Quel est le rapport entre les réunions récurrentes et le développement des talents ?

Tout comme les canaux de Venise ont commencé à s'éclaircir et le ciel de Pékin à redevenir bleu, le coronavirus a entraîné un retour inattendu à des temps meilleurs au travail. La pandémie mondiale a ralenti des décennies de folie des réunions.

Certes, les réunions n'ont pas complètement cessé - le cours de l'action Zoom le montre clairement - mais en général, elles sont de plus en plus courtes et nos emplois du temps comportent un peu plus de trous que par le passé. Le rapport fournit des informations que les entreprises exploitent, qu'il s'agisse d'organisations qui encouragent proactivement leurs employés à organiser moins de réunions ou d'entreprises qui ont même transféré leurs conférences annuelles en ligne afin de réduire les déplacements et d'accroître l'efficacité.

Le rapport de Doodle a révélé que 71 % des professionnels estiment perdre du temps chaque semaine en raison de réunions inutiles ou annulées, de sorte que la diminution du nombre de réunions ne peut être qu'une bonne chose. Mais cela ne signifie pas que toutes les réunions sont inadéquates, improductives ou inefficaces. Les réunions récurrentes constituent l'épine dorsale de la culture, de la stratégie et de la communication de la plupart des entreprises. Elles sont également essentielles pour la gestion des talents et le développement personnel. Mais quelles sont les réunions essentielles et quelles sont celles qu'il vaudrait mieux ne pas organiser ?

En simplifiant, nous pouvons classer la plupart des réunions récurrentes dans l'une des deux catégories suivantes :

Réunions régulières d'équipe, de département ou de projet

Réunions individuelles

Les réunions régulières

Il s'agit des réunions hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles qui ont tendance à s'accumuler et à encombrer les emplois du temps très rapidement. Pensez aux réunions hebdomadaires de lancement d'équipe, aux réunions mensuelles de département, aux mises à jour bihebdomadaires de projet... vous voyez le tableau.

Le fait que ces réunions soient récurrentes tend à les rendre de mauvaise qualité. L'organisateur consacre peu de temps à la préparation, tandis que la liste des invités ne change jamais, ce qui signifie que le contenu de la réunion risque fort d'être peu pertinent pour tous les participants. En bref, ce sont ces réunions qui ont tendance à donner une mauvaise réputation à toutes les réunions. Un tiers des professionnels ne contribuent pas à la plupart des réunions auxquelles ils participent. Dans le même temps, près de la moitié des employés estiment que ces réunions créent de la confusion sur le lieu de travail et affectent leur capacité à travailler.

Bien que ces réunions régulières ne concernent pas ouvertement le développement des talents, elles peuvent avoir un impact négatif sur tout, de l'engagement et de la satisfaction des employés au stress et à la rotation du personnel, autant d'éléments qui peuvent affecter la capacité d'une organisation à développer avec succès les talents.

Dans cette optique, notre rapport Q2 2020 State of the Meetings propose quelques conseils pour éviter les réunions improductives.

Fixez toujours des objectifs clairs.

Envoyez toujours un ordre du jour clair.

Assurez-vous qu'il n'y a pas plus de personnes à la réunion que ce qui est strictement nécessaire.

Renato Profico, PDG de Doodle, déclare :

"Nos données montrent que le nombre de réunions de groupe virtuelles a augmenté de 109 % au deuxième trimestre 2020. Les réunions en ligne avec vidéo requièrent toute notre attention et peuvent être fatigantes. Elles peuvent souvent amener les participants à ressentir une myriade d'émotions, telles que l'anxiété, le stress et l'épuisement. Par conséquent, le fait d'assister à moins de réunions inutiles permettra non seulement de mieux cibler les réunions d'affaires et de les rendre plus efficaces, mais aidera également les employés à lutter contre la fatigue due au zoom, qui peut avoir un impact sérieux sur leur productivité et leur bien-être mental."

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L'entretien individuel, généralement entre un employé et son supérieur, est l'arme la plus importante et la plus efficace dont dispose toute organisation pour développer les talents. Plus de 90 % des employés américains citent l'incapacité à communiquer clairement ou à recevoir un retour d'information constructif comme leur principale plainte à l'encontre de leur manager.

Les managers qui investissent du temps dans leurs employés ont tendance à le voir récompensé. Les salariés qui passent deux fois plus de temps en tête-à-tête avec leur supérieur sont 67 % moins susceptibles d' être désengagés.

En toute honnêteté, il ne s'agit pas d'une nouveauté pour la plupart des managers qui comprennent déjà instinctivement la relation entre le temps passé avec leurs employés, les performances et la satisfaction. Cependant, plus de deux tiers des managers estiment que leur plus grand défi est de jongler entre leurs responsabilités individuelles et celles liées à la gestion des ressources humaines.

Nous avons rassemblé quelques conseils et astuces qui aideront non seulement les organisations à comprendre et à reconnaître l'impact des entretiens individuels sur le développement des talents, mais aussi les managers à organiser des entretiens individuels de meilleure qualité et plus productifs avec leurs employés.

1 Si vous dirigez une équipe de cinq employés ou moins, organisez des entretiens individuels hebdomadaires. Si votre équipe est plus importante, les réunions devraient avoir lieu toutes les deux semaines au maximum.

2. Faites des entretiens individuels votre priorité absolue chaque semaine. Ne les annulez pas ou ne les reportez pas régulièrement : à tort ou à raison, cela envoie aux employés le message qu'ils ne sont pas importants pour vous. Faites en sorte que vos entretiens individuels aient lieu le même jour et à la même heure chaque semaine ou permettez à vos employés de choisir l'heure qui leur convient grâce à une montre intelligente.

3. les entretiens individuels doivent idéalement durer une heure (mais 30 minutes et 45 minutes conviennent également). N'essayez pas de les faire durer 15 minutes. Une réunion en tête-à-tête pendant une promenade ou un déjeuner est acceptable, à condition que votre attention ne soit pas détournée.

4. N'abordez jamais un entretien individuel avec un employé sans plan de discussion. L'établissement de l'ordre du jour peut relever de la responsabilité du manager ou d'une responsabilité partagée entre l'employé et le manager, mais il doit avoir lieu.

"Le secret d'une réunion réussie et efficace est la préparation. L'ordre du jour ne doit pas être trop long. Sinon, vous risquez de passer trop de temps sur les premiers points et de bâcler les suivants", conseille le Dr Sankalp Chaturvedi, professeur associé de comportement organisationnel et de leadership à l'Imperial College de Londres.

5. Laissez l'employé s'exprimer. Oui, c'est une occasion privilégiée de transmettre des informations vitales, mais c'est la réunion de l'employé, pas celle du manager, et c'est l'employé qui doit mener la conversation.

6. Écoutez, prenez des notes et posez des questions. Il est tentant de s'attarder sur les détails du rôle et des projets spécifiques, mais il est essentiel que les managers posent également les questions les plus importantes de temps en temps. Comment allez-vous ? Êtes-vous heureux ici ? Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous aider ?

7. Les entretiens individuels seront plus fructueux s'ils sont axés sur l'avenir plutôt que sur le passé, sur la croissance, le développement et les opportunités plutôt que sur les performances passées. De même, il est essentiel de se concentrer sur les points forts d'un employé et sur la meilleure façon de les exploiter ou d'améliorer une compétence spécifique, plutôt que de s'attarder sur les lacunes. Les managers doivent également mettre l'accent sur la manière dont les points forts, la croissance et le développement d'un employé sont en phase avec la culture et les objectifs de l'entreprise.

8. Parlez de la manière dont les employés aiment travailler, ainsi que de ce qu'ils font. Y a-t-il un moment de la journée où ils sont les plus énergiques ou les plus productifs ? Serait-il avantageux pour eux de travailler davantage à domicile ou d'avoir des horaires plus souples ?

9. Il s'agit parfois d'une conversation difficile à avoir, mais n'hésitez pas à poser des questions sur la dynamique de l'équipe, les relations avec les autres membres de l'équipe et les collaborations les plus fructueuses. Toutefois, évitez la tentation de vous laisser aller à des commérages de salon.

10. Voici quelques-unes des questions les plus cruciales qu'un manager peut vous poser : Quels sont vos plus grands obstacles ? Y a-t-il un obstacle constant que vous trouvez frustrant ? Puis-je vous aider à vous débloquer quelque part ?

11. Inévitablement, il y aura des moments où une positivité inébranlable ne sera pas possible. Par exemple, une plainte a été déposée ou il y a eu un conflit avec un autre employé. Au cours de ces réunions, les cadres doivent disposer d'un cadre pour les conversations difficiles et l'employé doit se sentir comme un participant actif, plutôt que comme un enfant grondé.

Le processus de retour d'information de Pendleton en est un bon exemple :

Assurez-vous que l'employé est ouvert au retour d'information.

Demandez à l'employé d'expliquer le contexte de la situation.

Demandez-lui de souligner ce qu'il a fait de bien.

Le manager explique ce qui, à son avis, s'est bien passé.

Demandez à l'employé ce qui pourrait être amélioré.

Le manager propose des améliorations.

Le collaborateur et le manager élaborent ensemble un plan d'amélioration.

Après l'entretien individuel

Si l'établissement d'un ordre du jour clair et l'organisation d'un entretien réussi sont essentiels à l'engagement du salarié, c'est le suivi en tête-à-tête entre le salarié et le manager qui fait de cet entretien la pierre angulaire du processus de développement des talents de toute organisation.

La première étape consiste à aligner les objectifs et les opportunités de développement à court et à long terme de l'employé sur les options de l'entreprise. Le manager et l'employé doivent se mettre d'accord sur la manière de procéder et sur ce que l'on entend par progrès. Ce sujet doit être abordé lors de tous les entretiens individuels ultérieurs.

C'est souvent à ce moment-là que les managers doivent mettre leur ego à l'épreuve. Les meilleurs managers identifient les besoins de leurs employés - qu'il s'agisse de formation, de mentorat ou de coaching - plutôt que de les fournir eux-mêmes.

Enfin, tous les entretiens individuels doivent être suivis d'un résumé écrit et des prochaines étapes. Cela permet de renforcer la conversation et de s'assurer que l'employé et le manager sont responsables.

Un processus qui prend du temps ?

Si cela vous semble compliqué et chronophage, c'est parce que c'est normal. Les salaires représentent entre 30 et 70 % du budget de la plupart des organisations, ce qui fait des employés votre plus gros coût. Il vaut donc la peine d'investir du temps dans votre personnel.

Toutefois, si vous souhaitez que les avantages soient plus tangibles, gardez à l'esprit les éléments suivants. En moyenne, les cadres consacrent quatre semaines par an à l'évaluation des performances, ce qui entraîne l'arrêt de tout autre travail pendant un mois par an.

Cependant, des entreprises comme Adobe et GE ont réussi à se passer de ces évaluations annuelles des performances en adoptant des réunions individuelles plus fréquentes avec des priorités plus élevées tout au long de l'année. Cela a permis d'éviter l'énorme charge de travail annuelle et Adobe a enregistré une baisse de 30 % du chiffre d'affaires, tandis que cette stratégie a contribué à une augmentation de 500 % de la productivité chez GE.

Cela vaut-il la peine de consacrer du temps à des réunions individuelles avec votre équipe ?

Pour savoir comment Doodle peut vous aider à simplifier et optimiser les réunions individuelles dans votre entreprise, contactez-nous pour une démonstration du produit.