Sådan bruger Franklin County Suicide Prevention Coalition Doodle til at planlægge møder uden for det almennyttige område

At være produktiv og få mest muligt ud af sin tid er noget, som alle har lyst til - jeg ved, at jeg har lyst. Det gælder i hvert fald for nonprofitorganisationer, hvoraf mange har knapt med ressourcer, budgetter og tid.

Møder udgør en stor del af den måde, hvorpå nonprofitorganisationer driver deres daglige drift, opsøger og kontakter donorer, organiserer indsamlingskampagner og arrangementer og meget mere. Men ifølge Nonprofit Priorities Benchmark Report ser 7,5 procent af de adspurgte nonprofitorganisationer problemer med manuelle, papirbaserede processer og forældet software som en af deres største udfordringer. Hvad har det at gøre med tidsstyring, spørger du? En hel del.

Når der er så lidt tid til overs i et hav af ansvarsområder og opgaver, kan det gøre tingene mere komplicerede end nødvendigt at satse på manuelle processer. Og det kan betyde, at vigtige donormøder forsinkes, at beslutninger bliver blokeret, og at fundraising går i stå. Det er alt sammen uønskede resultater for nonprofitorganisationer.

Derfor er vi stolte af at arbejde sammen med nonprofitorganisationer som Franklin County Suicide Prevention Coalition i Ohio. Koalitionen er en frivilligbaseret samfundsgruppe og består af 37 medlemmer fra 19 forskellige lokale organisationer. Blandt de frivillige er overlevende efter selvmord samt fagfolk fra sundhedssektoren, uddannelsessektoren, den offentlige sektor, nonprofitsektoren og politiet.

Koalitionen har til formål at forebygge selvmord gennem uddannelse og bevidstgørelse i lokalsamfundet. Dette kan være for forældre, lærere, fagfolk i lokalsamfundet og udbydere af psykisk sundhed.

Jeg mødte Michelle Vargas, direktør for Franklin County Suicide Prevention Coalition, for at finde ud af, hvordan Doodle har hjulpet med at automatisere manuelle processer, og hvordan det påvirker deres mission med at forebygge selvmord.

Hvor mange mennesker bruger Doodle?

Vi har fem medlemmer af koalitionen, der bruger Doodle til at administrere planlægningsbehov. De omfatter vores ledelsesmedlemmer, som koordinerer vores to ledelsesudvalg og tre aktionsgrupper og deres månedlige møder. De fleste grupper har over ti personer, så som du kan forestille dig, kan det være svært at planlægge møderne.

Alle, undtagen mig, er frivillige, så at kunne bruge Doodle til at koordinere vores månedlige møder sparer ikke kun tid, men betyder også, at vi har større sandsynlighed for at få svar fra folk, der måske er i gang med andre ting - f.eks. at arbejde eller passe deres familie.

Jeg kan huske tiden, før jeg begyndte at bruge Doodle. Jeg lavede en liste over tilgængelige mødedage og -tidspunkter og delte den med flere personer via e-mail. Så gik vi frem og tilbage for at finde et tidspunkt, der fungerede for alle. Når de fleste var blevet enige om et mødetidspunkt, var der en anden, der sagde: "Det passer mig ikke længere".

Doodle har været en afgørende faktor for os med hensyn til tidsbesparelse, især for ledelsesmedlemmer, som koordinerer og deltager i snesevis af møder hver måned.

Hvor vigtig er tidsstyring i din daglige rolle?

Vi har et Data and Research Action Team, som arbejder sammen med mange forskellige tjenester for virkelig at skabe omfattende rapporter. Vi deler dem med vores partnere, så de f.eks. kan identificere de mest udsatte befolkningsgrupper i Franklin County.

Vi har også et Outreach and Education Action Team, der koordinerer vores talere, så vi kan øge antallet af mennesker i Franklin County, der er rustet til at genkende tegn på selvmord, og som ved, hvordan man kan hjælpe nogen med at få hjælp.

Vores Communications Action Team søger at dele informationsmateriale via video og lignende for at informere folk om tegn på, at nogen måske overvejer selvmord.

Så ved at bruge Doodle kan medlemmerne af hvert af vores aktionsgrupper spare hundredvis af timer om året og kan koncentrere den tid om at arbejde på de projekter, der gør en forskel, i stedet for at sidde fast i e-mail pingpong og vente i dagevis på, at folk bliver enige om et mødetidspunkt.

Hvorfor tror du så meget på Doodles kraft?

Jeg kan godt lide det, fordi det nu, hvor det integreres med Microsoft Outlook, er så meget nemmere at gå ind i Doodle og sige: "Her er min kalender, her er hvornår jeg er ledig".

Siden vi begyndte at bruge Doodle til at koordinere alle vores nonprofitmøder, kan jeg ikke fortælle dig, hvor meget det har forbedret tingene. Generelt set er det sandsynligt, at når du henvender dig til ti eller flere personer, er der nogen, der ikke svarer. Det sker af flere årsager. Folk får travlt. Nogle gange glemmer de det bare, fordi de er mere fokuseret på større prioriteter og arbejde. Eller også har de bare ikke set e-mailen midt i roddet i deres indbakke. Men det kan være problematisk for os og andre nonprofitorganisationer, da hvert møde er knyttet til en beslutning, der skal træffes, et initiativ, der skal iværksættes, eller kommunikationsmateriale, som vi skal udvikle for at udbrede kendskabet til selvmordsforebyggelse.

Derfor er Doodles mulighed for at fastsætte deadlines og sende påmindelser så nyttig for os. For det første kan vi sætte en hård deadline for, hvornår alle skal stemme om deres tilgængelighed. Det lægger ansvaret på alle og ikke kun på arrangøren for at få booket mødet. Derudover kan vi også holde øje med, hvem der har svaret og ikke svaret på mødeinvitationer - og så kan vi give dem et skub med en tilpasset besked. Det fungerer ganske godt. Det betyder også, at vigtige møder ikke bliver forsinket, og at vi hurtigt kan komme videre med beslutninger og initiativer, der har betydning for vores fællesskab.

Læg dertil det faktum, at koalitionen er baseret på frivillige. Det betyder, at ingen er forpligtet til at deltage i møderne på samme måde, som man ville være det, hvis man havde et fuldtidsjob. Så det at kunne planlægge møder ubesværet og hurtigt betyder, at vi kan maksimere vores frivilliges begrænsede tid til gavn for det fælles bedste.

Er der nogen eksempler på, hvordan Doodle har hjulpet dig og teamet?

Der er faktisk en hel del. Jeg planlægger ugentlige møder med mange forskellige partnere, interessegrupper og teams i koalitionen. Der kan nemt være ti personer eller mere til hvert af disse møder - noget, der ville tage evigheder at organisere, hvis jeg ikke brugte Doodle.

Jeg kan så bruge den tid på andre opgaver. På ting, der virkelig hjælper vores samfund, f.eks. evidensbaseret uddannelse i selvmordsforebyggelse eller konferenceplanlægning.

Det hjælper også at have et centraliseret system for, hvornår nye frivillige bliver medlem af koalitionen. De spørger ofte: "Hvordan planlægger vi møder?". Jeg kan bare sige: "Brug Doodle".

Vores aktionsgruppeformænd kan fokusere på indholdet af deres møder i stedet for at bekymre sig om, hvordan de skal planlægge dem.

Det hjælper os med at nå vores mål, fordi hvert eneste møde, vi holder, faktisk er virkelig produktivt. Alle har haft tid til at forberede det materiale, de har brug for, takket være den tid, de har sparet ved at bruge Doodle.

Hvilket råd ville du give til nogen, der overvejer at bruge et online planlægningsværktøj?

Hvis dit job indebærer planlægning af møder, f.eks. gruppemøder eller 1:1-møder med bestemte teammedlemmer, interessenter eller donorer, vil Doodle tage hovedpinen ud af planlægningsprocessen.

Jeg har fundet ud af, at det er den enkleste og hurtigste måde at planlægge møder på. Jeg tror også, at man ikke må undervurdere, hvor populært og anerkendt det er. Når folk modtager et Doodle-link, ved de typisk, hvad det er, og de reagerer bare. Jeg får ikke folk til at spørge mig, "hvad er det her, og hvordan bruger jeg det?".

Når du lægger alle de ting sammen, som Doodle kan gøre for dig, er den tid, du sparer, faktisk virkelig mærkbar. Jeg har tidligere haft jobs, hvor jeg brugte betydeligt mere tid på at arrangere møder og catch ups.

I en organisation som vores, hvor skatterne betaler for vores tid, giver hvert minut, du kan spare på opgaver som planlægning, dig mere tid til at bruge på meningsfulde projekter for fællesskabet. Det er her, du kan gøre en forskel.

For at få mere at vide om, hvordan Doodle hjælper nonprofitorganisationer med at tage sig af alle deres planlægningsbehov, besøg vores side med nonprofitløsninger.