Cómo el trabajo desestructurado baja tu productividad

A veces, empiezas el día pensando: "Hoy es el día en que hago verdaderos progresos", y de repente, son las 4 de la tarde. Si tu logro más significativo es responder a tres correos electrónicos y recalentarte el café dos veces, has experimentado el trabajo no estructurado.

Te sientas con buenas intenciones y una lista de tareas clara. Pero antes incluso de empezar la primera tarea, Slack hace ping, una reunión sorpresa aparece en tu calendario y tu perro ladra a una hoja que hay fuera. El clásico caos del trabajo remoto. Ahora estás haciendo malabarismos con los correos electrónicos, escuchando a medias las llamadas de Zoom, pasando de un documento a otro como un atleta de alt-tab, y el trabajo vital sigue sin tocarse.

Esa es la naturaleza del trabajo no estructurado. Es agotador, te desconcentra y te hace sentir ocupado pero improductivo.

Agotamiento mental: ahora en 47 pestañas

Lo cierto es que a los humanos se nos da fatal la multitarea. Puede parecer eficiente hacer malabarismos, pero la ciencia dice lo contrario. Cada vez que cambias de tarea, tu cerebro quema un poco más de energía. Si acumulas suficientes cambios, a la hora de comer estarás mentalmente agotado. Si a esto le añadimos las tareas no estructuradas, esas tareas pendientes sin fecha límite ni plan, creamos un ciclo en el que nos sentimos ocupados sin conseguir nada importante.

Entornos estructurados: el lugar feliz de tu cerebro

Un día de trabajo estructurado proporciona a tu cerebro un útil GPS. Sabes qué esperar, dónde estar y a qué dar prioridad. La estructura no es aburrida. Es libertad disfrazada de calendario.

Los profesores, por ejemplo, lo dominan con sus horarios y planes de clase. Los contables, durante la temporada de impuestos, trabajan con plazos, listas de comprobación y flujos de trabajo estrictos. Los pilotos siguen listas de comprobación detalladas antes de volar. Los chefs se basan en estaciones de cocina y listas de preparación para que el servicio de cenas funcione sin problemas. Incluso los deportistas siguen rutinas de entrenamiento estructuradas.

En todas las profesiones, la estructura facilita la concentración, la coherencia y el éxito. Los sistemas externos funcionan mejor cuando el sistema interno y la mente también están organizados. La claridad mental, el establecimiento de prioridades y la creación de rutinas intencionadas son la base para construir estructuras externas significativas.

Interrupciones: los vampiros de la productividad

Las interrupciones pueden parecer inofensivas, pero se acumulan rápidamente. Un rápido "¿Puedo hablar contigo cinco minutos?" se convierte a menudo en una distracción de treinta minutos. Multiplícalo por cinco conversaciones diarias y perderás horas de tiempo productivo.

Para los trabajadores a distancia, las fronteras entre el trabajo y la vida personal se difuminan aún más. Es esencial establecer y hacer cumplir unos límites claros. No puedes controlar todas las interrupciones, pero puedes controlar lo accesible que te haces.

Cómo estructurar mejor tu tiempo

Si sus días de trabajo son un caos, no está solo. A menudo, el problema de fondo no es la cantidad de trabajo que tienes, sino la falta de una estructura intencionada que lo guíe. Estructurar el tiempo empieza por definir las prioridades. Dedique unos minutos cada mañana, o mejor aún, la noche anterior, a identificar las tres tareas más importantes que debe realizar. Asegúrate de que son realistas y mensurables.

Una vez que tengas claras tus prioridades, reserva tiempo para ellas en tu calendario. Trate estos bloques como reuniones esenciales que no pueden cambiarse de lugar. Durante estas sesiones, silencia las notificaciones y reduce al mínimo las distracciones. Agrupa tareas similares siempre que sea posible para evitar el cambio constante de contexto, que agota tu energía mental.

Otro paso clave es crear espacio entre las actividades. No acumules reuniones o tareas una detrás de otra sin un tiempo de descanso. Incluso los descansos de diez minutos ayudan al cerebro a reajustarse, mejorando la concentración para la siguiente sesión.

Por último, utilice herramientas que eliminen decisiones innecesarias. Por ejemplo, las plataformas de programación te permiten establecer tu disponibilidad una sola vez y evitar interminables cadenas de correos electrónicos. Las listas de comprobación, las plantillas y las herramientas de automatización también reducen la sobrecarga cognitiva y te permiten concentrarte en el trabajo significativo.

Un día estructurado no consiste en exprimir cada minuto. Se trata de dar a tu trabajo más importante el espacio que necesita para prosperar.

El arma no tan secreta

No estamos diciendo que Doodle vaya a arreglar por arte de magia todo tu flujo de trabajo, pero puede hacer que la programación sea mucho más fácil. En lugar de interminables correos electrónicos o caóticos chats de grupo, Doodle ofrece una forma sencilla de mantenerse organizado. Puedes crear una página de reservas para que otros programen su tiempo en función de tu disponibilidad. Puedes lanzar una Encuesta de grupo para coordinar rápidamente reuniones con grupos grandes. También puedes utilizar Hojas de inscripción para organizar eventos, proyectos o turnos de voluntariado sin confusiones.

Menos tiempo dedicado a la programación significa más tiempo para el trabajo que hace avanzar tu negocio. Tanto si diriges una organización sin ánimo de lucro, como si trabajas como autónomo desde la mesa de tu cocina o lideras un equipo en diferentes zonas horarias, crear una estructura, aunque sólo sea en tu calendario, cambia las reglas del juego.

Empieza por estructurar tu tiempo. Aporta claridad a tu mente y a tu jornada laboral, y no olvides estructurar también tus reuniones.

Prueba Doodle hoy mismo y experimenta la diferencia que marca una programación estructurada.