Come una persona di tipo 'A' organizza incontri amichevoli

L'American Psychological Association definisce la "personalità" come "differenze individuali nei modelli caratteristici di pensiero, sentimento e comportamento". A detta di tutti, la nostra personalità tende a definire il modo in cui iniziamo, reagiamo e rispondiamo alle situazioni della vita. Anche se nulla è definitivo, tutti noi tendiamo a trovare il modo di gestire il modo in cui le nostre individualità si manifestano nelle situazioni professionali e sociali. Questo include il lavoro, le riunioni, gli eventi e il tempo trascorso con gli amici e la famiglia.

Capire la personalità di tipo A

Un modello popolare per la valutazione delle personalità le classifica in quattro tipi: "A", "B", "C" e "D". Il comportamento di tipo "A" è stato studiato per la prima volta dai cardiologi Ray Rosenman e Meyer Friedman negli anni Cinquanta. La loro ricerca ha cercato di stabilire una correlazione tra il tipo "A" e le malattie cardiache e la pressione sanguigna. Da allora il loro lavoro è stato assimilato in una comprensione più ampia delle risposte comportamentali.

Gli stereotipi che circondano le persone di tipo "A" sono quelli di essere orientati agli obiettivi, competitivi e, soprattutto, molto attenti al proprio tempo. Gli orari degli incontri, sia con gli amici che con i colleghi, devono essere programmati con precisione, le scadenze devono essere rispettate e il successo è fondamentale. In generale, si percepisce un bisogno di controllo sui risultati e un corrispondente livello di stress ad essi collegato.

Le persone di tipo "A" vedranno spesso lodata la loro grinta e il loro impegno verso i risultati, ma potrebbero ricevere un feedback sul modo in cui traducono questa energia in comunicazione e collaborazione con gli altri. Questo attrito può farsi sentire in modo particolare quando si cerca di organizzare gli incontri con gli stakeholder. Cercare di programmare gli impegni con un gran numero di partecipanti, anche se si tratta solo di amici, può essere complicato per chiunque, indipendentemente dal tipo di personalità. Secondo il rapporto State of Meetings di Doodle, il 37% dei professionisti considera le riunioni non necessarie come il costo maggiore per la propria organizzazione. Ciò significa che le riunioni sono un bagaglio di cose da fare. È necessaria una grande dose di coordinamento e flessibilità da parte di tutti per trovare un accordo comune sul quando, sul dove e sul come.

Se vi riconoscete in un individuo di tipo "A", ecco alcune cose che potete tenere a mente per programmare senza problemi le riunioni, compresa la data, l'ora, l'ordine del giorno e altri dettagli:

1. Empatizzare con gli altri tipi di personalità

Fino al 49% dei conflitti sul posto di lavoro può essere attribuito a scontri di personalità. Prima di cercare di approfondire le strategie di collaborazione, è importante capire da dove viene l'altra persona e qual è il suo tipo di personalità. Ecco una carrellata di alcune attribuzioni popolari ad altri tipi di personalità.

Tipo 'B' Creativo, entusiasta, rilassato ed estroverso

Tipo 'C' Logico, orientato ai dettagli e preparato

Tipo 'D' Prudente, avverso al cambiamento e orientato al lavoro

Sebbene le personalità individuali presentino ulteriori sfumature, queste categorie generali dovrebbero darvi un'idea approssimativa di cosa aspettarvi quando avete a che fare con persone diverse. Le persone di tipo "B", ad esempio, possono non essere così esigenti nei confronti degli orari precisi delle riunioni come voi, ma questo non significa che siano meno impegnate a fare un buon lavoro. Lo stesso può valere quando si cerca di indurre un maggior grado di flessibilità nei rapporti con le persone di tipo "D" e si subisce una reazione negativa. Un po' di estroversione su come funziona la mente degli altri spesso neutralizza l'animosità percepita nelle risposte.

2. Usare un programma di riunioni

Prestate attenzione a come organizzate l'orario e i dettagli della riunione. L'approccio iniziale può spesso stabilire il tono della riunione stessa e l'ultima cosa che si vuole è che le persone portino con sé il bagaglio emotivo di prima della riunione. Sfruttate la giusta piattaforma tecnologica per programmare la sessione. Il di Doodle (https://doodle.com/en/), ad esempio, rende la pianificazione quasi oscenamente efficiente, con riunioni programmate in minuti, indipendentemente dal numero di persone coinvolte.

3. Permettere la democrazia

È importante che i partecipanti sentano che le loro opinioni sono riconosciute. Ognuno ha vincoli professionali e personali e, quindi, preferenze sull'orario, il luogo e l'ordine del giorno della riunione. Utilizzate un metodo di programmazione trasparente che tenga conto delle diverse opinioni e che mantenga tutti sulla stessa pagina. Ad esempio, la di Doodle (https://doodle.com/en/online-survey/) consente di inviare un sondaggio personalizzato con l'invito alla riunione, permettendo alle persone di votare per le fasce orarie preferite, e i risultati finali sono disponibili per tutti. In questo modo voi e tutti potete vedere qual è il consenso, rendendo più facile seguirlo.

4. Utilizzate dei follow-up amichevoli

Come persona di tipo "A", potreste spesso sentirvi impazienti di ottenere progressi e soluzioni. Questo può trasparire dalla comunicazione con i potenziali partecipanti e scoraggiarli dall'impegnarsi. Certo, i meeting reminders sono fondamentali per il successo delle riunioni, ma è importante prestare attenzione al tono e al linguaggio con cui vengono inviati. In alternativa, è possibile utilizzare la funzione di promemoria automatici disponibile con Doodle e rinunciare alla seccatura di microgestire ogni riunione. I promemoria automatici e impersonali sono un buon modo per non dare l'impressione di essere dispotici quando si organizzano riunioni con amici, familiari e conoscenti.

5. Assicuratevi che tutti siano sincronizzati

Una volta concordato l'orario dell'incontro e programmato, è bene sincronizzarlo con il calendario, in modo da poter gestire la propria disponibilità. La funzione Booking Page di Doodle consente di integrare al proprio account qualsiasi calendario online di vostra scelta, permettendo a voi e agli altri partecipanti di dedicarvi agli altri impegni senza stress.

Le indagini indicano che i quadri intermedi trascorrono fino al 35% e i quadri superiori fino al 50% del loro tempo in riunioni di clausura. Destreggiarsi tra così tanti impegni può mettere a dura prova la pazienza di chiunque. Se a questo si aggiungono le differenze di personalità, si capisce perché le riunioni hanno una cattiva fama. La consapevolezza e l'approccio sono fondamentali per ottenere il giusto risultato.