Doodle-Zoom-integration øger effektiviteten og engagementet i forbindelse med virtuelle møder

Fjernmøder er blevet min nye normalitet. Og jeg er ikke alene. En undersøgelse fra Miro viste, at 73 procent af medarbejderne havde mindst fire fjernmøder på syv dage. Dette har meget at gøre med det konkurrenceprægede forretningslandskab, der har ført til en stor stigning i antallet af globalt distribuerede og fjernbetjente arbejdsstyrker rundt om i verden.

I dag har vi tilføjet en ny integration med Zoom, et af verdens mest betroede og populære videokonferenceværktøjer, for at forenkle, automatisere og forbedre fjernmødeoplevelsen.

**

For at give dig lidt mere smag til denne integration og hvad den betyder for virksomheder, satte jeg mig ned til en snak med en af vores produktchefer, Timoteo Canonica.

Hvad adskiller Zoom fra andre videokonferenceværktøjer? Hvorfor gav det mening at samarbejde med dem om denne integration?

Timoteo: I henhold til en nylig artikel i CNBC har Zoom allerede tilføjet 2,22 millioner månedlige aktive brugere i 2020, mens de tilføjede 1,99 millioner i 2019. Disse tal taler for, hvorfor Zoom er blevet det foretrukne videokonferenceværktøj, der anvendes af virksomheder - og salgs-, marketing-, HR- og produktprofessionelle - over hele verden. Og hos Doodle bruger vi Zoom til at gennemføre vores produktfokuserede webinarer.

Mener du, at der er en sammenhæng mellem ineffektiv planlægning og udeblivelser fra møder? Hvordan tror du, at Doodle-Zoom-integrationen vil løse dette problem?

Timoteo: Jeg tror absolut, at ineffektivitet i planlægningen har en direkte indvirkning på mødeudfald. Ingen kan lide at skulle vente på, at nogen kommer til et møde, men at vedkommende aldrig kommer. Det berygtede møde, hvor man ikke møder op, sker desværre oftere, end nogen af os bryder os om. Når der er en reel grund til at udeblive (på grund af en nødsituation eller en ændring af prioriteterne i sidste øjeblik), forstår vi det, vi tilpasser os, vi kommer over det.

Men når et møde udebliver på grund af ineffektiv planlægning - simpelthen fordi en arrangør har glemt at oprette et Zoom-link og tilføje det til kalenderinvitationen - er det frustrerende som bare fanden.

Desværre sker det ofte i erhvervslivet, at man ikke møder op. Hvorfor? De fleste erhvervsfolk har en stor arbejdsbyrde, en lang liste over opgaver og projekter, der skal gennemføres hver uge, og klart definerede mål og KPI'er, som de skal opfylde i deres roller. Så når de planlægger møder (hvad enten det er med interne teams og interessenter eller med eksterne kunder, partnere og leverandører), er de ikke særlig opmærksomme på planlægningsdelen. Det er normalt en eftertanke.

De fleste mennesker forsøger at bruge så lidt tid som muligt på selve mødeplanlægningsdelen. Så de opretter hurtigt en kalenderinvitation, inviterer deltagerne og trykker på send. Men oftest lader de fanen "placering" i deres kalender være tom, fordi der måske er deltagere, som sidder på andre kontorer (eller arbejder eksternt). Så et videokonferenceværktøj vil uundgåeligt være nødvendigt. Selvfølgelig har mødearrangøren alle intentioner om at opdatere kalenderinvitationen senere når de har oprettet det nødvendige videokonferencelink.

Men husk på, hvor travlt de fleste fagfolk har i dag? Arbejdet bliver hektisk; tiden går, og pludselig er der få minutter til det planlagte møde skal finde sted. Men se og hør, arrangøren opdager, at han har glemt at oprette Zoom-linket (han går ind på sin Zoom-konto på Zoom-webstedet, opretter et nyt møde, kopierer/indsætter Zoom-linket og opdaterer derefter kalenderinvitationen med Zoom-linket). Det er en masse ekstra trin, jonglering mellem forskellige værktøjer (og websteder/apps) og tid, som kan skæres helt væk med vores nye Doodle-Zoom-integration. Og i processen kan det vende den stigende tendens til, at møder ikke bliver overværet. Det er en win-win.

Fjernarbejde og distribuerede teams er blevet det nye normale på de fleste arbejdspladser i dag. Dette gælder især i kølvandet på udbruddet af coronavirus. Tror du, at Doodle-Zoom-integrationen kan spille en rolle i forbindelse med at hjælpe fjern- og distribuerede teams med at bryde igennem de fysiske barrierer og skabe en følelse af tilhørsforhold og et fælles fællesskab?

Timoteo: Der er et stort antal medarbejdere, der befinder sig i en unik situation lige nu, da deres virksomheder har indført en fuldt ud fjernstyret driftsmodel i en ubestemt periode, indtil udbruddet af coronavirus kan inddæmmes (og medarbejdernes sikkerhed kan garanteres). Men når medarbejderne er fysisk distanceret fra deres teammedlemmer, direkte ledere, kolleger og ledelse, kan det være let at isolere sig og afbryde forbindelsen med andre. Det er her, at et videokonferenceværktøj som Zoom er blevet afgørende for at tackle disse udfordringer. Ifølge en undersøgelse foretaget af GigaOm Research synes 87 procent af fjernansatte medarbejdere at føle sig mere forbundet med deres team og hele processen, når de benytter sig af videokonferencer. Så hvis videokonferencer har evnen til at få eksterne og distribuerede teams til at føle sig mere forbundet og engageret, giver det god mening, at video- og planlægningsteknologi arbejder bedre sammen for at få dette til at ske.

En måde, hvorpå disse fjernte teams kan bruge Doodle-Zoom-integrationen (til at føle sig forbundet og engageret), er ved at oprette daglige virtuelle kaffesamtaler til one-to-one time med kolleger og teammedlemmer. Denne tid bør bruges til at dele personlige anekdoter, opdateringer om deres liv, diskutere aktuelle begivenheder eller hvad der ellers føles naturligt. Og hvis der afholdes virtuelle møder, skal du lade videofunktionen være aktiveret i dit videokonferenceværktøj. Ved at lade den være aktiveret kan fjernteams se, når deres kolleger smiler, griner eller får deres småbørn til at snuble uforvarende (og morsomt) i videoen.

Dette er også en mulighed for ledelse og HR-teams til at benytte sig af digitale værktøjer til at opretholde og styrke arbejdspladsens kultur. I stedet for at aflyse gruppemøder (f.eks. møder for alle, ugentlige spilaftener, fredagsøl), kan du gøre dem virtuelle. Opmuntre medarbejderne til at tage en øl fra deres eget køleskab (eller vin, hvis du foretrækker det) og tage til et virtuelt gruppemøde, hvor de kan holde engagementet i gang.

For at få et nærbillede af, hvordan Doodle-Zoom-integrationen rent faktisk fungerer - og hvordan den kan reducere antallet af møder, der udebliver fra møderne, og øge samarbejdet for fjernte teams - se denne video.

De bedste lande at arbejde eksternt i - 2023