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"Es sólo una reunión, ¿qué tan malo puede ser reprogramarla?".
Hay un meme circulando por Internet que muestra que la única reunión del día duró una hora, pero la preparación de la llamada y la recuperación de la misma ocuparon las otras siete horas del día. Es gracioso porque es verdad. Las reuniones no sólo ocupan un espacio de tiempo, sino que reclaman tu espacio mental antes y después.
Aunque seas una persona despreocupada, reprogramar reuniones no sólo altera tu calendario. Es una pérdida de tiempo y un freno para ti y para todos los implicados.
Los costes ocultos de la reprogramación
En algunos casos, reprogramar es una pérdida de tiempo. Reprogramar una reunión implica algo más que arrastrar un evento a otro lugar del calendario. Están los mensajes de ida y vuelta, las interminables comprobaciones de disponibilidad, la nueva invitación y, a menudo, otra ronda de confirmaciones. Encontrar una nueva hora puede llevar más tiempo que la propia reunión.
También está el coste de oportunidad, porque retrasas decisiones. Por ejemplo, puedes perderte una oportunidad para conseguir la firma de un cliente o compartir actualizaciones urgentes.
Y no olvidemos la tensión mental. La reprogramación rompe la fluidez del día. Podrías prepararte mentalmente para esa conversación o reservar tiempo para hacer un seguimiento. Ahora, todo ha cambiado, y tu concentración se va con ello.
Un impuesto a la productividad
Puede que el cambio de planes de una sola persona no parezca un gran problema, pero el impacto crece rápidamente cuando afecta a varias personas. De repente, los demás también tienen que cambiar sus calendarios. Los jefes de proyecto ajustan los plazos. Los directores se replantean los plazos. Esa reprogramación de 30 minutos ha robado una hora del día a todo el mundo.
Este efecto dominó se convierte en un impuesto sobre la productividad en equipos en los que la coordinación es fundamental. Ralentiza la colaboración, confunde los flujos de trabajo y distrae a la gente del trabajo profundo y centrado.
¿Y cuando la reprogramación se convierte en la norma? El equipo reacciona constantemente en lugar de avanzar.
La reprogramación también daña la moral
Los cambios frecuentes de horario no sólo cuestan tiempo, sino también confianza. Cuando usted u otras personas cambian constantemente las fechas de las reuniones, puede indicar que no valora el tiempo de los demás. Esto es especialmente importante en las relaciones con los clientes, donde la coherencia es un indicador de profesionalidad.
Dentro del equipo, este patrón puede minar la moral. La gente se siente menos comprometida con reuniones que parecen opcionales. A la larga, el hábito de reprogramar crea fricción donde debería haber fluidez.
Sé intencionado a la hora de programar
Todo esto apunta a una cosa: ser intencionado a la hora de programar puede liberar tiempo y claridad. No se trata de bloquear tu calendario de forma rígida, sino de utilizar herramientas y hábitos que te faciliten hacerlo bien a la primera.
Cuando comunicas tu disponibilidad, automatizas los recordatorios y permites que otros reserven reuniones basándose en horarios en tiempo real, la necesidad de reprogramar disminuye drásticamente. Esto se traduce en menos interrupciones y fricciones.
Dónde encaja Doodle
Con herramientas como las encuestas de grupo, las reuniones 1:1 y las hojas de inscripción, una herramienta de programación como Doodle facilita la alineación puntual sin idas y venidas.
Tu disponibilidad está actualizada y los recordatorios de reuniones te ayudan a mantener el rumbo. Todo está en el mismo sitio porque tu herramienta de programación se integra con otras herramientas como Microsoft Teams, Google Meet y Stripe.
No es una varita mágica, pero ayuda a reducir la rotación. Y en un entorno en el que las reprogramaciones consumen más tiempo del que pensamos, eso puede ser una gran ventaja.
