Was ist ein Ausschussaufruf?

Die Einberufung eines Ausschusses ist so ziemlich das, wonach es klingt. Es handelt sich um eine Zusammenkunft einer Gruppe, die mit einer bestimmten Aufgabe betraut ist - zum Beispiel mit der Durchführung eines Projekts. Der Unterschied zwischen den Ausschüssen besteht darin, dass sie in der Regel kurz sind und eher eine Art "Check-in" als eine formelle Sitzung darstellen.

Obwohl sie auch persönlich stattfinden können, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie virtuell stattfinden. Heutzutage werden Online-Ausschussbesprechungen mithilfe von Videokonferenzsoftware wie Zoom oder Google Meet abgehalten.

Wie man eine Ausschusssitzung plant

Wenn diese Sitzungen von Natur aus kurz sind, ist es wichtig, das Beste aus ihnen herauszuholen. Hier sind einige Tipps für eine effektive Sitzung:

Legen Sie ein klares Ziel für die Sitzung fest. Was wollen Sie erreichen? Nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, und wenn Sie das wissen, beginnen Sie mit der Aufstellung einer Tagesordnung.

Laden Sie die richtigen Personen ein. Diese Telefonate sind von Natur aus kurz, daher sollten Sie keine Personen einladen, die Sie nicht brauchen. Überlegen Sie sich, wer für das Vorankommen der Aufgabe Ihres Ausschusses wichtig ist. Je mehr Personen Sie einladen, desto länger wird die Sitzung dauern.

Legen Sie eine Zeit und ein Datum fest. Wählen Sie einen Termin, der für alle Mitglieder des Ausschusses geeignet ist. Sie können eine Umfrage erstellen, um schnell den besten Zeitpunkt zu finden.

Verschicken Sie Ihre Tagesordnung im Voraus. So hat jeder die Möglichkeit, sich auf die Sitzung vorzubereiten.

Beginnen und beenden Sie die Telefonkonferenz pünktlich. Wir alle wissen, wie schnell sich unsere Terminkalender füllen können, also nehmen Sie Rücksicht auf die Zeit der anderen.

Machen Sie sich Notizen. So können Sie sich an das Besprochene erinnern und eine Follow-up-E-Mail über alle Aktionspunkte verschicken.

Hier sind einige weitere Tipps, wie Sie Ihre Ausschusssitzungen angenehmer gestalten können:

Halten Sie es leicht. Ausschussgespräche können eine ernste Angelegenheit sein, aber das bedeutet nicht, dass sie nur Arbeit und kein Vergnügen sein müssen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um das Eis zu brechen und etwas Spaß zu haben.

Seien Sie Sie selbst. Versuchen Sie nicht, jemand zu sein, der Sie nicht sind. Die Leute merken, wenn Sie sich verstellen, also entspannen Sie sich und seien Sie so, wie Sie sind.

Seien Sie positiv. Eine positive Einstellung kann viel bewirken. Wenn du positiv gestimmt bist, werden die Menschen in deiner Umgebung eher positiv gestimmt sein.

Wie Doodle helfen kann

Bei den vielen verschiedenen Interessengruppen, an die man denken muss, wird es unmöglich sein, einen Termin für ein Gespräch per E-Mail zu vereinbaren, an dem alle teilnehmen. Doodle macht dies einfach.

Mit Group Poll können Sie eine Auswahl an Terminen an die Teilnehmer senden und in wenigen Minuten den besten Zeitpunkt für ein Treffen finden.

Wenn Sie Ihre Besprechung virtuell abhalten, werden die Links für Videokonferenzen automatisch in die E-Mail eingefügt, die gesendet wird, wenn eine Zeit ausgewählt wird. Und wenn Sie Ihren Kalender verbinden, wird der Termin automatisch hinzugefügt, so dass Sie nie doppelt gebucht werden.

Doodle macht es Ihnen leicht, Ihre Ausschusssitzung in wenigen Minuten zu arrangieren, ohne dass Sie eine E-Mail hin- und herschicken müssen. Egal, ob fünf oder 500 Personen an der Sitzung teilnehmen - Sie finden leicht einen Termin für alle. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus - keine Kreditkarte erforderlich.