Adattare digitalmente il reclutamento e l'onboarding a COVID-19

La pandemia COVID-19 ha messo a dura prova il funzionamento della vostra azienda? Avete ancora un gran numero di ruoli "essenziali" da coprire in questo momento? I vostri team HR e operativi hanno i minuti contati per assumere e inserire questi ruoli in modo che la vostra attività non perda slancio? Vi sentite sopraffatti e confusi su dove iniziare e quali strumenti utilizzare? Non siete soli. La maggior parte dei team HR e operativi si trova nella stessa situazione.

Se la pandemia di coronavirus ha dimostrato qualcosa, è che le aziende devono essere abbastanza agili e scattanti da potersi regolare, adattare e avere successo in circostanze turbolente e imprevedibili. Ma come ha rilevato la nostra ricerca "Recruiting and Onboarding Employees From a Distance", c'è una grande disparità tra la crescente digitalizzazione del posto di lavoro e la capacità delle risorse umane di cambiare e adattare i propri processi per diventare virtuali al 100%.

Ecco tre dei risultati e delle tendenze più interessanti emersi dal nostro sondaggio su oltre 300 professionisti delle risorse umane negli Stati Uniti.

**1: Le risorse umane hanno un problema a prova di futuro: non sono attrezzate per diventare virtuali al 100% in mezzo alla distanza sociale.

Il processo di reclutamento può comprendere centinaia di candidati per ogni posto di lavoro, più di 10 fasi, diversi stakeholder interni e decine di strumenti. Questo accadeva ben prima che l'epidemia di coronavirus costringesse milioni di dipendenti a lavorare da remoto, a tempo indeterminato. Ma, come si è chiesto un recente articolo di Fast Company, questo massiccio esperimento di lavoro da casa può funzionare anche dopo che l'epidemia si è attenuata e la vita è tornata alla normalità (o a una sua parvenza)?

Quando ho letto l'articolo di Fast Company, il mio primo pensiero è stato "certo, è fattibile". Ma poi ho analizzato i risultati della nostra ricerca e mi sono reso conto che le organizzazioni hanno ancora molta strada da fare prima di essere completamente pronte a cambiare, adattarsi e avere successo con i processi di reclutamento e onboarding virtuali. Ad esempio, quasi la metà (44%) dei professionisti delle risorse umane intervistati ha dichiarato di condurre tutte le sessioni di onboarding solo attraverso incontri faccia a faccia. Peggio ancora, il 17% degli intervistati ha ammesso di non essere affatto preparato, mentre un altro 31% ha dichiarato di essere solo "leggermente preparato".

Sto evidenziando questi risultati non per causare panico o stressare le organizzazioni, ma piuttosto per motivare i team delle risorse umane a pensare da dove cominciare e quali strumenti, persone e processi sono necessari per renderli più agili e capaci di adattarsi a situazioni turbolente e imprevedibili come il coronavirus. Quando ne ho parlato con il nostro CEO, Renato Profico, ha avuto una visione chiara di come le organizzazioni - e i loro team HR - possono rendersi più agili per adattarsi e prosperare durante e dopo che il COVID-19 si sarà attenuato.

Il primo passo è ottenere il consenso del team esecutivo. Per farlo, i team delle risorse umane devono collegare i punti dalla soddisfazione, dall'impegno e dalla produttività dei dipendenti alla soddisfazione dei clienti, alla fidelizzazione e alla crescita dei ricavi. Si tratta di benefici che la C-suite apprezzerà, darà priorità e approverà quando si tratterà di stanziare il budget.

Il passo successivo è iniziare. Invece di cercare di revisionare completamente tutti i processi, iniziate in piccolo e concentratevi prima su una o due aree HR. Dato che il reclutamento e l'onboarding influenzano direttamente la soddisfazione dei dipendenti, l'impegno, la produttività e la crescita del fatturato, consiglierei ai team HR di iniziare da queste due aree. Da lì, i team HR dovrebbero fare un'analisi e una valutazione completa delle persone, degli strumenti e dei processi HR per avere un quadro completo di ciò che funziona bene, di ciò che li rallenta e dei punti in cui possono semplificare, automatizzare e migliorare".

Renato Profico, CEO, Doodle

2: Fallimento dell'onboarding virtuale: una ricetta per il basso morale dei dipendenti e il turnover precoce.

Uno dei maggiori equivoci del momento è che tutte le assunzioni siano state congelate o ritardate. Questo non è vero. Se da un lato è certamente vero per alcune aziende (e dipende dai loro modelli di business e dall'impatto delle entrate), dall'altro ci sono altri settori che stanno procedendo a pieno ritmo con i loro piani di assunzione. In alcuni casi, come nel caso di Amazon, i piani di assunzione sono stati moltiplicati e accelerati per tenere il passo con l'aumento degli ordini a seguito dell'epidemia di coronavirus.

Una volta assunti i candidati, in che modo i team delle risorse umane personalizzeranno il processo di onboarding completamente virtuale, in modo che sia altrettanto dinamico, coinvolgente ed efficace come se l'onboarding fosse condotto attraverso interazioni faccia a faccia? I risultati del nostro studio indicano che i team delle risorse umane, che si trovano ad affrontare l'onboarding virtuale di migliaia di dipendenti, potrebbero registrare un aumento del turnover precoce. Il colpevole potrebbe essere proprio l'incapacità delle risorse umane di effettuare l'onboarding virtuale dei nuovi dipendenti in modo altrettanto informativo, dinamico e coinvolgente di quello che avverrebbe se si svolgesse di persona.

Come emerge dal nostro studio, il 17% dei professionisti delle risorse umane fatica a far sentire i lavoratori remoti parte del team. Inoltre, il 15% trova più difficile integrare i lavoratori remoti nella cultura aziendale. Ho voluto conoscere il punto di vista del nostro CEO Renato Profico su questi risultati. Ecco cosa mi ha detto.

Per i nuovi assunti in questo momento c'è molta incertezza e panico sulla sicurezza del lavoro. Questo può portare a un aumento dei livelli di stress e di ansia, che può avere un impatto negativo sul morale dei dipendenti e causare la disconnessione e il disimpegno dei lavoratori remoti dai loro colleghi. I team delle risorse umane devono prevedere questi effetti negativi e inserire gli strumenti, le persone e i processi giusti nei loro programmi di onboarding virtuale per evitarli ".

Renato Profico, CEO di Doodle

Sapendo che le riunioni di gruppo (ad esempio, town hall, all-hands) sono un modo fondamentale per tenere informati tutti i dipendenti sugli aggiornamenti aziendali, sui progressi del team e sulle tappe fondamentali, è rassicurante vedere che il 12% dei team HR si sforza di rendere le riunioni di gruppo più organizzate ed efficaci. Ciò sarà ancora più importante ora, poiché questi tipi di riunioni di gruppo virtuali si riveleranno essenziali per tenere informati i dipendenti sull'impatto che l'epidemia di coronavirus può avere sull'azienda (e sui loro ruoli), nonché per farli sentire parte del team e integrarsi nella cultura aziendale.

**3: Nonostante l'aumento delle riunioni virtuali, gli strumenti per le riunioni a distanza sono la priorità più bassa nei budget delle risorse umane.

Secondo i dati della nostra piattaforma, nel primo trimestre del 2020 si è registrato un aumento del 47% del numero di riunioni virtuali rispetto al trimestre precedente. Inoltre, i tre strumenti di videoconferenza più utilizzati dalle persone che hanno programmato riunioni su Doodle nel primo trimestre del 2020 sono stati: Zoom (34%), Skype (14%) e Google Hangouts (4%). Questo ha senso se si considera che a marzo la maggior parte delle aziende ha istituito politiche obbligatorie per il lavoro da remoto. L'impossibilità di interagire fisicamente con amici, familiari e colleghi (a tempo indeterminato) ha sicuramente contribuito all'aumento degli happy hour virtuali.

Se c'è una cosa che l'epidemia di COVID-19 ha dimostrato è che le risorse umane non possono permettersi di adottare un approccio "business as usual" nell'allocazione di strumenti e risorse nel proprio budget. Perciò, mentre alcuni strumenti di collaborazione sul posto di lavoro come Microsoft Teams, Zoom e Doodle potevano essere considerati opzionali e piacevoli, ora dovranno passare in cima alla lista delle priorità. Nonostante l'aumento della domanda di strumenti per il lavoro a distanza in questo momento, il nostro studio evidenzia una grave contraddizione tra ciò che serve e ciò che è disponibile. In particolare, gli strumenti di videoconferenza (media ponderata, 1,88) e la tecnologia di pianificazione (media ponderata, 1,90) si sono classificati entrambi molto in basso nella lista delle priorità nei budget per il reclutamento e l'onboarding.

Per sapere come il vostro team HR può adattare digitalmente il reclutamento e l'onboarding durante il COVID-19, scaricate lo studio completo.