Dirige terapias de grupo y talleres con Hojas de Inscripción

Como terapeuta o asesor, equilibras la atención al cliente, la elaboración de historiales y la divulgación. Añade una terapia de grupo o un taller de fin de semana y tu calendario puede pasar de lleno a caótico. El seguimiento de las confirmaciones de asistencia en hilos de correo electrónico, la gestión del aforo y el envío de recordatorios te quitan tiempo que preferirías utilizar para el trabajo clínico.

Hay una forma mejor de dirigir grupos sin renunciar a tus tardes. Las Hojas de Inscripción de Doodle te permiten establecer franjas horarias, limitar las plazas y mantener en privado los datos de los participantes. Los clientes eligen un sitio en segundos. Obtienes recordatorios automáticos y un calendario seguro.

En esta guía aprenderás a planificar grupos y talleres con las Hojas de Inscripción de principio a fin. Verás ejemplos reales de la práctica privada y del asesoramiento en campus. También aprenderás cuándo utilizar Encuestas de Grupo Doodle, Página de Inscripción o 1:1 para la selección y el pago. Al final, podrás lanzar tu próximo grupo con confianza.

El reto al que se enfrentan los terapeutas y asesores profesionales

El trabajo en grupo tiene muchas partes móviles. Sólo la programación puede crear estrés.

• Tienes que limitar las plazas para que los grupos sean seguros y eficaces

• Debes proteger la confidencialidad en cada mensaje que envías

• Gestionas las salas, los enlaces de telesalud y las zonas horarias

• Examinas a los participantes para ver si son aptos y están preparados

• Reduces las ausencias con recordatorios claros y fechas límite

• Evitas la doble reserva en tu calendario y en el de tu equipo

• A veces cobras por talleres o sesiones de CE

Las hojas de cálculo, las cadenas de correos electrónicos con respuestas para todos y las notas adhesivas no son escalables. Crean errores y dejan nombres al descubierto. Necesitas un proceso de inscripción sencillo que respete la privacidad, se mantenga sincronizado con tu calendario y funcione para los clientes en cualquier dispositivo.

Por qué es importante para el terapeuta y el asesor

Un proceso de registro claro favorece la atención y los resultados.

• Menos horas de administración significan más sesiones con los clientes

• Unas listas de asistencia limpias te ayudan a planificar las intervenciones

• Los inicios puntuales generan confianza y reducen la ansiedad

• La mensajería privada protege la dignidad y la seguridad

• Una gestión fiable del calendario mantiene tu consulta estable

• Una mejor gestión del tiempo reduce tu agotamiento y el de tu equipo

Las Hojas de Inscripción de Doodle te dan estructura para terapias de grupo y talleres. Tú eliges las franjas horarias, estableces los límites de plazas y decides lo que ven los participantes. Doodle envía confirmaciones y recordatorios, y tu Google Calendar, Outlook o Apple Calendar conectado se actualiza a medida que se llenan las plazas.

Crea un flujo de inscripción sencillo y seguro para grupos

Un buen flujo de inscripción ayuda a los clientes a decir que sí y les muestra qué pueden esperar. Sigue estos pasos para crear hojas de inscripción para un grupo de terapia o taller.

1. Define tu oferta

   • Nombra tu grupo con un lenguaje claro que los clientes entiendan

   • Añade una breve descripción con los objetivos, a quién va dirigido y las normas básicas

   • Enumera el formato y el lugar, por ejemplo en persona, Zoom o híbrido

2. Establece franjas horarias y capacidad

   • Crea sesiones semanales o una única fecha de taller

   • Limita las plazas por sesión para adaptarlas a tu plan clínico

   • Añade tiempo de reserva para las notas y el cambio de sala

3. Protege la privacidad desde el principio

   • En Doodle Pro, activa Ocultar detalles de los participantes para que los nombres no sean visibles para los demás

   • Pide sólo el nombre y el correo electrónico en la confirmación de asistencia, reserva la selección clínica para 1:1

4. Reduce las ausencias con límites claros

   • Establece una fecha límite de inscripción, por ejemplo 24 horas antes de la sesión

   • Activa recordatorios automáticos antes de cada reunión

5. Conecta las herramientas que ya utilizas

   • Sincroniza tu calendario para que Doodle sólo ofrezca las horas que están realmente abiertas

   • Añade un enlace Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Cisco Webex a cada hueco

   • Utiliza una marca personalizada para añadir tu logotipo y colores

6. Planifica la entrada y el ajuste

   • Utiliza un enlace Doodle 1:1 para programar una breve llamada de selección

   • Si el taller es de pago, recauda el pago de la proyección o consulta con Stripe en Página de reserva o 1:1

Establece la capacidad de la forma correcta

El tamaño del grupo influye en la seguridad y los resultados. En las Hojas de inscripción, fija los asientos por ranura para que se ajusten a tu método.

• Los grupos de habilidades pueden funcionar bien con 10 a 12 plazas

• Los grupos de procesos suelen tener de 6 a 8 plazas

• Los talleres pueden llegar a tener de 25 a 40 plazas con un cofacilitador

Si esperas una gran demanda, añade una segunda franja horaria más adelante. También puedes crear un espacio sólo de texto titulado Únete a la lista de espera y mover a la gente a las plazas libres a medida que vayan apareciendo.

Mantén la privacidad de los datos de los participantes

La confidencialidad comienza en la inscripción. Con Ocultar detalles del participante, sólo tú ves los nombres. En tu descripción pública, evita cualquier solicitud de PHI. Mantén las preguntas clínicas en tus formularios de admisión 1:1 o EHR.

Incluye una breve nota de consentimiento en la descripción:

• La asistencia es voluntaria

• Normas del grupo sobre respeto y confidencialidad

• Contactos de crisis si necesitas ayuda inmediata

Añade enlaces de telesalud sin correos electrónicos adicionales

Añade tu enlace de vídeo a cada hueco para que los clientes lo reciban en su confirmación. Doodle funciona con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Cisco Webex. Para grupos presenciales, incluye el nombre de la sala, el acceso al edificio y consejos para aparcar.

Consejos prácticos para terapeutas y asesores ocupados

Utiliza estos consejos para configurar Hojas de Inscripción que funcionen en la vida real.

Consejo 1: Crea una Hoja de Inscripción por cohorte - Mantén separados un grupo de ansiedad de 8 semanas y un grupo de duelo. Esto evita confusiones y simplifica la gestión del calendario.

Consejo 2: Ofrece dos o tres opciones de horario - Añade el martes a las 6 de la tarde, el miércoles a mediodía y el sábado por la mañana. Los clientes eligen la franja horaria que se ajusta a sus horarios laborales y familiares.

Consejo 3: Establece un plazo de inscripción claro - Cierra las inscripciones 24 horas antes de la primera sesión. Esto te da tiempo para revisar la lista y enviar las directrices del grupo.

Consejo 4: Utiliza recordatorios automáticos - Activa recordatorios 24 horas y 2 horas antes de cada sesión. Sólo así se reducen las ausencias y los retrasos.

Consejo 5: Mantén los nombres en privado - Activa Ocultar los datos de los participantes en Doodle Pro para proteger la confidencialidad. Utiliza las iniciales en los archivos que exportes.

Consejo 6: Sincroniza tu calendario - Conecta Google, Outlook o Apple Calendar. Doodle evitará conflictos y te sugerirá horarios que se ajusten a tu agenda real.

Consejo 7: Utiliza el 1:1 para la selección - Conecta un Doodle 1:1 para una breve llamada previa al grupo. Ofrece de tres a cinco veces y deja que Doodle se encargue de la reserva y las confirmaciones.

Consejo 8: Recoge el pago cuando sea necesario - Para talleres de pago o sesiones de CE, utiliza la Página de Reservas de Doodle o 1:1 con Stripe para recoger los honorarios en el momento de la reserva. Elige pagar ahora o reservar con pago posterior.

Consejo 9: Añade bloques de reserva - Añade 15 minutos antes y después de cada sesión. Esto protege el tiempo de tus notas y favorece una buena gestión del tiempo.

Consejo 10: Comparte las inscripciones de forma segura - Envía invitaciones por correo electrónico directamente desde Doodle a un máximo de 1000 contactos, o comparte un enlace con socios de referencia. No se exponen los nombres de los participantes.

Consejo 11: Utiliza Zapier para mantener los sistemas sincronizados - Conecta Doodle a tu herramienta de registro de HCE o de correo electrónico a través de Zapier. Añade nuevas inscripciones a un segmento sin necesidad de introducirlas manualmente.

Consejo 12: Escribe descripciones claras rápidamente - En Doodle Pro, utiliza descripciones generadas por IA, y luego refina el tono y la longitud. Esto ahorra tiempo a la vez que mantienes tu voz clínica.

Errores comunes que debes evitar

Evita estos errores al configurar las Hojas de Inscripción para terapias de grupo y talleres.

Herramientas y soluciones que simplifican la programación

Así es como Doodle ayuda a los terapeutas y asesores en cada paso.

Ejemplos reales de entornos terapéuticos

Puntos clave

• Utiliza Hojas de Inscripción para establecer franjas horarias claras, límites de plazas y recordatorios para grupos y talleres

• Protege la confidencialidad ocultando los datos de los participantes y manteniendo la PHI fuera de los campos públicos

• Conecta tu calendario y las herramientas de vídeo para que los clientes obtengan horarios y enlaces precisos

• Utiliza 1:1 para la selección y la Página de Reservas con Stripe para los eventos de pago

• Las Encuestas de Grupo te ayudan a elegir horarios antes de publicar tu Hoja de Inscripción

Empieza a programar mejor

Ayudas a los clientes a realizar cambios significativos. Tu programación debe apoyar ese trabajo. Utiliza las Hojas de Inscripción de Doodle para establecer franjas horarias, limitar las plazas y mantener los nombres en privado. Añade recordatorios, conecta tu calendario y deja que Doodle se encargue de las confirmaciones mientras tú te centras en la atención.

Crea tu primera Hoja de Inscripción en unos minutos. Si además necesitas enlaces de selección o inscripciones de pago, añade una Página de Reservas o 1:1 y conecta Stripe. Doodle funciona con Google Calendar, Outlook y Apple Calendar, además de Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Cisco.

¿Listo para simplificar tu programación? Crea un Doodle y comprueba cómo los terapeutas y orientadores ahorran horas cada semana.