Crea un calendario de coaching de bienestar que se reserve solo

Te hiciste coach de bienestar para ayudar a la gente a sentirse mejor, no para pasarte las tardes persiguiendo correos electrónicos. Un calendario lleno de elementos en movimiento puede minar rápidamente tu energía. Las llamadas perdidas, la confusión horaria y los retrasos en los pagos merman tu concentración.

¿La buena noticia? Puedes establecer un calendario de coaching para el bienestar que se gestione solo. Con unas cuantas reglas inteligentes y las herramientas adecuadas, los clientes eligen las horas que les vienen bien, pagan por adelantado y llegan preparados. En esta guía, aprenderás a crear ese sistema mediante sencillos pasos y funciones de Doodle que puedes poner en práctica hoy mismo.

El reto al que se enfrentan los entrenadores de bienestar

Tu día puede cambiar en un momento: un cliente tiene que cambiar la cita, una clase se llena antes de tiempo o tu registro matutino se alarga. La programación manual multiplica el estrés.

Los problemas comunes son

• interminables idas y venidas por correo electrónico o SMS

• ausencias y cancelaciones tardías que merman los ingresos

• sesiones impagadas o incómodos seguimientos de pagos

• confusión horaria con clientes remotos

• jornadas sobrecargadas sin espacio para notas o descansos

• sesiones en grupo sin límites claros de plazas

Un calendario de autorreserva reduce la fricción en cada paso. Los clientes reservan, pagan y se preparan sin tu supervisión constante.

Por qué es importante

Tu calendario es tanto el motor de tus ingresos como el que establece tus límites. Cuando funciona sin problemas, entrenas más, comercializas mejor y sigues teniendo energía para tu propio bienestar.

El coste de una mala programación:

• dos incomparecencias a la semana pueden suponer cientos de pérdidas al mes

• cambiar de contexto agota tu presencia y tu claridad mental

• los recordatorios manuales y la persecución de pagos te roban horas

Un calendario inteligente de coaching para el bienestar protege tu tiempo, tus ingresos y las relaciones con tus clientes.

Paso 1: crea la estructura semanal adecuada

Antes de añadir herramientas, diseña una semana que apoye tu mejor trabajo. Esto se convierte en la base de tu calendario.

Establece las reglas de tus sesiones:

• llamada de descubrimiento: 20 minutos

• sesión estándar: 50 minutos

• inmersión profunda: 80 minutos

• sesión de grupo: 60 ó 90 minutos

Asigna cada tipo de sesión a bloques específicos. Por ejemplo: sesiones 1:1 por las mañanas, llamadas de descubrimiento por las tardes, sesiones de grupo los martes y jueves. La coherencia entrena a tus clientes y reduce la carga mental.

Protege tu energía con amortiguadores:

• 10-15 minutos antes y después de cada sesión

• bloque de administración diario de 30 minutos

• dos bloques semanales de enfoque para el contenido o el diseño del programa

Define políticas claras:

• política de cancelación y reprogramación

• lugar de la sesión (presencial o virtual)

• plazos de pago (en el momento de la reserva o dentro de una ventana)

Puedes incluir todo esto en los mensajes de confirmación utilizando las descripciones de reuniones generadas por IA de Doodle.

Paso 2: haz que tu disponibilidad se pueda reservar

Un calendario que se reserva a sí mismo empieza por compartir el enlace adecuado en el momento adecuado.

Utiliza la Página de Reservas para las reservas públicas Crea una Página de Reservas Doodle para cada tipo de sesión. Conecta tu calendario de Google, Outlook o Apple para mostrar sólo las horas libres. Establece la duración de la sesión, los topes y la antelación mínima.

Dónde compartir Páginas de reserva:

• sitio web

• Linktree o biografía de Instagram

• firma de correo electrónico

• respuestas rápidas por SMS

Añade Stripe para cobrar el pago en el momento de la reserva

Utiliza 1:1 para franjas horarias seleccionadas a mano

Envía a los clientes unas cuantas opciones de tiempo seleccionadas. Cuando se selecciona una, se liberan las demás. Esto es ideal para check-ins, seguimiento de paquetes o sesiones extra.

Utiliza hojas de inscripción para el coaching de grupo

Añade franjas horarias específicas y límites de plazas para tu próxima clase o reto. Stripe puede cobrar el pago cuando alguien se inscriba.

Utiliza Encuestas de Grupo para alinear una cohorte

Pide a un grupo que vote sobre su hora de sesión preferida. Una vez confirmado, cambia a una Hoja de Inscripción para el registro.

Paso 3: agiliza tu flujo de coaching

Estas acciones facilitan el calendario y la experiencia del cliente:

• Ofrece tipos de sesión claros: Utiliza nombres como Primera sesión, Seguimiento o Inmersión profunda

• habilita zonas horarias inteligentes: Doodle se ajusta automáticamente a la ubicación del participante

• cobra los pagos por adelantado: Utiliza Stripe con tu Página de Reservas o enlaces 1:1

• automatizar recordatorios: Envía recordatorios de 24 horas y de 1 hora para reducir las ausencias

• incluye preguntas preparatorias: Añade campos personalizados para síntomas, objetivos o enlaces a formularios de admisión

• inserta enlaces de vídeo automáticos: Utiliza Zoom, Google Meet, Teams o Cisco

• limita las sesiones diarias: Limita las reservas para proteger la energía y reducir el agotamiento

• utiliza marcas personalizadas: Con Doodle Pro, adapta tus páginas de reservas a tu marca

• establece límites en los enlaces: Bloquea las reservas en vacaciones y días personales

Errores comunes que debes evitar

• no poner topes alrededor de las sesiones

• demasiados tipos de sesiones que confunden a los clientes

• ocultar los enlaces de reserva en tu sitio web

• no exigir el pago por adelantado

• largas cadenas de correo electrónico en lugar de enlaces rápidos

• olvidar los recordatorios

• gestionar mal las zonas horarias

• utilizar encuestas de grupo en lugar de 1:1

• clases en grupo sin límite de plazas

Herramientas que hacen que funcione

Ejemplos reales de coaching de bienestar

Maya, coach de bienestar en solitario

Dos páginas de reservas para llamadas de descubrimiento y sesiones de pago. Compatible con Stripe. Topes de 10 minutos. Aviso con 24 horas de antelación.

Resultado: Sin problemas de zonas horarias, menos ausencias, mejor tiempo de preparación.

Jordan, entrenador de grupo

Las series de recuperación del estrés se realizan con una hoja de inscripción y una encuesta de grupo para elegir la hora. Con un máximo de 20.

Resultado: Lista de espera gestionada, sesiones nunca llenas, menos administración.

Alicia, entrenadora de nutrición

Envía enlaces 1:1 con tres opciones de tiempo a clientes que repiten. Stripe habilitado para extras.

Resultado: Reservas más rápidas, ventas adicionales fáciles, sesiones más específicas.

Devon, proveedor de bienestar corporativo

Envió una encuesta de grupo a 200 empleados. Utilizó una hoja de inscripción para rellenar los talleres.

Resultado: Sesiones completadas, sin recordatorios manuales, enlaces a Equipos autoinsertados.

Puntos clave

• construye la estructura de tu calendario con tipos de sesiones y límites

• utiliza la Página de Reservas y 1:1 para programar sesiones individuales

• cobra los pagos con Stripe para reducir las ausencias

• utiliza Hojas de Inscripción y Encuestas de Grupo para el coaching de grupo

• automatiza los recordatorios y establece políticas para proteger tu tiempo

Empieza a programar mejor

Tu tiempo es valioso, y tus clientes te necesitan al máximo. Un calendario de coaching de bienestar que se autocontabiliza te libera del ping-pong de la bandeja de entrada, de los pagos atrasados y del estrés constante de la programación.

Establece tus reglas en Doodle, comparte tus enlaces y deja que los clientes reserven, paguen y se preparen con confianza.