksom og gør en indsats for at forstå, at det ikke er alle, der arbejder og lever på samme måde, som du gør.

Efter mødet må du ikke glemme disse forskelle. Hvordan du følger op med kolleger eller kunder kan være anderledes. Sørg for at forstå deres arbejdsmetoder og skræddersy din opfølgning til at passe til dem.