So vereinbaren Sie einen Termin für eine private Sitzung mit einem Auditor: Ein Leitfaden für Partner

Eine „Auditor Private Session“ ist eine geschlossene Sitzung zwischen dem externen Prüfungsteam und den unabhängigen Mitgliedern eines Prüfungsausschusses, die ohne Anwesenheit der Geschäftsleitung stattfindet. Sie ist gemäß den meisten Börsenzulassungsstandards eine Anforderung der Unternehmensführung, stellt jedoch für einen Auftragspartner der „Big Four“ eine der größten Herausforderungen bei der Terminplanung dar, da der Partner keinen Einblick in die individuellen Kalender der Vorstandsmitglieder hat. Die Buchungsseite von Doodle unterstützt benutzerdefinierte Eingabefragen und konfigurierbare Pufferzeiten und bietet Partnern so eine strukturierte, wiederholbare Möglichkeit, nur qualifizierte Vorstandsmitglieder in einen reservierten Terminblock einzuteilen.

🎯 Warum private Auditor-Sitzungen immer wieder verschoben werden

Jeder Projektpartner der „Big Four“ kennt das Muster: Der Termin für die Vollversammlung des Vorstands steht bereits Wochen im Voraus fest, doch die private Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer, die ihr vorausgehen muss, ist zwei Tage vor der Sitzung noch immer nicht bestätigt. Das Kernproblem ist der Zugang. Unabhängige Verwaltungsratsmitglieder sind in mehreren Gremien tätig, ständig auf Reisen und geben ihre Kalenderzugriffsrechte nicht an den externen Wirtschaftsprüfer weiter. Das Team des Partners verschickt eine Reihe von E-Mails, erhält nur teilweise Antworten und muss schließlich über verschiedene Zeitzonen hinweg drei oder vier Verwaltungsratsmitglieder ausfindig machen, um die Beschlussfähigkeit zu erreichen.

Es steht viel auf dem Spiel. Die Satzungen der Prüfungsausschüsse der meisten börsennotierten Unternehmen und regulierten Einrichtungen schreiben vor, dass mindestens einmal pro Jahr eine nichtöffentliche Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer stattfindet; viele verlangen dies sogar bei jeder Quartalssitzung. Eine versäumte oder verkürzte Sitzung führt zu einer Dokumentationslücke, die der interne Revisionsdienst, der Leiter der Rechtsabteilung und die Aufsichtsbehörden bemerken werden. Für einen Auftragspartner einer der „Big Four“ wirkt sich ein Terminplanungsfehler auf dieser Ebene nicht nur auf den Kalender aus, sondern auch auf die Qualität des Auftrags.

Erschwerend kommt die zeitliche Abfolge hinzu. Die nichtöffentliche Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer muss beendet sein, bevor die Geschäftsleitung zur Sitzung des gesamten Ausschusses zurückkehrt; das bedeutet, dass ein fester Endzeitpunkt und ein klarer zeitlicher Puffer erforderlich sind. Ist der Buchungsprozess informell, entfällt dieser Puffer und die Sitzungen gehen ineinander über, was den gesamten Zweck der Unternehmensführung zunichte macht.

🛠 Wie eine Buchungsseite mit Einstiegsfragen dieses Problem löst

Die Doodle-Lösung für eine vertrauliche Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer ist präzise: Der zuständige Partner der „Big Four“ erstellt eine Buchungsseite, legt die Verfügbarkeit ausschließlich auf den Zeitraum unmittelbar vor der Vollversammlung des Vorstands fest, fügt nach dem Terminblock eine Pufferzeit hinzu, damit die Geschäftsführung diesen Zeitraum nicht buchen kann, und fügt ganz oben im Buchungsformular eine benutzerdefinierte Einleitungsfrage ein: „Sind Sie ein unabhängiges Mitglied dieses Prüfungsausschusses?“

Die Buchungsseite von Doodle unterstützt benutzerdefinierte Fragen bei der Anmeldung, was bedeutet, dass der Partner von jedem Geschäftsführer eine Selbsterklärung einholen kann, bevor der Termin bestätigt wird. Dies ist keine technische Hürde, schafft jedoch einen eindeutigen Nachweis darüber, dass jeder Teilnehmer zum Zeitpunkt der Buchung seinen Status als unabhängige Person bestätigt hat. Für die Dokumentation der Zusammenarbeit ist dieser Nachweis von großem Wert.

Pufferzeiten zwischen Terminen sind eine integrierte Funktion der Buchungsseite. Der Partner legt beispielsweise einen 15-minütigen Puffer nach dem 60-minütigen Termin für die private Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer fest. Dieser Puffer verhindert, dass ein nachfolgender Termin beginnt, bevor die Geschäftsleitung voraussichtlich wieder im Raum ist, und gewährleistet so die Wahrung der Vertraulichkeit, ohne dass eine manuelle Kalenderverwaltung erforderlich ist.

Die Buchungsseite von Doodle unterstützt zudem die automatische Zeitzonenerkennung, was besonders dann wichtig ist, wenn unabhängige Verwaltungsratsmitglieder in verschiedenen Städten oder Ländern ansässig sind. Jedes Verwaltungsratsmitglied sieht die verfügbaren Termine in seiner Ortszeit, wodurch das Risiko verringert wird, dass ein Verwaltungsratsmitglied aufgrund einer falschen Zeitzonenauslegung 60 Minuten zu spät zur Sitzung erscheint. Die Buchungsseite des Partners lässt sich mit Google Kalender, Microsoft Outlook oder Apple Kalender verknüpfen, sodass bestätigte Buchungen direkt in den Kalendern beider Parteien erscheinen. Videokonferenzen für die Sitzung können je nach der von der Kanzlei oder dem Ausschuss bevorzugten Plattform über Google Meet, Zoom, Webex oder Microsoft Teams eingerichtet werden.

⚙️ Operative Details für den verantwortlichen Partner bei den „Big Four“

Die Einrichtung eines wiederholbaren Workflows für private Sitzungen mit Wirtschaftsprüfern dauert weniger als 10 Minuten, sobald die Buchungsseite konfiguriert ist. Der Partner veröffentlicht die Seite, teilt den Link direkt mit den unabhängigen Vorstandsmitgliedern (nicht mit der gesamten Verteilerliste des Vorstands), und die Vorstandsmitglieder buchen selbst. Die Buchungsseite von Doodle versendet automatisch E-Mail-Erinnerungen, sodass der Partner am Vortag keine manuelle Erinnerung versenden muss.

Für die Governance des Prüfungsausschusses sind einige operative Punkte von Bedeutung. Erstens sollte der Partner die Buchungsseite so einstellen, dass nur die Verfügbarkeit im spezifischen Zeitfenster vor der Sitzung angezeigt wird, nicht jedoch die allgemeine Verfügbarkeit. Dies verhindert, dass ein Vorstandsmitglied versehentlich einen Termin an einem anderen Tag bucht, der keinen Bezug zur Governance hat. Zweitens ist die Antwort auf die benutzerdefinierte Einführungsfrage für den Partner in der Buchungsbestätigung sichtbar, wodurch ein einfacher Prüfpfad entsteht. Drittens unterstützt die Buchungsseite von Doodle Pufferzeiten auf beiden Seiten eines Termins, sodass der Partner auch einen Puffer vor dem Meeting hinzufügen kann, falls der Qualitätsprüfungsprozess der Kanzlei ein Vorbereitungsfenster vor Beginn der privaten Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer erfordert.

Bei Terminen mit Premium-Zugang kann der Partner das Logo und die Hauptfarbe des Unternehmens auf der Buchungsseite einfügen, was den professionellen Kontext unterstreicht und die Wahrscheinlichkeit verringert, dass ein Vorstandsmitglied den Link als Phishing-Versuch abtut. Mithilfe von KI-gestützten Besprechungsbeschreibungen (ebenfalls Premium) kann der Partner automatisch eine prägnante Zusammenfassung der Tagesordnung erstellen, die in der Kalendereinladung erscheint, sodass die Vorstandsmitglieder bereits vor Beginn der Sitzung über den Umfang der Sitzung informiert sind.

Auf der Buchungsseite von Doodle muss der Partner nicht für jeden Termin ein separates Terminplanungs-Tool verwalten. Eine einmal eingerichtete Seite kann über mehrere vierteljährliche Prüfungszyklen hinweg wiederverwendet werden, wobei der Partner lediglich vor jedem Termin einer Vorstandssitzung das verfügbare Zeitfenster aktualisieren muss.

Gebrauchsfertige Vorlagen für Gruppenumfragen für private Auditor-Sitzungen

Verwenden Sie eine der unten aufgeführten Vorlagen, um mit einem einzigen Klick eine Gruppenumfrage für dieses Szenario zu starten. Der Titel und die Dauer werden über den Link automatisch ausgefüllt. Kopieren Sie die Beschreibung aus der jeweiligen Karte und fügen Sie sie in das Beschreibungsfeld auf der Doodle-Seite ein, sobald sich der Link geöffnet hat.

Vierteljährliche nichtöffentliche Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer vor der Vorstandssitzung (60 Min.): Diese Umfrage starten

Zusammenfassung der Jahresabschlussprüfung, nur für Vorstandsmitglieder (90 Min.): Diese Umfrage starten

Halbjahres-Zwischenbesprechung, geschlossene Sitzung (60 Min.): Diese Umfrage starten

Erörterung des Betrugsrisikos, unabhängige Verwaltungsratsmitglieder (90 Min.): Diese Umfrage starten

Auftakt des neuen Mandats, vertrauliche Einweisung durch den Direktor (30 Min.): Diese Umfrage starten

✅ Was Doodle für private Sitzungen von Prüfern unterstützt

❓ Häufig gestellte Fragen

F: Kann ein Auftragspartner einer der „Big Four“ die Buchungsseite so einschränken, dass nur unabhängige Verwaltungsratsmitglieder Zugang zum Terminfenster für die nichtöffentliche Sitzung des Wirtschaftsprüfers erhalten? A: Die Buchungsseite sieht keine strenge technische Zugriffskontrolle vor, aber der Partner kann eine benutzerdefinierte Eingabeabfrage hinzufügen („Sind Sie ein unabhängiges Mitglied dieses Prüfungsausschusses?“), die eine Selbstauskunft erfordert, bevor die Buchung bestätigt wird. Der Partner teilt den Link ausschließlich mit den unabhängigen Verwaltungsratsmitgliedern und nicht mit der gesamten Verteilerliste des Verwaltungsrats, was eine praktische Zugriffsebene darstellt. Die Antwort auf die Einleitungsfrage wird zu Dokumentationszwecken in der Buchungsbestätigung festgehalten.

F: Wie schützt die Pufferzeit-Funktion den vertraulichen Bereich der privaten Sitzung des Prüfers? A: Wenn der verantwortliche Partner einer der „Big Four“-Wirtschaftsprüfungsgesellschaften auf der Buchungsseite eine Pufferzeit nach dem Termin für die nichtöffentliche Sitzung des Wirtschaftsprüfers festlegt, verhindert Doodle, dass während dieses Pufferzeitraums nachfolgende Buchungen vorgenommen werden können. Dadurch wird verhindert, dass Führungskräfte oder andere Teilnehmer versehentlich oder absichtlich Termine in die Lücke zwischen der nichtöffentlichen Sitzung und der Sitzung des gesamten Ausschusses buchen, wodurch die für die Sitzung erforderliche Trennung der Kontrollinstanzen gewahrt bleibt.

F: Benötigen unabhängige Verwaltungsratsmitglieder ein Doodle-Konto, um sich für die nichtöffentliche Sitzung der Wirtschaftsprüfer anzumelden? A: Vorstandsmitglieder, die einen Link zur Buchungsseite erhalten, benötigen ein Doodle-Konto, um ihre Buchung abzuschließen. Der zuständige Partner der „Big Four“ sollte dies in der Einladung vermerken, damit die Vorstandsmitglieder vor dem Anklicken des Links ein kostenloses Konto erstellen können und so Verzögerungen am Tag der Veröffentlichung der Umfrage bzw. der Seite vermieden werden.

F: Kann dieselbe Buchungsseite für jede vierteljährliche private Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer wiederverwendet werden? A: Ja. Der Projektpartner der „Big Four“ kann das verfügbare Zeitfenster auf der Buchungsseite vor jedem vierteljährlichen Vorstandszyklus aktualisieren, ohne die Seite von Grund auf neu erstellen zu müssen. Die benutzerdefinierte Einführungsfrage, die Puffereinstellungen, der Link zur Videokonferenz (Google Meet, Zoom, Webex oder Microsoft Teams) sowie die Kalenderintegrationen bleiben zwischen den Zyklen erhalten, sodass der Arbeitsablauf für die vertraulichen Sitzungen mit dem Wirtschaftsprüfer über das gesamte Mandatsjahr hinweg wiederholbar ist.

👉 Sind Sie bereit, Ihre private Sitzung mit dem Wirtschaftsprüfer zu vereinfachen?

Nutzen Sie die oben stehenden Vorlagen, um Ihre erste Umfrage in weniger als fünf Minuten an die unabhängigen Verwaltungsratsmitglieder zu versenden, und richten Sie anschließend eine Buchungsseite mit einer individuellen Einleitungsfrage und einer Pufferzeit ein, um alle zukünftigen Einzelgespräche mit den Wirtschaftsprüfern zu sichern, bevor der gesamte Verwaltungsrat zusammentritt. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.