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Cuando pienso en proyectos de grupo durante la universidad, el trabajo en sí no era lo más difícil. Era la programación. Intentar alinear cinco calendarios era como resolver un cubo de Rubik... con los ojos vendados.
Un proyecto en particular me llamó la atención: pasamos más tiempo en el chat del grupo debatiendo las horas de las reuniones que discutiendo realmente la presentación. Después de aquello, me di cuenta de algo: organizarse no era opcional. Era la base para hacer un buen trabajo juntos.
Esto es lo que aprendí sobre cómo simplificar la programación del grupo para que puedas centrarte en el proyecto, no en los mensajes de ping-pong.
1. 1. Establece el tono desde el principio (no esperes al caos)
En cuanto se forme el grupo, alguien (¿quizá tú?) debe tomar la iniciativa de programar la primera reunión. No espere a que empiece el caos: sea proactivo.
Empieza escribiendo un breve mensaje de bienvenida en el chat del grupo. A continuación, ofrece tres o cuatro posibles horas de reunión en los próximos días. Házselo saber al grupo: "Fijemos esto para [fecha]". Y comparte un enlace de programación de inmediato (hablaremos de eso en un momento).
Tomar la iniciativa no te convierte en un mandón: hace que el proyecto sea más fluido para todos.
2. 2. Utiliza un software de programación para eliminar la espiral de programación
Si alguna vez has preguntado "¿Cuándo os viene bien a todos?" y has obtenido silencio o respuestas contradictorias, ya sabes por qué es importante hacer una encuesta en grupo.
Yo lo hago así:
En primer lugar, introduzco de cuatro a seis opciones horarias realistas en una encuesta de votación en grupo utilizando Doodle. A continuación, comparto el enlace en el chat del grupo. Todo el mundo elige lo que le viene bien y Doodle encuentra automáticamente la mejor hora.
No hay mensajes sin leer. Sin respuestas vagas del tipo "¿tal vez el jueves? Sólo claridad, rápido.
3. No sobreinvites ni compliques las cosas
No todas las reuniones necesitan a todas las personas. Si la primera sesión es sólo para esbozar ideas o asignar funciones, a veces dos o tres personas son suficientes para poner las cosas en marcha.
Lo que a mí me ha ayudado: asignar líderes rotatorios para las distintas reuniones, dividirnos en parejas de trabajo más pequeñas y establecer plazos asíncronos para que no todo tenga que suceder en directo.
Las reuniones pequeñas y centradas suelen dar más resultado que las llamadas de todo el grupo que se alargan sin una dirección clara.
4. Haga que cada reunión cuente
Una vez fijada la hora, asegúrate de que todo el mundo sabe para qué es la reunión. Empecé a enviar órdenes del día rápidas antes de cada sesión, y eso supuso una gran diferencia.
Un orden del día típico puede incluir: una comprobación del progreso individual, la revisión de un documento o esquema compartido, la aclaración de los próximos pasos y el establecimiento de un plazo antes de la próxima comprobación.
Dos minutos de preparación hacen que toda la reunión sea más productiva y respetuosa con el tiempo de todos.
5. Confirmar, programar, repetir
Una vez que el grupo se pone de acuerdo sobre la hora, envío inmediatamente una invitación al calendario. Incluyo la fecha, la hora (y compruebo dos veces las zonas horarias), el enlace al documento compartido, un enlace de videollamada y un recordatorio 15 minutos antes.
Esto hace que la reunión parezca oficial, no "provisional". Cuando está en su calendario, es más probable que la gente acuda.
La programación no tiene por qué ser el quebradero de cabeza que haga descarrilar tu proyecto. Con las herramientas adecuadas (y un poco de iniciativa), la colaboración en grupo puede resultar... fácil. O, al menos, más fácil que antes.
¿Tienes algún truco para coordinar el trabajo en grupo? Compártelo con nosotros en LinkedIn: siempre estamos aprendiendo de otros planificadores.
