Hvad er et forberedende opkald?

Hvad er et forberedende opkald?

Et forberedelsesopkald, også kendt som et forberedelsesopkald eller et før-mødeopkald, er et kort møde, der finder sted før et længere, mere formelt møde.

Formålet med et forberedende opkald er at få alle på samme side og sikre, at vigtige spørgsmål bliver besvaret inden det egentlige møde. Hvis der f.eks. er flere personer, der skal præsentere, er det godt at synkronisere inden, så hver person ved, hvad de skal gøre og hvornår.

Selv om vi kalder det et forberedelsesopkald, kan det foregå personligt eller virtuelt via videokonference.

Fordele ved at bruge forberedende opkald

Der er mange fordele ved at bruge forberedende opkald, bl.a:

Øget produktivitet: Forberedende opkald kan bidrage til at øge produktiviteten på dine møder ved at sikre, at alle ved, hvad der sker, læser eller medbringer det, de har brug for til mødet, og bruger mindre tid på at stille spørgsmål, der kan føre dig væk fra emnet. Undersøgelser viser, at 38 procent af medarbejderne bliver frustrerede over folk, der kommer til møderne under eller ikke er forberedt.

Forbedret kommunikation: Når du taler med dine kunder eller kolleger, vil du helt sikkert være mere produktiv og få bedre resultater. Tag dig tid til at snakke med dem før dit hovedmøde, så kan du få en bedre forståelse af deres behov og forventninger. Det kan hjælpe på mange måder - herunder at alle føler sig lyttet til og er mere investeret i projektet.

Reduceret stress: I marts 2023 hævdede 89 procent af amerikanerne, at de havde lidt af udbrændthed i det seneste år. Forberedende samtaler er blot en måde at hjælpe med at reducere stress ved at give dig en chance for at organisere dig og forberede dig på forhånd. Det kan hjælpe dig med at føle dig mere sikker og i kontrol under mødet.

Sådan planlægger du et vellykket forberedelsesmøde

Her er et par tips til at planlægge en vellykket forberedelsesopkald:

Sæt en klar dagsorden: Før du starter opkaldet, skal du tage dig tid til at overveje, hvad du vil drøfte. Det vil hjælpe dig med at holde dig på sporet og få mest muligt ud af din tid.

Invitér de rigtige personer: Inviter kun de personer, der er vigtige for diskussionen. Det vil hjælpe med at holde samtalen fokuseret og effektiv.

Start og slut til tiden: Respekter alles tid ved at starte og slutte opkaldet til tiden. Det viser, at du tager mødet alvorligt, og at du sætter pris på alles tid.

Tag noter: Tag nogle noter under samtalen, så du kan huske de vigtigste punkter, der er blevet drøftet. Det vil være nyttigt, når du forbereder dig til selve mødet.

Opfølgning: Efter dit opkald skal du sende en opfølgningsmail til alle, der deltog. Det er en god måde at gentage de nøglepunkter, der blev drøftet, og sikre, at alle er på samme side.

Sådan planlægger du et forberedende opkald med Doodle

Doodle er et fantastisk værktøj til planlægning af forberedende samtaler.

Som et af verdens foretrukne planlægningsværktøjer kan du oprette en afstemning og sende den til dine deltagere. De vælger så det tidspunkt, der passer dem bedst, og du har et mødetidspunkt på få minutter.