Comment créer une Planificateur d'événements

Temps de lecture : 4 minutes

Purnima Kumar

Purnima Kumar

Mise à jour : 26 févr. 2024

Sign-up sheets

👋 Bienvenue sur Doodle Planificateur d'événements!

L'organisation d'un événement, qu'il s'agisse d'une petite réunion d'équipe ou d'un atelier à grande échelle, peut être un cauchemar logistique. Bonne nouvelle : Les Planificateur d'événements de Doodle sont là pour vous aider!

Comment fonctionnent les Planificateur d'événements?

En tant qu'organisateur de la feuille d'inscription, vous choisissez les jours, les heures et le nombre maximum d'inscriptions pour chaque session que vous organisez. Partagez le lien de votre feuille d'inscription et invitez les participants à choisir la ou les sessions auxquelles ils souhaitent assister. Doodle enverra à chacun toutes les informations dont il a besoin pour arriver à l'heure et au bon endroit.

Que résolvent les feuilles d'inscription?

Première étape : Accéder à la version Beta

Vous pouvez accéder à la version alpha des feuilles d'émargement directement à partir de votre nouveau tableau de bord (également en version bêta). Vous la trouverez sous les types d'événements lorsque vous cliquez sur "Créer un Doodle".

Deuxième étape : Définir les détails de l'événement

Les feuilles d'émargement vous permettent d'organiser une série d'événements en ligne ou en personne.

  1. Intitulez la feuille d'inscription et résumez l'événement.

  2. Rédigez une brève Description de ce qui sera discuté lors de la réunion. La description sera incluse dans l'invitation au calendrier.

  3. Ajoutez un Lieu ou organisez vos réunions virtuellement en activant Video Conferencing.

Lorsque vous connectez votre calendrier à votre compte Doodle et que vous l'associez à votre feuille d'inscription, vos participants recevront une invitation de calendrier.

Apprenez tout sur la connexion de votre calendrier en regardant cette vidéo rapide ou en lisant cet article.

Les feuilles d'inscription peuvent concerner des groupes ou des sessions individuelles. Les sessions représentent les différents créneaux horaires ou parties de votre événement.

Définir les détails de la session

  1. Définissez la date, l'heure de début et la durée de la session.

  2. Fournir une description, un lieu et le nombre maximum de places disponibles pour la session

  3. Répétez les étapes 1 et 2 pour toutes les sessions supplémentaires que vous organisez.

Lorsque vous connectez votre calendrier et une application de vidéoconférence à votre compte Doodle et que vous les associez à votre feuille d'inscription, vos participants recevront un lien de vidéoconférence unique pour chaque session à laquelle ils s'inscrivent.

Apprenez à connecter vos applications de vidéoconférence en regardant cette vidéo rapide.

Cliquez sur "Créer une feuille d'inscription" lorsque vous avez terminé.

Troisième étape : Réviser, copier le lien et partager

Vous pouvez revoir les sessions de votre événement sur la page suivante. Vérifiez que vous êtes satisfait de vos choix. Si vous devez modifier votre feuille d'inscription, cliquez sur "Modifier" et affinez votre feuille d'inscription avant de l'envoyer. Une fois que vous êtes satisfait, vous êtes prêt à partager la feuille avec votre participant.

Pour partager le lien, il vous suffit de cliquer sur "Copier le lien" dans le coin supérieur droit de cette page. Vous pouvez envoyer l'invitation à la feuille d'inscription directement aux participants depuis Doodle, ou vous pouvez copier le lien d'invitation et l'envoyer depuis votre propre email, Slack, WhatsApp, et plus encore !

Remarque : vos invités n'ont pas besoin de se connecter à Doodle pour s'inscrire à une session.

Une fois que votre feuille est créée avec succès, vous recevrez une notification par email. Vous pouvez utiliser cet e-mail pour accéder à la feuille et la consulter. De plus, vous pouvez consulter la liste des participants par session avec les détails (comme le nom, l'email) en cliquant sur le nombre d'inscriptions par session. Vos participants recevront également un courriel et une invitation au calendrier lorsqu'ils s'inscriront à une session.

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À faire :

Définissez clairement l'objectif de la feuille d'inscription et fournissez suffisamment d'informations sur l'événement ou l'activité pour susciter l'intérêt de vos invités.

Lorsque vous partagez le lien, donnez des instructions claires sur la manière de s'inscrire et sur ce à quoi les invités peuvent s'attendre.

À ne pas faire :

Ne compliquez pas votre feuille d'inscription avec de longues descriptions.

N'oubliez pas de copier et de partager le lien avec vos participants. Communiquez les informations importantes relatives à l'inscription et aux délais dans vos courriels/messages.

N'oubliez pas de tester votre feuille d'inscription avant de la partager avec vos invités.

Nous espérons que ce guide vous aidera à mettre en place votre première feuille d'inscription dans la version bêta de la fonctionnalité.

N'oubliez pas que la version bêta n'en est qu'à ses débuts et que nous apprécions vos commentaires pour nous aider à améliorer la fonctionnalité. Envoyez-nous vos commentaires par courriel directement [email protected].

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