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Wir alle kennen das - der ewige Kreislauf des Planens und Verschiebens von Besprechungen. Es ist ein notwendiger Teil des Arbeitslebens, aber es kann eine der unerwünschtesten Aufgaben auf unserer To-Do-Liste sein.
Angefangen bei der Koordinierung der Verfügbarkeit aller Mitarbeiter bis hin zur Suche nach einer Zeit, die für alle Beteiligten passt, kann die Planung von Besprechungen manchmal unnötig erscheinen. Doch trotz der Abneigung, die manche gegen Besprechungen hegen, gibt es Zeiten, in denen sie nicht nur nützlich, sondern für die Produktivität unerlässlich sind.
Erfahren Sie, wie Sie Besprechungen effektiv planen können und wann es angemessen - oder sogar vorteilhaft - ist, sie abzuhalten. Außerdem geben wir Ihnen fünf Tipps, wie Sie Besprechungen effektiver organisieren können, damit Sie die Terminplanung in Ihrem Berufsleben verbessern können.
Sollten wir eine Besprechung ansetzen?
Die Frage "Sollen wir eine Besprechung ansetzen?" stellt sich oft, wenn man versucht, auf die Zeit anderer Rücksicht zu nehmen. Es gibt jedoch Szenarien, in denen die Anberaumung einer Besprechung nicht nur gerechtfertigt ist, sondern auch zu einer effizienteren Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung führen kann.
Ein Beispiel wäre, wenn Sie mit Ihrem Team an einem Projekt arbeiten und auf ein Hindernis gestoßen sind. Sie haben unzählige Nachrichten ausgetauscht, um das Problem zu lösen, aber es scheint, dass Sie nicht weiterkommen. In solchen Situationen kann eine Besprechung die Möglichkeit bieten, in Echtzeit zu diskutieren und Probleme zu lösen. Indem Sie alle Beteiligten in einer virtuellen oder persönlichen Umgebung zusammenbringen, können Sie Ideen sammeln, Bedenken ansprechen und einen Aktionsplan aufstellen, der effektiver ist als der Austausch von Nachrichten allein.
Auch wenn Sie mit Kunden an einem Projekt zusammenarbeiten, können Sie durch die Anberaumung eines Treffens sicherstellen, dass alle Beteiligten hinsichtlich der Projektziele, des Zeitplans und der zu erbringenden Leistungen auf dem gleichen Stand sind. Es ist eine Gelegenheit, die Erwartungen zu klären, Feedback einzuholen und alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen Meetings effektiver sind als die asynchrone Kommunikation über Messaging- oder Projektmanagement-Tools. Bei Problemen, die eine sofortige Klärung oder einen zusätzlichen Kontext erfordern, kann ein kurzes Treffen zu einem besseren Verständnis und einer schnelleren Lösung führen, als wenn die Nachrichten hin und her gehen.
Wie man jemanden um ein Treffen bittet
Wenn man jemanden um ein Treffen bittet, ist es wichtig, klar und höflich zu sein und auf die Zeit des Gesprächspartners Rücksicht zu nehmen. Beginnen Sie damit, eine prägnante und höfliche E-Mail oder Nachricht zu verfassen, in der der Zweck der Besprechung und die Gründe für die Teilnahme klar dargelegt werden.
Achten Sie darauf, dass Sie Details wie das vorgeschlagene Datum und die Uhrzeit sowie alle relevanten Hintergrundinformationen oder Tagesordnungspunkte angeben. Bieten Sie außerdem Flexibilität an, indem Sie alternative Besprechungszeiten für den Fall vorschlagen, dass der vorgeschlagene Termin für sie nicht in Frage kommt.
Bedanken Sie sich für die Zeit, die sie sich genommen haben, und geben Sie ihnen immer die Möglichkeit, abzulehnen oder eine Alternative vorzuschlagen, wenn sie nicht verfügbar sind. Indem Sie die Anfrage mit Professionalität und Respekt behandeln, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort und eines produktiven Treffens.
5 Tipps für eine effektivere Planung von Besprechungen
Nachdem wir nun festgestellt haben, wie wichtig es ist, in bestimmten Situationen Besprechungen zu planen, wollen wir nun erörtern, wie Sie diese Besprechungen so produktiv wie möglich gestalten können. Hier sind fünf Tipps, die Ihnen helfen, Besprechungen effizienter zu planen und durchzuführen:
Seien Sie sich über Ihr Ziel im Klaren: Bevor Sie eine Besprechung ansetzen, sollten Sie den Zweck und die Ziele klar definieren. Was wollen Sie erreichen, wenn Sie alle Teilnehmer zusammenbringen? Eine klare Tagesordnung sorgt nicht nur dafür, dass die Besprechung zielgerichtet verläuft, sondern hilft den Teilnehmern auch, sich entsprechend vorzubereiten.
Fassen Sie sich kurz: Respektieren Sie die Zeit aller Beteiligten, indem Sie nur die notwendigen Personen einladen und die Sitzung kurz halten. Halten Sie sich an die Tagesordnung und weichen Sie nicht vom Thema ab, damit die Besprechung produktiv bleibt. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Besprechungen für die anderen Themen anberaumen.
Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt und das richtige Format: Berücksichtigen Sie bei der Planung der Besprechung die Zeitpläne aller Teilnehmer und die Zeitzonen. Wählen Sie nach Möglichkeit eine Zeit, zu der die Teilnehmer am ehesten verfügbar und aufmerksam sind. Wählen Sie außerdem ein geeignetes Format - persönliche Besprechung, Telefonkonferenz oder virtuelle Besprechung - je nach Art der Diskussion und den Präferenzen der Teilnehmer.
Versenden Sie klare Besprechungseinladungen: Wenn Sie die Teilnehmer zu einer Besprechung einladen, sollten Sie alle relevanten Details wie Datum, Uhrzeit, Ort (oder Link für virtuelle Besprechungen) und Tagesordnung angeben. Verwenden Sie eine höfliche und prägnante Sprache, wenn Sie nach der Verfügbarkeit der Teilnehmer fragen, und bieten Sie nach Möglichkeit Flexibilität an.
Sprechen Sie kurz nach: Senden Sie nach der Besprechung eine Follow-up-E-Mail, in der Sie die wichtigsten Ergebnisse, Aktionspunkte und Entscheidungen zusammenfassen. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und stärken die Verantwortlichkeit für die während der Besprechung zugewiesenen Aufgaben.
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