5 mødeskabeloner, som alle konsulenter har brug for

Som konsulent er det din kalender, der driver din omsætning. Alligevel mister du timer hver uge på grund af rodede invitationer, uklare dagsordener og omlægninger i sidste øjeblik. Kunderne forventer, at du leder processen - ikke jager e-mails eller genopbygger planen før hvert opkald.

Mødeskabeloner ændrer på det. Med et par gentagelige skitser og smart planlægning kan du booke hurtigere, sætte klare forventninger og holde hver session fokuseret på resultater.

I denne guide finder du fem skabeloner til konsulentmøder, der er klar til brug. Hver indeholder en dagsorden, tidsbokse, tjekliste til forberedelse, eksempler på invitationer og tips til opsætning i Doodle.

Brug én skabelon eller alle fem. Uanset hvad vil du bruge mindre tid på administration og mere tid på at rådgive kunderne.

Udfordringen for konsulenter

Konsulenter jonglerer med opdagelsessamtaler, workshops, statusopdateringer og executive reviews - ofte på tværs af flere kunder og teams. Omfanget skifter. Prioriteterne flytter sig hurtigt.

Fælles smertepunkter:

• Endeløse e-mails frem og tilbage for at finde et tidspunkt

• Møder, der trækker i langdrag uden beslutninger

• Uklare forberedelser, der spilder de første 15 minutter

• Udeblivelser eller sene ankomster

• Manuel opfølgning, der glider gennem sprækkerne

Skabeloner kombineret med smarte planlægningsværktøjer giver dig kontrollen tilbage over din proces - og din tid.

Hvorfor strukturerede møder er vigtige for konsulenter

Dine fakturerbare timer og din kundeoplevelse afhænger af struktur. Når dine møder følger en konsekvent ramme, kan du:

• Beskyt fokustid i din kalender

• Opbygge tillid gennem forudsigelige resultater

• Forkorte salgscyklusser med klar afdækning og forslag

• Holder projekter på sporet med definerede ejere og næste skridt

Med Doodle kan du booke de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt - og samtidig bringe din dagsorden ind i hver eneste invitation. Forbind din kalender, tilføj et videolink, og lad kunderne vælge ud fra din reelle tilgængelighed. Mindre jonglering, flere resultater.

Skabelon 1: Opdagelsesopkald

Brug dette, når en ny kunde ønsker at udforske egnethed eller omfang. Sigt efter 30 minutter.

Dagsorden

Tjekliste til forberedelse

• Gennemgå leadets hjemmeside og LinkedIn

• Udarbejd tre afklarende spørgsmål om budget eller tidslinje

• Forbered et relevant case-eksempel

Eksempel på invitationskopi

Emne: Opdagelsessamtale for at afklare mål og næste skridt

Brødtekst: Tak for din interesse. Vi gennemgår dine mål, din nuværende situation og en plan på højt niveau. Vær klar til at dele dine to vigtigste prioriteter og en tidslinje for dine beslutninger.

Sæt det op i Doodle

• Brug en bookingside, så potentielle kunder kan booke ud fra din tilgængelighed i realtid

• Tilføj buffere før og efter for at beskytte fokustid

• Tilslut Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams, så linket tilføjes automatisk

• Hvis du opkræver betaling for discovery, så slå Stripe til for at opkræve betaling ved booking

• Brug AI-genererede mødebeskrivelser (Doodle Pro) til automatisk at udfylde dagsordenen

Bedste praksis

• Giv din anbefaling en tidsramme på 10 minutter

• Slut altid af med et næste skridt og en dato

• Hvis flere indkøbere er involveret, skal du bruge en gruppeafstemning til opfølgningen

Skabelon 2: Projekt kickoff

Brug denne til et nyt engagement. Sigt efter 60 minutter med kundechefen og de vigtigste interessenter.

Dagsorden

Tjekliste til forberedelse

• Del en projektbeskrivelse på én side på forhånd

• Udarbejd en milepælsplan med datointervaller

• Opret en delt mappe til filer og noter

Eksempel på invitationskopi

Emne: Projekt kickoff og arbejdsaftale

Brødtekst: Vi bekræfter roller, milepæle og forventninger til kommunikation. Gennemgå briefingen, og vær forberedt på at bekræfte omfang og risici.

Sæt det op i Doodle

• Brug en gruppeafstemning til at finde et tidspunkt på tværs af mange kalendere

• Slå deadlines og påmindelser til, så folk reagerer hurtigt

• Skjul deltageroplysninger, hvis der er brug for privatlivets fred

• Send invitationer direkte fra Doodle til op til 1.000 deltagere

• Tilføj dit logo, og vedhæft briefingen med tilpasset branding (Pro)

Bedste praksis

• Bekræft, hvem der kan godkende ændringer i omfanget

• Aftal kadence og deltagelse

• Log risici med ejere under opkaldet

Skabelon 3: Ugentlig statusopdatering

Brug denne til at fastholde fremskridt og afdække risici. Sigt efter 25 minutter.

Dagsorden

Tjekliste til forberedelse

• Opdater dit statusdokument eller din tavle

• Identificer én beslutning, som kunden skal træffe

• Del links eller data i invitationen

Eksempel på invitationskopi

Emne: Ugentlig statusopdatering og beslutninger

Brødtekst: Hurtig gennemgang af fremskridt, risici og næste uges plan. Tjek venligst statusdokumentet, og vær klar til at tage stilling til de punkter, der er markeret med "Beslutning".

Sæt det op i Doodle

• Brug en tilbagevendende 1:1 eller tilbagevendende gruppeafstemning

• Forbind din kalender for at undgå konflikter

• Tilføj automatiske påmindelser (24 timer + 1 time før)

• Brug AI-genererede beskrivelser for at holde dagsordenen konsistent

Bedste praksis

• Hold opdateringer til fakta og tal

• Diskuter kun blokeringer, der kræver handling

• Registrer ejere og forfaldsdatoer i realtid

Skabelon 4: Workshop med interessenter

Brug denne til opdagelse, kortlægning eller tilpasning med en større gruppe. Sigt efter 90-120 minutter.

Dagsorden

Tjekliste til forberedelse

• Send en kort undersøgelse før arbejdet (brug tilmeldingsarket som en tekstundersøgelse)

• Del et Miro-, FigJam- eller Google Doc-link

• Afklar beslutningstagere vs. bidragydere

Eksempel på invitationskopi

Emne: Workshop med interessenter for at definere prioriteter

Brødtekst: Vi kortlægger den aktuelle situation, gennemfører to korte aktiviteter og afstemmer prioriteterne. Udfyld venligst forundersøgelsen, og mød op til tiden.

Sæt det op i Doodle

• Brug en gruppeafstemning til at finde et tidspunkt på tværs af kalendere

• Sæt en svarfrist og påmindelser

• For betalte workshops skal du opkræve gebyrer ved booking med Stripe

• Brug tilmeldingssedler til sessioner med begrænsede pladser

• Skjul deltageroplysninger, hvis det er nødvendigt, og anvend brugerdefineret branding

Bedste praksis

• Sæt tid på hver aktivitet

• Tildel en facilitator og en notattager

• Afslut med klare beslutninger og ejere

Skabelon 5: Gennemgang og godkendelse af forslag

Brug dette til at lukke aftalen. Sigt efter 45 minutter med køberen og de vigtigste godkendelsespersoner.

Dagsorden

Forbered tjekliste

• Del forslaget 24-48 timer før

• Fremhæv to prismuligheder, der passer til forskellige niveauer

• Forbered en enkel visuel projektplan

Eksempel på invitationskopi

Emne: Plan for gennemgang og godkendelse af forslag

Brødtekst: Vi gennemgår forslaget, bekræfter omfang og priser og bliver enige om godkendelsesvejen. Gennemgå venligst dokumentet på forhånd.

Sæt det op i Doodle

• Tilbyd et 1:1-link med flere tidsmuligheder

• Tilføj buffere og tidsgrænser for at beskytte din dag

• Tilføj automatisk videolinks (Meet, Zoom eller Teams)

• Hvis du tager et depositum, skal du aktivere Stripe-indsamling ved booking

Bedste praksis

• Knyt hvert punkt til et målbart resultat

• Præsenter to klare muligheder

• Bed om en beslutningsdato, og planlæg et hold via Doodle

Almindelige fejl, der skal undgås

• Ingen dagsorden i invitationen - inkluder altid en

• Inviterer for mange mennesker - hold dig til de vigtigste beslutningstagere

• Åbne sessioner - brug tidsbokse

• Sene forberedelser - del materialer en dag i forvejen

• Manuel planlægning - brug Doodles bookingside eller 1:1 til at skære ned på e-mails

Værktøjer og løsninger til konsulenter

Sådan understøtter Doodle effektive konsulentmøder:

• Bookingside: Del et enkelt link til opdagelsesopkald, betalte sessioner eller kontortid. Opkræv betaling via Stripe.

• 1:1 planlægning: Tilbyd tidsmuligheder for gennemgang af forslag eller check-in med ledelsen. Doodle gemmer alle muligheder, indtil en er bekræftet.

• Gruppeafstemning: Planlæg store grupper (op til 1.000 deltagere) med deadlines og påmindelser.

• Tilmeldingsark: Administrer workshops eller undersøgelser med begrænsede pladser.

• Kalenderintegrationer: Synkroniser Google-, Outlook- eller Apple-kalender - vis kun ledige tider.

• Video-links: Tilføj automatisk Meet, Zoom, Webex eller Teams til alle invitationer.

• Pro-funktioner: Brugerdefineret branding, AI-genererede beskrivelser, reklamefri oplevelse og sikkerhed på virksomhedsniveau.

• Automatisering: Brug Zapier til at sende bookingdata til dit CRM eller din projekttavle og automatisere påmindelser.

Eksempler fra den virkelige verden

Solo strategikonsulent:

Elena tilføjede en bookingside til betalt opdagelse og krævede et depositum via Stripe. Antallet af udeblivelser faldt, og kunderne ankom forberedte takket være AI-genererede dagsordener.

Boutique-analysefirma:

Brugte Group Polls til at planlægge interviews med interessenter på tværs af afdelinger. Svarfristerne reducerede koordineringen fra to uger til fire dage.

Konsulent i forandringsledelse:

Marcus afholdt tre 90-minutters workshops med 20 pladser hver ved hjælp af tilmeldingsark. Deltagerne valgte selv pladser, påmindelser blev sendt ud automatisk, og branding matchede kundeportalen.

Fraktioneret COO:

Priya oprettede tilbagevendende 1:1'er til ugentlige statusopkald plus en månedlig gennemgang af ledelsen. Buffere beskyttede hendes morgener, og Teams-links blev tilføjet automatisk.

Det vigtigste at tage med sig

• Mødeskabeloner skaber gentagelige, resultatdrevne sessioner

• Brug de fem her til opdagelse, kickoff, status, workshops og forslag

• Inkluder altid tidsbokse, forberedelse og næste skridt

• Book hurtigere med Doodle-bookingside, 1:1, gruppeafstemning eller tilmeldingsark

• Tilføj Stripe-betalinger, forbind kalendere og tilføj automatisk videolinks

Kom i gang med bedre planlægning

Vælg en skabelon, og test den i denne uge. Føj dagsordenen til din invitation, indstil tidsgrænser, og send dit bookinglink, så kunderne kan vælge uden at gå frem og tilbage.

Er du klar til at forenkle din planlægning og holde stærkere møder? Opret en Doodle, og opret din første bookingside, 1:1 eller gruppeafstemning i dag.

Din kalender vil føles lettere - og dine kunder vil mærke forskellen.