Kanban 101: Organice sus tareas para mejorar el flujo de trabajo

Kanban es una de las formas más eficaces de organizar el trabajo. Tanto si gestionas un equipo como si trabajas solo, este sistema visual te ayuda a priorizar de forma más eficaz manteniendo tu flujo de trabajo en movimiento.

Kanban hace que su trabajo sea visible. Desglosa las tareas en tarjetas (también conocidas como tickets o problemas), muévelas por columnas como tareas pendientes, en curso y realizadas, y obtén una visión clara de la situación actual.

¿Qué es Kanban?

Kanban es un método visual de gestión de tareas diseñado para ayudarle a controlar el progreso y gestionar las cargas de trabajo en tiempo real. Inicialmente desarrollado por Toyota para optimizar los procesos de fabricación, ahora es un favorito en todo, desde el desarrollo de software hasta el marketing de contenidos y las operaciones de equipo.

El sistema es sencillo: un tablero representa tu flujo de trabajo, las columnas representan las distintas fases (por ejemplo, planificación, en curso, completa) y las tarjetas representan tareas individuales o elementos de trabajo. Cuando terminas una tarea, mueves la tarjeta por el tablero para reflejar su estado. Kanban es un sistema claro que permite ver en qué punto se encuentra cada cosa con un simple vistazo.

Cómo montar un tablero Kanban

Puedes utilizar un tablero físico con notas adhesivas o uno digital como Trello, Notion o Asana. Hazlo sencillo, ya lo irás perfeccionando. A continuación te explicamos cómo construir y utilizar tu tablero:

1. Establece tus columnas: Empieza con lo básico, como tareas pendientes, en curso y realizadas. Dependiendo de tu flujo de trabajo, puedes personalizarlo con etapas adicionales. Por ejemplo, el proceso de creación de contenidos podría tener "Esperando comentarios" o "Programado".

2. Crea tus fichas de tareas: Cada tarea o elemento de trabajo tiene su tarjeta. Los títulos deben ser breves pero precisos y, si es necesario, se pueden añadir detalles como plazos, listas de comprobación o personas asignadas.

3. Limita el trabajo en curso: Para mantener la concentración y evitar la sobrecarga, limita el número de tareas que pueden aparecer a la vez en la columna de tareas en curso.

4. Desplaza las tareas sobre la marcha: Mueve las tarjetas a la siguiente columna a medida que avanza el trabajo. De este modo se visualiza el progreso y se detectan antes los bloqueos.

5. Revisa con regularidad: Ya sea diaria o semanalmente, revisa tu tablero para establecer nuevas prioridades, eliminar tareas obsoletas y asegurarte de que no se te escapa nada.

¿Cuál es la diferencia entre Kanban y Scrum?

Kanban y Scrum provienen de la familia Agile, pero funcionan de maneras muy diferentes.

Scrum se basa en sprints estructurados de duración determinada (normalmente dos semanas) en los que los equipos se comprometen a completar un conjunto fijo de tareas. Incluye un Scrum Master y/o un Product Owner y reuniones periódicas como la planificación de sprints, revisiones y retrospectivas. Scrum es ideal para equipos multifuncionales que trabajan en el desarrollo de productos complejos.

Kanban, por otro lado, es continuo. No hay sprints ni roles. Se van incorporando tareas a medida que la capacidad lo permite y el objetivo es que el trabajo fluya. Es especialmente útil para el trabajo menos predecible, como la gestión de las solicitudes de los clientes, los canales de contenido o las operaciones en curso del equipo.

¿Kanban es ágil o esbelto?

¿La respuesta corta? Ambas cosas.

Kanban tiene sus raíces en la fabricación Lean, que hace hincapié en la eficiencia, la reducción de residuos y la optimización del flujo. Con el tiempo, se adoptó en las prácticas ágiles debido a su enfoque en la mejora continua.

Los principios Lean ayudan a eliminar los cuellos de botella y a agilizar el movimiento del trabajo. Los principios ágiles dan prioridad a la adaptabilidad, la comunicación y la entrega rápida de valor. Kanban los aúna: fomenta la transparencia del equipo, ayuda a detectar retrasos con antelación y apoya una cultura de mejora sin procesos pesados.

Cómo Kanban aumenta su productividad

Una vez que empiezas a organizar tu trabajo con Kanban, es más fácil identificar lo que te está ralentizando. Puede que te des cuenta de que tu columna "Haciendo" está sobrecargada o que demasiadas tareas están atascadas esperando a otras. Esta visibilidad hace que sea más fácil gestionar las prioridades y reducir la multitarea.

Es menos probable que saltes de una tarea a otra o que te olvides de tareas importantes. Tanto si trabajas en administración como en marketing, o saltas de una reunión a otra, puedes mantenerlo todo bajo control sin sentirte abrumado. Además, puedes utilizar ayudas visuales, como la codificación por colores de las tareas para centrarte.

Donde la programación se une al flujo: Kanban + Doodle

Organizar las tareas con Kanban aporta claridad, pero mantener el flujo significa gestionar el tiempo con la misma eficacia. Ahí es donde una herramienta de planificación como Doodle puede beneficiarte.

Imagina que has organizado tus tareas en tu tablero Kanban. En lugar de perder el ritmo con correos electrónicos de programación, Doodle te ayuda a fijar reuniones, entrevistas y sesiones sin fricciones. Doodle se adapta a tu flujo de trabajo, ya sea para realizar llamadas 1:1, coordinar reuniones de equipo u ofrecer sesiones que se pueden reservar a través de tu página de reservas.

Al combinar el método Kanban con Doodle, puedes reducir las interrupciones y centrarte en el trabajo que hace avanzar tus objetivos. ¿Gestión visual de tareas y programación sin interrupciones? Es una mejora de la productividad que merece la pena.