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Una lista di controllo completa per la festa di Natale aziendale include la definizione del budget, la scelta della data, la conferma della politica degli ospiti, la gestione degli inviti e degli RSVP, l'organizzazione di cibo e bevande, la pianificazione dell'intrattenimento e dei discorsi e la preparazione di tutti i dettagli logistici per un evento senza intoppi. Il modo più semplice per iniziare è utilizzare un sondaggio di gruppo Doodle per trovare una data che vada bene per tutto il team, evitando messaggi infiniti, ritardi e conflitti durante le intense festività natalizie.
Lista di controllo per la festa di Natale dell'azienda
Organizzare una festa di Natale per un team di professionisti è gratificante, ma comporta molti elementi in movimento. Dall'approvazione del budget ai contatti di emergenza, più sono le persone coinvolte, più è importante rimanere organizzati. Questa lista di controllo riunisce tutto in un unico posto, in modo che il tuo team possa godersi una festa rilassata e memorabile.
Di seguito trovi la lista di controllo completa e ampliata, pensata per i team delle risorse umane, i responsabili degli uffici e tutti coloro che stanno organizzando un evento aziendale.
Lista di controllo completa per le feste di Natale per i team di professionisti
Categoria | Cosa considerare / cosa fare |
Scopo della festa | Stabilisci se l'evento è una celebrazione, una serata di aggregazione, una cena formale o un incontro informale. |
Budget | Stabilisci in anticipo un budget chiaro (sede, cibo, bevande, intrattenimento, regali, trasporto). Conferma chi lo approva. |
Data e giorno della settimana | Scegli un giorno della settimana o un weekend a seconda delle preferenze del team. Utilizza un sondaggio di gruppo Doodle per trovare una data in cui tutti possano partecipare. |
Politica sugli ospiti | Decidi se sono ammessi partner o coniugi e comunicalo in anticipo. |
Sede | Considera gli spazi dell'ufficio, i ristoranti, i locali in affitto, l'accessibilità, il parcheggio e i trasporti pubblici. |
Inviti | Inviali in anticipo. Includi la data, l'ora, il codice di abbigliamento, la politica dei partner, la scadenza per gli RSVP e i dettagli del luogo. |
RSVP e partecipazione | Tieni traccia degli RSVP e delle esigenze dietetiche; invia promemoria amichevoli; conferma il numero di partecipanti con la sede. |
Contatti di emergenza | Raccogli i numeri di emergenza della sede e assicurati che il team organizzativo abbia i numeri di telefono degli altri. |
Cibo e bevande | Pianifica il menu o il catering, controlla le restrizioni dietetiche, conferma la politica sugli alcolici e fornisci opzioni analcoliche. |
Intrattenimento | Prepara una playlist, prenota un DJ, organizza trivia o giochi o allestisci una semplice cabina per le foto. |
Discorsi e apprezzamenti | Decidi chi parla, quando e il tono. Includi riconoscimenti di squadra o piccoli premi. |
Regali | Scegli se includere il Babbo Natale segreto, fissa un limite di budget e condividi istruzioni chiare. |
Codice di abbigliamento | Chiarisci le aspettative: festivo, formale, smart casual o a tema. |
Trasporti | Fornisci buoni taxi o informazioni chiare sui trasporti. Garantisci opzioni di trasporto sicure per chi beve. |
Accessibilità e inclusività | Verifica che il locale sia adatto a tutti. Considera l'inclusività del menu, i livelli di rumore e i posti a sedere. |
Logistica e attrezzature | Controlla microfoni, altoparlanti, prolunghe, decorazioni e tutto ciò che serve per i discorsi o le presentazioni. |
Musica e audio | Assegna la responsabilità per la musica, conferma l'impianto audio e verifica il volume in modo che le conversazioni siano facili. |
Coordinamento della giornata | Arriva in anticipo, testa le attrezzature, controlla il numero di persone, decora se necessario e prepara la musica. |
Piano di pulizia | Chiarisci chi si occupa delle pulizie e cosa fornisce la location. |
Follow-up | Invia messaggi di ringraziamento, condividi le foto e raccogli i feedback per il prossimo anno. |
Cronologia dell'organizzazione della festa di Natale
Una semplice tabella di marcia aiuta a evitare lo stress dell'ultimo minuto, soprattutto quando i locali e il catering vengono prenotati in fretta.
Cronologia | Cosa fare |
3 settimane prima | Scegli la data con Doodle, prenota il locale, stabilisci il budget, invia gli inviti |
2 settimane prima | Finalizzare il menu, confermare l'intrattenimento, organizzare le attività, ordinare le decorazioni |
1 settimana prima | Acquistare le bevande, rivedere gli RSVP, finalizzare il piano del discorso, preparare la playlist |
2-3 giorni prima | Controlla le attrezzature, rivedi i posti a sedere, riordina l'area dell'evento se in loco |
Giorno della festa | Raffredda le bevande, allestisci le decorazioni, prova l'audio, dai il benvenuto agli ospiti e goditi la serata. |
Come organizzare la festa di Natale del tuo team con Doodle
La parte più difficile di ogni evento natalizio è concordare una data. I programmi di dicembre si riempiono rapidamente e le chat di gruppo raramente aiutano.
Un sondaggio di gruppo con Doodle semplifica tutto:
Condividi più opzioni di data
Lascia che il team voti in pochi secondi
Vedere chiaramente la disponibilità di tutti
Conferma la data vincente all'istante
Passa alla parte più divertente della pianificazione
Puoi usare Doodle anche per coordinare:
Riunioni di pianificazione con il tuo comitato interno
Aiutanti volontari per l'allestimento o le pulizie
Orari per lo scambio dei regali di Babbo Natale segreto
Piccoli eventi di gruppo prima o dopo la festa principale.
Prima lo fai, più agevole sarà l'intero processo di pianificazione.
Come rendere l'organizzazione della festa di Natale priva di stress
Una grande festa aziendale non deve essere necessariamente complicata. Il segreto è stabilire aspettative chiare e mantenere le cose semplici:
Rispettare un budget realistico
Scegli il cibo e le attività più adatte al tuo team
Fai in modo che l'inclusività sia parte integrante della tua pianificazione
Evita i tempi troppo stretti
Delega ogni volta che è possibile
Mantieni i discorsi brevi e genuini
L'obiettivo non è la perfezione, ma creare un momento di apprezzamento dopo un anno intenso.
"L'organizzazione della festa di Natale del nostro ufficio richiedeva settimane perché nessuno riusciva a mettersi d'accordo sulla data. Con Doodle abbiamo risolto tutto in pochi minuti e abbiamo dedicato del tempo a pensare alle parti più divertenti. Un vero e proprio cambio di rotta". - Luca R., People Operations
DOMANDE FREQUENTI
Cosa deve includere una festa di Natale aziendale?
Una data precisa, un budget, un luogo, inviti, cibo, bevande, intrattenimento, discorsi e un piano per la logistica e il trasporto.
Con quanto anticipo un team dovrebbe iniziare a pianificare una festa di Natale?
Idealmente, tre o quattro settimane prima, soprattutto se devi approvare il budget o prenotare il luogo.
Come decidere se i partner possono partecipare?
Concordate prima internamente, poi chiarite la politica nell'invito in modo che le aspettative corrispondano.
È necessario tenere discorsi formali?
Non sempre. Brevi ringraziamenti o piccoli apprezzamenti di squadra aiutano a concludere l'anno con una nota positiva.
Come possiamo assicurarci che tutti si sentano inclusi?
Scegli un luogo accessibile, offri varie opzioni di cibo e bevande ed evita attività che potrebbero escludere i membri del team.
Sei pronto a riunire il tuo team?
Organizza la tua festa aziendale di Natale in modo semplice. Crea un sondaggio di gruppo Doodle, trova la data migliore in pochi minuti e inizia le feste senza stress.
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