Crea una Página de Reservas con la marca de tu empresa

Una Página de Reservas con tu marca facilita que los clientes programen sus citas contigo y confíen en que están en el lugar correcto. Ahorra tiempo a tu equipo, reduce las idas y venidas y protege tu calendario.

Como contable, pasas de la preparación de impuestos a las llamadas de asesoramiento y a las revisiones de nóminas. Tu día puede llenarse rápidamente de hilos de correo electrónico, llamadas perdidas y reprogramaciones. Ese ruido perjudica a las horas facturables y a la experiencia del cliente.

En esta guía, aprenderás a configurar una Página de Reservas de marca para tu empresa, qué incluir para la temporada de impuestos y más allá, y cómo Doodle puede ayudarte a gestionar la reserva de citas, los pagos y los recordatorios, con pasos prácticos y ejemplos reales.

El reto de los profesionales de la contabilidad

Los contables hacen malabarismos con muchos tipos de reuniones a lo largo del año: desde consultas a nuevos clientes hasta llamadas para recopilar documentos, revisiones trimestrales y discusiones sobre notificaciones del IRS. Cada una tiene una duración, una necesidad de preparación y un riesgo de no asistencia diferentes.

Puntos problemáticos comunes

• Interminables hilos de correos electrónicos para encontrar una hora

• Los clientes reservan el tipo de reunión equivocado

• Reservas dobles cuando los calendarios no están conectados

• Inasistencias en épocas punta como marzo y abril

• Consultas no pagadas que desperdician horas valiosas

Estos problemas añaden costes ocultos. Diez minutos aquí y allá se convierten rápidamente en horas a la semana. Una Página de Reservas clara y con tu marca te ayuda a controlar el flujo, establecer expectativas y mantener organizado tu calendario.

Por qué es importante para los contables

La planificación debe proteger los ingresos, no mermarlos. Una sólida configuración de las reservas mejora

• La gestión del tiempo al evitar solapamientos y sorpresas de última hora.

• La confianza del cliente mediante una marca coherente e instrucciones claras

• La protección de los ingresos mediante el cobro de honorarios por consulta o depósitos

• La precisión del calendario con retenciones y recordatorios automáticos

• La coordinación del equipo cuando varios empleados comparten tipos de reuniones

Cuando los clientes pueden elegir una hora y pagar en un solo lugar, se reducen las fricciones y aumentan los resultados. Durante la temporada de impuestos, esa puede ser la diferencia entre unos días tranquilos y el caos.

Planifica tu Página de Reservas de marca

Empieza con un plan sencillo. Define lo que ofreces y cuándo quieres reunirte.

Enumera tus tipos de reunión

Para cada tipo de reunión, define

• Duración y tiempo intermedio

• Lugar (en persona o vídeo)

• Anfitrión (socio o personal)

• Necesidades de preparación (documentos o formularios)

• Tarifa (si se paga en la reserva)

Establece las reglas de tu calendario

Los clientes sólo deben ver las ventanas que tú permitas:

• Bloquea el tiempo de trabajo en profundidad para devoluciones y auditorías

• Ofrece franjas horarias de reunión sólo cuando estén listos para reunirse

• Reduce la disponibilidad durante los meses punta

• Añade buffers antes y después de cada reunión

Con Doodle, puedes conectar Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple Calendar. Doodle oculta automáticamente las horas ocupadas y muestra sólo tus franjas horarias abiertas.

Prepara tus instrucciones

Reduce la confusión con notas claras en la Página de Reservas:

• Qué llevar (por ejemplo, los dos últimos años de declaraciones, talones de pago actuales)

• Cómo compartir archivos (enlace al portal seguro)

• Políticas de reprogramación y retrasos

• Cualquier formulario de preparación o detalles necesarios

Las descripciones de reuniones con IA de Doodle Pro pueden ayudarte a redactar este contenido rápidamente: sólo tienes que ajustar el tono para que coincida con el estilo de tu empresa.

Crea tu página de reservas en Doodle

Puedes crear una Página de Reservas con tu marca en cuestión de minutos.

1. Crea tu cuenta Doodle y conecta tu calendario

   • Elige Google, Outlook o Apple Calendar

   • Activa la sincronización para ocultar las horas ocupadas

   • Añade tu herramienta de vídeo (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Cisco)

2. Crea tipos de reservas

   • Añade cada tipo de reunión que hayas listado

   • Establece la duración, los buffers y los límites

   • Elige una ubicación en persona o por vídeo

   • Añade preguntas de admisión (por ejemplo, tipo de empresa, año fiscal, objetivos)

   • Establece reglas de cancelación

3. Añade pagos con Stripe

   • Cobra honorarios por consultas o reuniones fuera del horario laboral

   • Ofrece depósitos o el pago completo en el momento de la reserva

   • Establece normas de reembolso

4. Aplica tu marca

   • En Doodle Pro o Doodle Teams, sube tu logotipo

   • Elige los colores de tu empresa

   • Añade un breve mensaje de bienvenida

5. Comparte tu enlace

   • Añádelo a tu sitio web y a tu firma de correo electrónico

   • Incluye un código QR en las cartas impresas

   • Compártelo en los correos electrónicos de incorporación

6. Activa los recordatorios

   • Envía recordatorios por correo electrónico 24 horas y 2 horas antes

   • Utiliza Zapier para activar recordatorios por SMS si lo deseas

   • Recuerda a los clientes que suban archivos antes de la reunión

Detalles de marca que generan confianza

Tu página de reservas debe parecerse a tu sitio web:

• Utiliza el mismo logotipo, colores y tono

• Mantén claros los títulos de las reuniones (por ejemplo, Llamada de descubrimiento de nuevos clientes)

• Añade un eslogan (p. ej., Asesoramiento fiscal claro para pequeñas empresas)

• Pon un enlace a tu política de privacidad

Doodle Pro te permite añadir marcas personalizadas y eliminar anuncios, manteniendo el foco en tu empresa.

Establece barandillas que protejan tu tiempo

Las pequeñas normas marcan una gran diferencia durante la temporada de impuestos:

• Exige que te avisen con 12-24 horas de antelación

• Limita la antelación con la que los clientes pueden reservar

• Limita las reuniones diarias por tipo (por ejemplo, tres llamadas de clientes nuevos al día)

• Cobrar para evitar que no se presenten

Doodle los aplica automáticamente, sin necesidad de controlar la bandeja de entrada.

Facilita las reuniones online

Para clientes remotos, conecta tu herramienta de vídeo una vez. Doodle añade el enlace a cada reserva automáticamente. Los clientes reciben una invitación con detalles de Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Cisco, sin necesidad de pasos adicionales.

Consejos prácticos para contables

• Crea temas para los días de la semana - Agrupa reuniones similares para mantener la concentración.

• Ofrece opciones cortas y largas - Ayuda a los clientes a elegir lo que mejor se adapte a sus necesidades.

• Utiliza preguntas de admisión - Evita sorpresas preguntando por el tipo de entidad o el software.

• Añade opciones urgentes con tarifas - Protege tu tiempo durante los meses de más trabajo.

• Establece plazos para los documentos - Pide que se suban 48 horas antes de las reuniones.

• Comparte una página de equipo - Utiliza Doodle Teams para programar rondas.

• Ofrece consultas telefónicas - Incluye el teléfono como opción de reunión.

• Utiliza 1:1 para VIPs - Envía franjas horarias seleccionadas a clientes clave.

• Utiliza hojas de inscripción - Gestiona talleres o clínicas con plazas limitadas.

• Utiliza encuestas de grupo - Coordínate fácilmente con varias partes interesadas.

Errores comunes que debes evitar

• Nombres imprecisos para las reuniones - Llevan a confusión y a reservas erróneas.

• Calendario abierto sin límites - Provoca fatiga y caos.

• No pagar las consultas - Aumenta las ausencias.

• Omitir tiempos intermedios - Provoca retrasos.

• Enlaces de vídeo manuales - Aumentan los errores; automatiza los enlaces.

• Sin recordatorios - Disminuye la asistencia.

• Un enlace para todo - Los clientes necesitan páginas de reservas claras y separadas.

Herramientas y soluciones con Doodle

Ejemplos reales

Recepción en temporada de impuestos

• Problema: Cientos de correos electrónicos de reservas.

• Solución: Crear un tipo de "Admisión de preparación de impuestos" con depósito de Stripe, fecha límite de carga y recordatorios.

• Resultado: Clientes preparados y menos inasistencias.

Descubrimiento de nuevos clientes

• Problema: Los clientes potenciales llegan en cualquier momento.

• Solución: Compartir un enlace de Llamada de Descubrimiento de 20 minutos utilizando Doodle Teams round robin.

• Resultado: Respuesta más rápida a los clientes potenciales.

Reuniones trimestrales de asesoramiento

• Problema: Poco seguimiento de las llamadas de planificación.

• Solución: Ofrecer opciones de 60 y 30 minutos con formularios de preparación.

• Resultado: Más sesiones reservadas.

Configuración de la nómina

• Problema: Sobrecarga a mediados de mes.

• Solución: Crear una franja horaria de 45 minutos para la configuración de la nómina con topes.

• Resultado: Flujo de trabajo fluido.

Reuniones de fin de año

• Problema: Alinear calendarios ocupados.

• Solución: Envía una Encuesta de Grupo con opciones de tiempo.

• Resultado: Programación con un clic para todos los asistentes.

Taller de formación

• Problema: Capacidad limitada.

• Solución: Utilizar una Hoja de Inscripción con límite de asistencia.

• Resultado: Sesiones completas, sin caos.

Puntos clave

• Una Página de Inscripción con marca protege tu tiempo y mejora la imagen de tu empresa

• Define tipos de reunión claros con normas y tarifas

• Conecta tu calendario para obtener precisión en tiempo real

• Utiliza las herramientas Doodle para la marca, los pagos y los recordatorios

• Combina la Página de Reservas, 1:1, Encuestas de Grupo y Hojas de Inscripción para una cobertura completa

Empieza a programar mejor

Una Página de Reservas con tu marca reduce las idas y venidas, aumenta el número de shows y hace que los clientes se sientan atendidos desde el primer clic. Con Doodle, puedes añadir tu logotipo, conectar tu calendario y cobrar pagos con Stripe, todo en un solo lugar.

¿Listo para poner las citas en piloto automático para tu empresa de contabilidad? Crea tu primera Página de Reservas en minutos y comprueba cómo los contables ahorran horas cada semana.