Planifica tu taller: De la gran idea al impacto real

Para organizar un taller que se quede grabado en la mente de la gente hace falta algo más que un buen PowerPoint. Necesitas objetivos claros, un calendario ajustado y actividades que atraigan a la gente. Como alguien que programa docenas de sesiones colaborativas cada mes aquí en Doodle, he aprendido que los pequeños detalles -como elegir la disposición correcta de la sala o probar tu enlace de videollamada- pueden hacer que la experiencia sea positiva o negativa.

1. Empieza con un objetivo claro

Antes de nada, determina con precisión qué quieres que aprendan los participantes. ¿Estás recopilando nuevas ideas para la hoja de ruta de un producto? ¿Estás enseñando un nuevo proceso? ¿Estás elaborando un plan estratégico? Escribe una o dos frases que expliquen tu objetivo. Por ejemplo:

"Utilizaremos esta sesión de dos horas para reunir tres tácticas de marketing concretas para el cuarto trimestre".

Tener una frase así en cada rotafolio e invitación al programa mantiene a todo el mundo en el buen camino.

2. Esboza tu cronograma, hacia atrás

Bloqueo los hitos clave al menos seis semanas antes del evento. He aquí un calendario sencillo:

• 6 semanas antes: Definir el objetivo, invitar a los responsables clave, elegir las fechas

• 4 semanas antes: Reservar el lugar (o la herramienta de vídeo), redactar el orden del día, alinear a los ponentes invitados

• 2 semanas antes: Encarga los materiales, finaliza las presentaciones de diapositivas y los ejercicios prácticos.

• 1 semana antes: Realiza una comprobación técnica, imprime las etiquetas con los nombres, envía un recordatorio con las lecturas previas

• El día de la reunión: Llega pronto para preparar todo, saluda a los participantes, repasa el guión de bienvenida

Si trabajas hacia atrás de este modo, encontrarás puntos críticos: si dejas la reserva del local para dos semanas antes, corres el riesgo de tener que conformarte con un sótano sin ventanas.

3. Elige actividades que se ajusten a tu objetivo

Los talleres pueden tener un aspecto muy diferente dependiendo de tu objetivo. Una sesión de lluvia de ideas puede empezar con una ronda relámpago de 5 minutos en la que todos anoten ideas, y luego agruparlas por temas. Un taller de formación podría basarse en juegos de rol prácticos y demostraciones en directo. En una sesión reciente sobre atención al cliente, nos dividimos en tríos para que cada persona pudiera hacer de "agente", "cliente" u "observador", y luego rotamos los papeles cada diez minutos para mantener alta la energía.

Sea cual sea el formato, alterna entre

1. Trabajo individual (reflexión tranquila o escritura)

2. Parejas o tríos (conversación más profunda)

3. Puesta en común en grupo completo (captar grandes temas)

4. Diseña para una interacción real

Las diapositivas por sí solas no bastan. Yo incluyo mini-retos, como "encuentra a alguien que comparta tu hábito de trabajo favorito" o "presenta una idea en 60 segundos", que hacen que la gente se levante de sus asientos y hable. Si tu grupo está en Zoom, utiliza salas de descanso para estas tareas, y pide a cada equipo que deje caer una idea en el chat para que no se pierda ninguna.

5. Clava la logística

Los fallos técnicos acaban con el impulso. Una vez, el micrófono integrado de nuestra sala de vídeo no captó las conversaciones de las mesas laterales, y la mitad del grupo se desvió durante el trabajo en pequeños grupos. Ahora yo:

• Pruebo todos los micrófonos, cámaras y cables con antelación

• Tengo a mano altavoces de reserva y un portátil de repuesto

• Etiqueta los materiales (rotuladores, pegatinas, impresiones) por actividad.

Si organizas una sesión a distancia, pide a los participantes que se incorporen cinco minutos antes para solucionar cualquier problema de conexión.

6. Dirige con presencia, no con PowerPoint

Tu trabajo como moderador no es dar lecciones, sino guiar. Empieza con un rápido rompehielos -como "comparte un hecho sorprendente sobre tu última semana de trabajo"- para establecer un tono amistoso. No pierdas de vista el reloj, pero deja que una conversación enriquecedora se extienda si está aportando valor. Cuando alguien domine la discusión, dirige una pregunta a alguien más tranquilo: "Amal, ¿cuál es tu opinión?" Ese simple movimiento atrae nuevas voces a la sala.

7. Anota las decisiones y los pasos siguientes

Los talleres que terminan sin acciones claras parecen una gran charla sin seguimiento. Yo utilizo un rotafolio de "aparcamiento" para anotar puntos valiosos que no vienen al caso. Al final, pregunto: "¿Qué es lo que vais a intentar hacer el lunes?" Después fotografío todos nuestros gráficos, escribo los resultados en viñetas y los envío por correo electrónico al grupo en un plazo de 24 horas.

8. Vuelve a comprobarlo

De dos a cuatro semanas después, envía una rápida encuesta de pulso:

• "¿Te ha resultado útil el taller?

• "¿Qué acciones emprendiste?

• "¿Qué te ha frenado?

En Doodle, hemos descubierto que estas comprobaciones duplican las posibilidades de que los equipos pongan en práctica las ideas que hemos descubierto juntos.

Dirigir bien un taller significa hacer malabarismos con el objetivo, las personas, el espacio y el tiempo, pero da sus frutos en forma de ideas nuevas y aceptación real. Todavía me emociono cuando veo a los participantes iluminarse en el momento en que un plan encaja. ¿Qué parte de la planificación de un taller te resulta más difícil y cómo podrías abordarla la próxima vez?