Kør gruppeterapi og workshops med tilmeldingssedler

Som terapeut eller rådgiver balancerer du mellem klientpleje, journalføring og opsøgende arbejde. Tilføj gruppeterapi eller en weekendworkshop, og din kalender kan gå fra fuld til kaotisk. At spore RSVP'er i e-mail-tråde, styre kapaciteten og sende påmindelser tager tid, som du hellere vil bruge på klinisk arbejde.

Der er en bedre måde at drive grupper på uden at opgive dine aftener. Med Doodle Sign-up Sheets kan du indstille tidspunkter, begrænse antallet af pladser og holde deltageroplysningerne private. Kunderne vælger en plads på få sekunder. Du får automatiske påmindelser og en kalendersikker tidsplan.

I denne guide lærer du, hvordan du planlægger grupper og workshops med Sign-up Sheets fra start til slut. Du vil se virkelige eksempler fra privat praksis og campusrådgivning. Du lærer også, hvornår du skal bruge Doodle Group Polls, Booking Page eller 1:1 til screening og betaling. Til sidst kan du starte din næste gruppe med selvtillid.

Udfordringen for professionelle terapeuter og rådgivere

Gruppearbejde har mange bevægelige dele. Alene planlægningen kan skabe stress.

• Du er nødt til at begrænse antallet af pladser for at holde grupperne sikre og effektive.

• Du skal beskytte fortroligheden i hver eneste besked, du sender

• Du skal administrere lokaler, telehealth-links og tidszoner

• Du skal screene deltagerne for egnethed og parathed

• Du skal reducere antallet af udeblivelser med klare påmindelser og tidsfrister

• Du undgår dobbeltbooking i din og dit teams kalendere

• Du indsamler nogle gange betaling for workshops eller CE-sessioner

Regneark, e-mailkæder med svar til alle og klistermærker skalerer ikke. De skaber fejl og afslører navne. Du har brug for en enkel tilmeldingsproces, der respekterer privatlivets fred, forbliver synkroniseret med din kalender og fungerer for klienter på enhver enhed.

Hvorfor dette er vigtigt for terapeuter og rådgivere

En klar tilmeldingsproces understøtter behandling og resultater.

• Færre administrative timer betyder flere klientsessioner

• Rene tilstedeværelseslister hjælper dig med at planlægge interventioner

• Start til tiden opbygger tillid og reducerer angst

• Private beskeder beskytter værdighed og sikkerhed

• Pålidelig kalenderstyring holder din praksis stabil

• Bedre tidsstyring mindsker udbrændthed for dig og dit team

Doodle Sign-up Sheets giver dig struktur til gruppeterapi og workshops. Du vælger tidspunkter, sætter pladsgrænser og bestemmer, hvad deltagerne skal se. Doodle sender bekræftelser og påmindelser, og din tilknyttede Google Kalender, Outlook eller Apple Kalender opdateres, når tiderne fyldes op.

Opbyg et enkelt, sikkert tilmeldingsflow for grupper

Et godt tilmeldingsflow hjælper kunderne med at sige ja og viser dem, hvad de kan forvente. Brug disse trin til at oprette tilmeldingsark til en terapigruppe eller workshop.

1. Definer dit tilbud

   • Navngiv din gruppe med et klart sprog, som klienterne forstår

   • Tilføj en kort beskrivelse med mål, hvem det er for og grundregler

   • Angiv format og sted, f.eks. personligt, Zoom eller hybrid

2. Angiv tidsintervaller og kapacitet

   • Opret ugentlige sessioner eller en enkelt workshopdato

   • Begræns antallet af pladser pr. session, så det matcher din kliniske plan

   • Tilføj buffertid til noter og lokaleskift

3. Beskyt privatlivets fred fra starten

   • I Doodle Pro skal du slå Skjul deltageroplysninger til, så navne ikke er synlige for andre.

   • Bed kun om fornavn og e-mail i RSVP'en, reserver klinisk screening til 1:1

4. Reducer antallet af udeblivelser med klare grænser

   • Sæt en tilmeldingsfrist, f.eks. 24 timer før sessionen

   • Aktivér automatiske påmindelser, der sendes ud før hvert møde

5. Forbind de værktøjer, du allerede bruger

   • Synkroniser din kalender, så Doodle kun tilbyder tider, der virkelig er åbne

   • Tilføj et Zoom-, Google Meet-, Microsoft Teams- eller Cisco Webex-link til hvert slot

   • Brug brugerdefineret branding til at tilføje dit logo og dine farver

6. Planlæg indtag og pasform

   • Brug et Doodle 1:1-link til at planlægge et kort screeningsopkald

   • Hvis workshoppen er betalt, kan du opkræve betaling for screeningen eller rådføre dig med Stripe på bookingsiden eller 1:1

Indstil kapaciteten på den rigtige måde

Gruppestørrelsen påvirker sikkerheden og resultaterne. I tilmeldingsarket skal du indstille antallet af pladser pr. slot, så det passer til din metode.

• Færdighedsgrupper kan køre godt med 10 til 12 pladser

• Procesgrupper har ofte 6 til 8 pladser

• Workshops kan skaleres til 25-40 pladser med en medfacilitator.

Hvis du forventer stor efterspørgsel, kan du tilføje et ekstra slot på et senere tidspunkt. Du kan også oprette en tekstboks med titlen Join waitlist og flytte folk til åbne pladser, efterhånden som de dukker op.

Hold deltageroplysningerne private

Fortrolighed starter ved tilmeldingen. Med Hide participant details er det kun dig, der ser navne. I din offentlige beskrivelse skal du undgå enhver anmodning om PHI. Hold kliniske spørgsmål i din 1:1-screening eller EHR-intagelsesformularer.

Inkluder en kort samtykkeerklæring i beskrivelsen:

• Deltagelse er frivillig

• Gruppens regler om respekt og fortrolighed

• Krisekontakter, hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp

Tilføj telehealth-links uden ekstra e-mails

Tilføj dit videolink til hvert slot, så klienterne modtager det i deres bekræftelse. Doodle fungerer med Zoom, Google Meet, Microsoft Teams og Cisco Webex. For personlige grupper skal du inkludere lokalets navn, adgang til bygningen og parkeringstips.

Praktiske tips til travle terapeuter og rådgivere

Brug disse tips til at oprette tilmeldingsark, der fungerer i det virkelige liv.

Tip 1: Opret et tilmeldingsark pr. gruppe - Hold en 8-ugers angstgruppe adskilt fra en sorggruppe. På den måde undgår du forvirring og gør kalenderstyringen enkel.

Tip 2: Tilbyd to eller tre tidspunkter - Tilføj tirsdag kl. 18, onsdag kl. 12 og lørdag formiddag. Klienterne vælger det tidspunkt, der passer til deres arbejde og familie.

Tip 3: Sæt en klar tilmeldingsfrist - Luk for tilmeldinger 24 timer før den første session. Det giver dig tid til at gennemgå listen og sende retningslinjer til gruppen.

Tip 4: Brug automatiske påmindelser - Aktivér påmindelser 24 timer og 2 timer før hver session. Det alene reducerer antallet af udeblivelser og forsinkede ankomster.

Tip 5: Hold navne private - Slå Skjul deltageroplysninger til i Doodle Pro for at beskytte fortroligheden. Brug initialer i alle filer, du eksporterer.

Tip 6: Synkroniser din kalender - forbind Google, Outlook eller Apple Calendar. Doodle vil undgå konflikter og foreslå tidspunkter, der passer til din virkelige tidsplan.

Tip 7: Brug 1:1 til screening - Link en Doodle 1:1 til et kort opkald før gruppen. Tilbyd tre til fem tider, og lad Doodle håndtere booking og bekræftelser.

Tip 8: Opkræv betaling efter behov - Til betalte workshops eller CE-sessioner kan du bruge Doodle Booking Page eller 1:1 med Stripe til at opkræve gebyrer ved booking. Vælg betal nu eller reserver med senere betaling.

Tip 9: Tilføj bufferblokke - Tilføj 15 minutter før og efter hver session. Det beskytter dine noter og understøtter god tidsstyring.

Tip 10: Del tilmeldinger sikkert - Send invitationer direkte fra Doodle til op til 1000 kontakter, eller del et link med henvisningspartnere. Ingen eksponering af deltagernes navne.

Tip 11: Brug Zapier til at holde systemerne synkroniseret - Forbind Doodle med dit EHR- eller e-mailværktøj via Zapier. Tilføj nye tilmeldinger til et segment uden manuel indtastning.

Tip 12: Skriv klare beskrivelser hurtigt - I Doodle Pro kan du bruge AI-genererede beskrivelser og derefter finpudse tone og længde. Det sparer tid, samtidig med at du bevarer din kliniske stemme.

Almindelige fejl at undgå

Undgå disse faldgruber, når du opretter tilmeldingssedler til gruppeterapi og workshops.

Værktøjer og løsninger, der gør det nemt at planlægge

Se her, hvordan Doodle hjælper terapeuter og rådgivere på alle trin.

Eksempler fra den virkelige verden i behandlingsmiljøer

Vigtige erfaringer

• Brug tilmeldingsblanketter til at indstille klare slots, pladsgrænser og påmindelser for grupper og workshops

• Beskyt fortroligheden ved at skjule deltageroplysninger og holde PHI ude af offentlige felter

• Forbind dine kalender- og videoværktøjer, så kunderne får nøjagtige tider og links

• Brug 1:1 til screening og bookingside med Stripe til betalte events

• Gruppeafstemninger hjælper dig med at vælge tider, før du offentliggør dit tilmeldingsark

Kom i gang med bedre planlægning

Du hjælper klienter med at skabe meningsfulde forandringer. Din planlægning bør understøtte det arbejde. Brug Doodle Sign-up Sheets til at indstille tidspunkter, begrænse antallet af pladser og holde navne private. Tilføj påmindelser, forbind din kalender, og lad Doodle håndtere bekræftelser, mens du fokuserer på pleje.

Opret dit første tilmeldingsark på få minutter. Hvis du også har brug for screeningslinks eller betalt registrering, kan du tilføje en bookingside eller 1:1 og forbinde Stripe. Doodle fungerer med Google Kalender, Outlook og Apple Kalender samt Zoom, Google Meet, Microsoft Teams og Cisco.

Er du klar til at forenkle din planlægning? Opret en Doodle og se, hvordan terapeuter og rådgivere sparer timer hver uge.