Che cos'è una chiamata preventiva?

Che cos'è una chiamata di preparazione?

Una chiamata di preparazione, nota anche come chiamata di preparazione o chiamata di pre-riunione, è una breve riunione che si svolge prima di una riunione più lunga e formale.

Lo scopo di una telefonata di preparazione è quello di mettere tutti d'accordo e garantire che le domande essenziali trovino risposta prima della riunione principale. Ad esempio, se ci sono più persone che presentano, è bene sincronizzarsi prima in modo che ciascuno sappia cosa fare e quando.

Anche se la chiamiamo telefonata di preparazione, può svolgersi di persona o virtualmente tramite videoconferenza.

Vantaggi dell'uso delle chiamate di preparazione

L'utilizzo delle telefonate di preparazione presenta numerosi vantaggi, tra cui:

Aumento della produttività: Le telefonate di preparazione possono contribuire ad aumentare la produttività delle riunioni, garantendo che tutti sappiano cosa sta accadendo, leggano o portino con sé ciò di cui hanno bisogno alla riunione e passino meno tempo a fare domande che possono portare fuori tema. Alcuni studi dimostrano che il 38% del personale si sente frustrato dalle persone che si presentano alle riunioni in ritardo o non sono preparate.

Miglioramento della comunicazione: Quando parlate con i vostri clienti o colleghi sarete sicuramente più produttivi e otterrete risultati migliori. Prendetevi del tempo per chiacchierare con loro prima della riunione principale e potrete capire meglio le loro esigenze e aspettative. Questo può aiutare in molti modi, tra cui il fatto che tutti si sentano ascoltati e siano più coinvolti nel progetto.

Riduzione dello stress: Nel marzo 2023, l'89% degli americani ha dichiarato di aver sofferto di burnout nell'ultimo anno. Le telefonate di preparazione sono solo un modo per ridurre lo stress, dando la possibilità di organizzarsi e prepararsi in anticipo. Questo può aiutarvi a sentirvi più sicuri e in controllo durante la riunione.

Come pianificare una riunione preliminare di successo

Ecco alcuni suggerimenti per pianificare una telefonata di preparazione di successo:

Stabilite un ordine del giorno chiaro: Prima di iniziare la telefonata, prendetevi un po' di tempo per pensare a ciò che volete discutere. Questo vi aiuterà a rimanere in carreggiata e a sfruttare al meglio il vostro tempo.

Invitate le persone giuste: Invitate solo le persone essenziali per la discussione. Questo aiuterà a mantenere la telefonata concentrata ed efficiente.

Iniziare e terminare in tempo: Rispettate il tempo di tutti iniziando e terminando la telefonata in orario. In questo modo dimostrerete che la riunione è seria e che tenete conto del tempo di tutti.

Prendete appunti: Durante la telefonata, prendete appunti per ricordare i punti chiave discussi. Questo vi sarà utile quando vi preparerete per la riunione vera e propria.

Follow-up: dopo la telefonata, inviate una email di follow-up a tutti i partecipanti. È un ottimo modo per ribadire i punti chiave discussi e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

Come programmare una telefonata di preparazione con Doodle

Doodle è un ottimo strumento per programmare le telefonate di preparazione.

Essendo uno degli strumenti di pianificazione preferiti al mondo, potete creare un sondaggio e inviarlo ai partecipanti. I partecipanti potranno scegliere l'orario più adatto a loro e l'orario della riunione sarà disponibile in pochi minuti.