Wie du Besuche beim Kunden planst, ohne dass es zu einem Hin und Her kommt

Kundenbesuche machen ein Projekt real. Du gehst vor Ort, überprüfst die Bedingungen, klärst Details und baust Vertrauen auf. Aber die Buchung dieser Besuche kann jede Woche viele Stunden in Anspruch nehmen.

Du schickst Optionen. Der Kunde bietet Alternativen an. Der Kunde bittet darum, den Inspektor mitzubringen. Wenn alle einverstanden sind, ist dein Tag geschafft - und damit auch dein Fokus.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du Kundenbesuche planen kannst, ohne dass es ein Hin und Her gibt. Du lernst einfache Schritte, die zur Arbeitsweise von Architekten passen, und wie Doodle dir hilft, schneller zu buchen, Reisezeit zu sparen und Projekte voranzutreiben.

Die Herausforderung für Architekten

Architekten jonglieren mit Entwurfszeit, Baustellenbesuchen, OAC-Meetings, der Koordination von Beratern und Lieferantengesprächen. An vielen Besichtigungen sind mehrere Parteien beteiligt - Eigentümer, Projektmanager, Inspektoren, Bauunternehmer und Subunternehmer.

Die manuelle Planung geht schnell schief:

• E-Mail-Threads ziehen sich endlos hin

• Die Liste der Optionen wächst

• Zwei Anrufe später ist die einzige verfügbare Zeit während der Entwurfsprüfung

• Reisezeit und Parkplätze werden vergessen

• Die Vorbereitung der persönlichen Schutzausrüstung erfolgt in letzter Minute

• Entscheidungen vor Ort werden verzögert

Wenn die Planung zu lange dauert, verzögert sich die Beantwortung von Anfragen, der Fortschritt der Punchlist und die Inspektionszeiträume. Außerdem fühlt sich deine Woche dadurch chaotisch an.

Warum dies für Architekten wichtig ist

Die Zeit im Außendienst ist abrechenbar und wertvoll. Die Zeit, die du mit der Koordination von Kalendern verbringst, ist es nicht. Wenn du Kundenbesuche in wenigen Minuten planen kannst, hast du mehr Zeit für die Planung und Dokumentation.

Klare Planung:

• Weniger Nichterscheinen und verspätetes Eintreffen

• Verhindere unnötige Fahrten

• Bessere Nutzung des Tageslichts für Fotos, Messungen und Mockups

• Sorge dafür, dass Zugangs- und Sicherheitsinformationen im Voraus gesammelt werden

• Sorge für das Vertrauen deines Teams und die Sicherheit deiner Kunden

Standardisieren Sie Ihre Besichtigungsarten

Standardisierte Besuchstypen machen das Rätselraten überflüssig und beschleunigen die Entscheidungsfindung. Unten findest du eine übersichtliche Tabelle, die du in deinen Vorlagen wiederverwenden kannst.

Übliche Arten von Architektenbesuchen vor Ort

Lege für jede Besuchsart fest:

• Dauer und bevorzugte Tageszeit

• Erforderliche Vorlaufzeit (z. B. 24 Stunden für die Vorbereitung des GC)

• Vorgegebene Standorte mit Informationen zum Gebäudeeingang

• Reisepuffer (30-60 Minuten je nach Entfernung)

Mit Doodle Booking Pages kannst du diese Besuchstypen als buchbare Optionen erstellen. Die Kunden wählen einfach den gewünschten Besuch aus und entscheiden sich für eine verfügbare Zeit.

Profi-Tipp: Füge eine kurze Agenda hinzu

Vorbereitete Kunden = effektive Besuche.

Füge ein:

• Ziele (z. B. Überprüfung der Plattenöffnungen an den Rasterlinien A-D)

• Erforderliche Teilnehmer (Kundenvertreter, Bauleiter, Projektarchitekt)

• Was du mitbringen solltest (zugelassenes Material, persönliche Schutzausrüstung, Maßband)

• Ein Wetterbericht (für Außenarbeiten oder Dachzugang)

Doodle Pro kann mit Hilfe von KI Entwürfe für Tagesordnungen erstellen, damit du sie feinabstimmen kannst, anstatt sie von Grund auf neu zu schreiben.

Lass Kunden selbst buchen mit einer Buchungsseite

Architekten und Architektinnen verlieren Stunden damit, Termine anzubieten und auf Antworten zu warten. Eine Buchungsseite schafft hier Abhilfe.

• Verbinde deinen Kalender - Doodle unterstützt Google, Outlook und Apple Calendar. Gebuchte Zeiten werden automatisch geblockt.

• Arbeitszeiten + Reisepuffer festlegen - Schütze tiefe Arbeitszeiten und sorge für ausreichend Transit zwischen den Standorten.

• Teile einen Link - Kunden wählen die Besuchsart und -zeit, die zu deiner Verfügbarkeit passt.

Verwende Fallstudien:

• Wohnberatungen - Füge einen Link zu deiner Website oder deiner E-Mail-Signatur hinzu. Mit Stripe können die Kunden die Beratungsgebühren bei der Buchung bezahlen.

• Gewerbliche TI-Besichtigungen - Lass Hausverwaltungen wöchentliche Besichtigungen direkt buchen.

• Beraterkoordination - Gib denselben Link an Bau-, Haustechnik- oder Landschaftsteams weiter.

Mit Doodle 1:1 kannst du einem einzigen Eingeladenen eine Reihe von Terminen anbieten - ideal an Tagen mit mehreren Besichtigungen.

Koordiniere Baustellenbesuche mit mehreren Parteien mit Gruppenumfragen

Für Punch Walks, Mockup-Reviews und Eigentümerbesichtigungen werden oft mehrere Personen benötigt. E-Mail-Pingpong verlangsamt alles.

Mit Doodle-Gruppenumfragen kannst du 3 bis 5 Termine vorschlagen. Lade alle ein - Bauherrenvertreter, Bauleiter, Subunternehmer, Berater. Sie wählen die Zeiten, die ihnen passen. Du wählst die beste Zeit aus.

Tipps für Architekten:

• Biete weniger, aber bessere Optionen an

• Setze eine 48-Stunden-Frist, um den Schwung aufrechtzuerhalten

• Verwende automatische Erinnerungen

• Verstecke die Details der Teilnehmer, wenn du unternehmensübergreifend arbeitest

• Verschicke Einladungen direkt über Doodle (bis zu 1000 Personen)

Wenn die Besprechung virtuell stattfindet, kannst du Zoom, Google Meet, Cisco oder Teams direkt in Doodle hinzufügen.

Sammle Zugangsdaten, bevor du gehst

Verspätetes Erscheinen untergräbt das Vertrauen der Kunden. Sammle logistische Informationen, bevor du das Studio verlässt.

Füge notwendige Fragen hinzu:

• Genaue Adresse des Standorts + Suite/Einheit

• Torcode oder Kontaktperson in der Sicherheitsabteilung

• Anweisungen zum Parken / Öffnungszeiten der Ladedocks

• Anforderungen an die persönliche Schutzausrüstung

• Wer muss für den Zugang aufschließen

• Auftragsnummer/Projektcode

• Aktive Gefahren (z.B. Kranheben, nasse Farbe, Zugangsbeschränkungen zum Dach)

Mit Doodle kannst du benutzerdefinierte Fragen zu Buchungsseiten, 1:1-Sitzungen und Anmeldungsbögen hinzufügen. Die Antworten werden in deiner Kalendereinladung angezeigt.

Bei gestaffelten Begehungen - wie z.B. Begehungen über mehrere Etagen - kannst du einen Anmeldebogen verwenden, um die Anzahl der Personen pro Platz zu kontrollieren.

Baue Sicherheitspuffer und Reisepuffer ein

Die Arbeit vor Ort erfordert Transport, Vorbereitung des Eingangs und gelegentliche PSA-Kontrollen. Mache diese Zeit explizit.

• Aktiviere automatisch Pufferzeiten vor und nach jedem Besuch vor Ort.

• Füge zusätzliche Puffer für schwierige Parkzonen oder Schulbereiche hinzu.

• Reserviere bestimmte Zeitfenster (z.B. Feldarbeit Dienstag/Donnerstag nach 10 Uhr)

• Schütze Nachmittage für Design oder Dokumentation

Diese kleinen Anpassungen verhindern späte Starts und verbrannte Planungszeiten.

Berechne gegebenenfalls Gebühren für Vor-Ort-Beratungen

Bezahlte Beratungen - Machbarkeitsbesichtigungen, HOA-Umfragen oder Bebauungspläne - sind einfacher, wenn die Bezahlung automatisch erfolgt.

Doodle + Stripe macht es möglich:

• Vorauszahlung zum Zeitpunkt der Buchung

• Weniger Nicht-Erscheinen

• Klare Erwartungen des Kunden

Beispiele dafür:

• Zoning/Machbarkeitsbegehung - 60-minütige bezahlte Beratung vor Ort

• Materialcheck - Bewertung von Installationen außerhalb des Vertragsumfangs

• Gewährleistungsbegehung - Rechnung an die Hausverwaltung für jährliche Begehungen

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Vermeide diese Fallstricke bei der Planung:

• Unbegrenzte Optionen anbieten

• Vergessen der Reisezeit

• Fragen zur Erreichbarkeit auslassen

• Umfragen ohne Deadline laufen lassen

• Die Ortsangaben in der Beschreibung vergraben

• Buchungen während des ganzen Tages zulassen (zerstört die Planungszeit)

• Einen generischen Meeting-Typ für alles verwenden

Werkzeuge und Lösungen für die architektonische Planung

Die Funktionen von Doodle unterstützen echte Architektur-Workflows:

• Buchungsseite - Verfügbarkeit teilen, Besuchstypen hinzufügen, Puffer festlegen

• 1:1s - Biete kuratierte Slots für eine kontrollierte Terminplanung an

• Gruppenumfragen - Koordiniere Eigentümer, Bauunternehmer, Subunternehmer und Berater

• Anmeldelisten - Verwalte Begehungen mit Nummernbeschränkung

• Kalenderintegrationen - Google, Outlook, Apple

• Videokonferenzen - Zoom, Google Meet, Cisco, Teams

• Stripe-Zahlungen - ziehe Gebühren während der Buchung ein

• KI-Meetingbeschreibungen - Erstelle schnell Tagesordnungen

• Benutzerdefiniertes Branding - Füge dein Firmenlogo hinzu

• Zapier - Löse Aufgaben in Asana, Slack oder deinem CRM aus

• Datenschutzfunktionen - Ausblenden von Teilnehmerdaten, werbefreies Erlebnis

Diese Tools reduzieren den Verwaltungsaufwand und verringern die Reibungsverluste bei der Terminplanung.

Beispiele aus der Praxis

1. beratung zum Hausbau

Ein Hausbesitzer bucht eine kostenpflichtige 60-minütige Beratung vor Ort über deine Buchungsseite.

• Stripe verarbeitet die Zahlung

• Ein 45-Minuten-Puffer wird hinzugefügt

• Parkplatz und Torcode werden über benutzerdefinierte Fragen abgefragt

Ergebnis: Du kommst vorbereitet und pünktlich mit einer bereits bezahlten Beratung.

2. Kommerzieller TI wöchentlicher OAC-Spaziergang

Du gibst eine Gruppenabstimmung mit drei Optionen ab.

• 24-Stunden-Abstimmungsfrist

• Automatische Erinnerungen

• Donnerstag um 8 Uhr ausgewählt

Ergebnis: Konsens über einen Tag ohne E-Mail-Ketten.

3. Schlussbegehung für mehrere Wohneinheiten mit gestaffelten Vertretungen

Du erstellst ein Anmeldungsblatt.

• 30-Minuten-Slots pro Stockwerk

• Begrenzung auf fünf Personen

• Klare Zugangs- und PSA-Hinweise

Ergebnis: Ein geordneter Ablauf, eine sichere Personenzahl und eine effiziente Begehung.

Praktische Tipps, die du heute anwenden kannst

• Füge einen Buchungslink in deine E-Mail-Signatur ein

• Lade gängige Website-Adressen vor

• Verwende Shortcodes in Titeln (z.B. "123 Main St - Level 2 Punch")

• Halte die Vormittage für die Feldarbeit offen

• Führe Gruppenumfragen vor langen Wochenenden durch

• Lass Doodle automatische Erinnerungen verschicken

• Füge der Veranstaltung nachträglich Feldnotizen hinzu

Wichtigste Lektionen gelernt

• Standardisiere Besuchstypen mit Dauer, Puffern und Tagesordnungen

• Kunden über eine Buchungsseite buchen lassen

• Verwalte die Terminplanung für mehrere Parteien mit Gruppenumfragen

• Erfasse Zugangsdaten im Voraus mit angepassten Fragen

• Gebühren für Beratungen über Stripe erheben

• Schütze die Planungszeit mit intelligenten Buchungslimits

Übernimm die Kontrolle über deine Planung und deine Zeit

Du brauchst nicht für jedes Projekt einen neuen Prozess. Ein paar clevere Einstellungen und das richtige Tool helfen dir, Kundenbesuche ohne langes Hin und Her zu planen.

Mit Doodle verbindest du deinen Kalender, legst Puffer fest, fügst Besuchstypen hinzu und teilst einen einzigen Link. Die Kunden buchen in wenigen Minuten und du kannst sofort loslegen.

Bist du bereit, deine Terminplanung zu vereinfachen? Erstelle ein Doodle und sieh, wie Architekten jede Woche Stunden sparen.