Planlægning af et møde på tværs af tidszoner

Nylige rapporter viser, at organisationer bruger op til 15 procent af deres samlede tid på møder. Denne statistik stiger til 50 procent for den øverste ledelse. På trods af dette mener ledere, at over 67 procent af møderne er fejlslagne, og op til 92 procent af de adspurgte indrømmer, at de multitasker under et møde. Disse tal forklarer let, hvorfor det kan være en stor udfordring at planlægge møder hurtigt. Kort sagt, folk er bare ikke så glade for dem. Hvis du er den udpegede mødetidsplanlægger til en begivenhed, misunder de andre dig sandsynligvis ikke dit job. Hvad der sandsynligvis vil gøre det endnu mere kompliceret, er at forsøge at planlægge mødet på tværs af tidszoner.

Siden pandemiens indtog er fjernarbejde hurtigt blevet normen snarere end undtagelsen. Digitale nomader er mainstream, og det er meget mere sandsynligt, at virksomheder har en internationalt fordelt arbejdsstyrke. Som mødeplanlægger kan det næsten være lige så tidskrævende som selve mødet at finde et tidspunkt og en dato, der fungerer for alle, og det kan være lige så tidskrævende som selve mødet. Her er et par tips, der kan gøre dit arbejde lettere.

1. Tjek, om der er overlapning af tidsplanen

Det virker måske umiddelbart selvfølgeligt, men det kan være en rigtig smart måde at indsnævre planlægningsvinduet på uden at skabe konflikter blandt dine deltagere. Når du holder møde på tværs af tidszoner, har dine deltagere sandsynligvis kun en del af deres arbejdsdag til fælles. Hvis du er opmærksom på denne overlapning, bliver det lettere for dig at booke et mødetidspunkt, der passer ind i alles planlæggere.

2. Brug en mødeplanlægger

Traditionelt set forsøger folk at planlægge møder gennem diskussion. Dette fører ofte til langvarige frem og tilbage- og tilbage-vendinger med deltagere, der forsøger at presse på for at få deres foretrukne tidspunkter i en e-mail-tråd. Men når man forsøger at koordinere et møde på tværs af tidszoner, er det ikke bare ineffektivt at gøre det via e-mail eller chat, det kan også være kontraproduktivt. Doodles online planlægningsværktøj automatiserer f.eks. en stor del af processen med at planlægge et arrangement og bringer den ned på minutter.

3. Lad alle komme til orde

En stor del af at nå til enighed om et mødetidspunkt er at sikre, at alle har haft en chance for at fremføre deres præferencer. En online afstemning er den ideelle måde at gøre dette på. Med Doodles mødetidsplanlægger er undersøgelsesfunktionen indbygget. Du kan stille en række forudvalgte tidsrum til rådighed for dine deltagere. Så kan de hver især stemme på det tidsrum, der passer dem bedst. Når alle stemmerne er afgivet, er resultaterne tilgængelige for alle at se. Dette flytter ansvaret for mødeplanlægningen tilbage til deltagerne og fjerner presset fra en enkelt person.

4. Sørg for, at dine kalendere er synkroniseret

Hvis du planlægger et møde i god tid, er der en chance for, at folk ikke husker det, når tiden er inde. Det sidste skridt efter at have fastlagt et tidsrum er at synkronisere mødetidspunktet i alle planlæggere og kalendere, så det er fastlåst. Hvis du er Doodle-bruger, er en god måde at gøre dette på at integrere din onlinekalender med din Doodle-konto. På den måde er det markeret i din kalender, når du har besluttet dig for et tidspunkt at mødes på, og du behøver ikke længere at bekymre dig om det. Dette er især vigtigt, når dine deltagere kommer fra forskellige steder, og alles kalendere kan vise mødet i lokal tid.

Det vigtige, når du planlægger et møde på tværs af tidszoner, er at bruge en mekanisme, der fjerner stresset ved planlægningsprocessen. Du vil gerne have, at folk ser frem til mødet og ikke er irriteret over, at de har måttet gøre en ekstra indsats for at deltage i det.

Over 30 millioner mennesker stoler på Doodle til at planlægge deres møder hver måned, netop fordi Doodle gør det problemfrit og hurtigt. Hvis du vil have flere oplysninger om, hvordan Doodles mødetidsplanlægger gør planlægningen positivt let for dig, kan du gennemse dens features eller blot kontakt os. Vi hjælper dig gerne med at komme i gang.